Kuinka vastata teknologiatuotteiden ja -palveluiden RFP: hen?
Tero Ilomäki
• 4 min lukea
Kun vastaat teknologiatuotteiden ja -palveluiden RFP: hen, sinun on varmistettava, että vastauskirjeesi sisältää tietoja tuotteiden ja palvelujen toimivuudesta ja tehokkuudesta.
Ehdotuspyyntö (RFP) on kirjallinen asiakirja, jossa ilmoitetaan henkilön tarve etsiä palveluja ja kysytään tietyltä yritykseltä tai palveluntarjoajalta, miten he voivat täyttää nämä tarpeet ja kuinka paljon se maksaa asiakkaalle. Jos olet palveluntarjoaja, jolle RFP on annettu, sinun on opittava vastaamaan RFP: hen oikein. RFP: hen vastaamatta jättäminen johtaa todennäköisesti potentiaalisten asiakkaiden ja potentiaalisten tulojenmenettämiseen.
Tässä vaiheessa sinun on myös yritettävä selvittää, vastaako RFP tuotteidesi ja palvelujesi ominaisuuksia.
Oppiminen vastaamaan RFP: hen ei ole niin vaikeaa. Sinun tarvitsee vain noudattaa näitä yksinkertaisia vaiheita.
Tarkista kaikki RFP: n näkökohdat huolellisesti. Ennen kuin kirjoitat vastauksen, muista tarkistaa kaikki RFP: n näkökohdat. RFP: n kaikki kohdat on ymmärrettävä täysin, jotta asiakkaan esittämät kysymykset voidaan käsitellä asianmukaisesti. Tässä vaiheessa sinun on myös yritettävä selvittää, vastaako RFP tuotteidesi ja palvelujesi ominaisuuksia. Samanaikaisesti sinun on myös selvitettävä, pystytkö noudattamaan RFP: ssä asetettua määräaikaa.
Luo joukkue, joka vastaa RFP: hen vastaamisesta. Jos päätät jatkaa pyyntöä, nimeä vastaukseen vastaava henkilö. Tämän henkilön on myös muodostettava ryhmä auttamaan häntä keksimään vastauskirje RFP: lle. Kun muodostat ryhmän, varmista, että olet aina ajan tasalla heidän työnsä edistymisestä. Kehota ryhmän johtajaa pitämään sinut ajan tasalla kaikista saavutetuista edistysaskeleista.
Seuraa tavanomaista muotoa vastatessasi RFP: hen. RFP-vastaukset riippuvat RFP: n sisällöstä. Siitä huolimatta sinun on edelleen noudatettava tavanomaista muotoa vastaamaan RFP: hen. Vastauskirjeessäsi on oltava tarkat vastaukset asiakkaasi kyselyihin, saatekirje, yleiskatsaus yrityksestäsi, tuotteistasi ja palveluistasi sekä syy siihen, miksi yhteistyö yrityksesi kanssa on paras vaihtoehto asiakkaalle.
Ilmoita tuotteiden ja palvelujen tehokkuus ja toimivuus. Kun vastaat teknologiatuotteiden ja -palveluiden RFP: hen, sinun on varmistettava, että vastauskirjeesi sisältää tietoja tuotteiden ja palvelujen toimivuudesta ja tehokkuudesta. Tämä on tärkein tieto, jota potentiaalinen asiakkaasi etsii. Älä rajoita vastaustasi vain asiakkaan tarpeisiin. Jos tuotteesi ja palvelusi ylittävät asiakkaasi odotukset, on parasta sisällyttää ne vastaukseesi.
Ilmoita teknologiatuotteiden ja -palvelujen kustannukset. Yhden erittäin tärkeän osan vastauksestasi on oltava tuotteiden ja palveluiden hinta. Varmista, että jokaisen tuotteen ja palvelun hinta kussakin RFP-osassa on selvästi mainittu vastauksessasi.
Lähetä vastauksesi takaisin asiakkaalle. Kun olet kirjoittanut vastauksesi, tarkista se ensin ja varmista, että kaikki yksityiskohdat ovat tosiasioita. Kun olet tyytyväinen vastauskirjeeseen, voit nyt lähettää sen takaisin ja odottaa asiakkaan vastausta.
Hyvä vaikutelma
Tässä on vaiheet siitä, kuinka vastata teknologiatuotteiden ja -palveluiden RFP: hen. Kun tulee vastata RFP: lle, muista aina, että RFP: tä antavat asiakkaat odottavat sinun vastaavan ammattimaisesti. Varmista, että lähetät vastauksesi mahdollisimman aikaisin. Muille yrityksille annetaan myös RFP. Saadaksesi projektin, sinun on esitettävä hyvä vaikutelma potentiaaliselle asiakkaallesi.
