Kuinka hyödyntää verkkokokoustasi parhaalla mahdollisella tavalla?

Verkkokokous on suora konferenssi, jossa eri paikoissa olevat osallistujat ovat yhteydessä Internetiin omilla tietokoneillaan. Monet yritykset ovat nyt riippuvaisia verkkokokouksista, koska ne ovat kustannustehokkaita ja minimoivat matkustamiseen liittyvät turvallisuusriskit. Lue lisää oppiaksesi hyödyntämään verkkotapaamistasi parhaalla mahdollisella tavalla.

1. Etsi paras verkkoneuvottelusovellus. On välttämätöntä, että sinulla on paras verkkoneuvottelusovellus, jotta voit tarjota positiivisen kokemuksen kaikille osapuolille verkkokokouksen aikana. Etsi VoIP (Voice over Internet Protocol) -äänitekniikkaa tukeva sovellus, jotta voit pitää täysin vuorovaikutteisen verkkokokouksen. Standardi puhelinlinja voidaan käyttää myös vaihtoehtona VoIP. Muita verkkoneuvottelusovelluksiin tyypillisesti sisältyviä ominaisuuksia ovat PowerPoint- tai Keynote-integraatio, virtuaalitaulut, kokousten tallentaminen sekä kyselyt ja kyselyt.
2. Tarkista tietokoneesi laitteiston ja ohjelmiston yhteensopivuus verkkoneuvottelusovelluksen kanssa. Et halua tietokoneiden viivästyvän ollessasi verkkokokouksen keskellä, eikö? Joten sen lisäksi, että etsit parasta verkkoneuvottelusovellusta, muista tarkistaa, onko kaikilla osallistujilla yhteensopiva tietokonelaitteisto ja ohjelmisto. Voit olla varma, että ohjelmisto toimii sujuvasti verkkokokouksen aikana, jos täytät sovelluksen yhteensopivuusvaatimukset.
3. Opeta osallistujille verkkokonferenssisovelluksen käyttö. Suorita koulutuksia tai levitä online-moduuleja etukäteen, jotta osallistujat tietävät sovelluksen käytöstä.

   

4. Määritä pistehenkilö verkkokokouksen järjestämiseksi. Verkkokokouksen järjestämiseen pitäisi olla yksi henkilö, mukaan lukien kaiken käytettävän materiaalin valmistelu, kaikille osapuolille tiedottaminen verkkokokouksen päivämäärästä ja kellonajasta, kokouskutsujen lähettäminen sähköpostitse ja päivittäminen kaikille osallistujille kaikki muutokset, jotka saattavat tapahtua ennen mainittua päivämäärää.
5. Pyydä kaikkia kirjautumaan sovellukseen vähintään 15 minuuttia ennen kokouksen alkua. Varmista, että verkkokokous alkaa heti pisteestä ilman keskeytyksiä, pyydä kaikkia kirjautumaan sovellukseen 15 minuuttia ennen kokouksen alkua. Tällä tavalla kaikilla osapuolilla on riittävästi aikaa ladata verkkoneuvottelusovellus ja muut web-kokoukseen tarvittavat ohjelmat.

Noudattamalla yllä esitettyjä vaiheita ongelmat tai keskeytykset minimoidaan, jolloin enemmän aikaa on keskusteltavana olevasta aiheesta. Verkkokokousten avulla yritykset voivat nyt keskustella tärkeistä aiheista ja löytää ratkaisuja ja strategioita heti ulottuvillasi.