Kuinka kirjoittaa kirje toimittajalle?

Yksi sanomalehden yleisimmin luetuista ominaisuuksista on osa toimittajalle lähetettyjä kirjeitä. Kirjeet-osio edustaa myös lukijan parhaan mahdollisuuden julkaista sanomalehdessä, eikä pelkästään lausunnon ilmaisemisesta. Toimittajat saavat kuitenkin päivittäin paljon kirjeitä. Kirjoita huomasi seuraavat vinkit mielessäsi huomataksesi:

1. Ensimmäisessä virkkeessä on viitattava siihen, mistä kirjoitat. Älä aloita kertomalla itsestäsi, kokemuksestasi millä tahansa, tai että olet tilaaja sanomalehdelle jne. Jos kirjoitat reaktiostasi uutiseen, viita tarinaan sen nimi ja nimi kirjailijasta heti. Jos aihe on tapahtuma tai ongelma yhteisössä, aloita kuvaamalla se. Kaikkea, jolla on pitkä mutkitteleva esittely ennen kuin pääset kirjeen kohtaan, ei todennäköisesti lueta.
2. Pidä itse kirje lyhyt. Pitkä kirje vaatii liiallista muokkausta, jotta se sopisi, ja jos sanomalehdessä ei ole aikaa tehdä tätä, kirjainta ei yksinkertaisesti valita. Sanomalehdet toimivat määräajoin. Kun kirje on henkilökunnan helppo lukea ja muokata, kirjeiden valinnan todennäköisyys kasvaa.
3. Käännä kirje kaksinkertaiseksi helpottaaksesi sen lukemista. Lyhyt, kaksinkertaisesti sijoitettu kirjain on paljon helpompaa ja nopeampaa käsitellä kuin pitkä, yksi välimatka. Pidä myös mielessä, että postin kautta lähetetyt kirjeet on yleensä kirjoitettava sihteerin tai kopioeditorin toimesta, jotta ne saadaan tietokoneeseen muokkausta varten. Kun kirjain on kaksinkertainen välein, on helpompaa pysyä mukana jokaisella rivillä, kun sitä kirjoitetaan uudelleen.

   

4. Varmista, että kirjeesi on kieliopillisesti oikea eikä siinä ole kirjoitusvirheitä. Ellei kirjeesi ole erityisen ainutlaatuinen ja erityinen, se heitetään pois, jos se on tuskin luettavissa kirjoitusvirheiden ja pitkien, hankalien lauseiden vuoksi. Muista oikolukea kirje muutama kerta, jotta saat tulosteen arvoisen luonnoksen.
5. Liitä yhteystietosi. Ellei toisin mainita, sinun on kirjoitettava nimesi ja puhelinnumerosi sekä kaupunki ja osavaltio kirjeen loppuun. Tällä varmistetaan, että kirje on itse kirjoittanut etkä joku, joka pelaa käytännöllistä vitsi. Kuulostaa oudolta, mutta itse asiassa tapahtuu.

Kun olet valmis lähettämään tai lähettämään kirjeen editorille, muista käyttää oikeaa osoitetta kirjeisiin. Monilla sanomalehdillä on erillinen osoite, joskus postilokero, erityisesti kirjeitä varten. Kirjeille voi olla myös erillinen faksinumero. Jos kirjeiden osoitetta ei ole määritetty, soita ja selvitä tarkka osoite ja kenelle sinun pitäisi osoittaa osoite.