Kuinka analysoida ilmaista palkanlaskentaohjelmistoa?

Vapaa ohjelmisto on yleensä vähemmän ominaisuuksia kuin maksettu vastaava. Mutta sellaisiin yleistyksiin ei pidä luottaa liikaa. Tarkastelemalla oikeudenmukaisesti tarpeitasi ja tietyn ohjelman tarjoamia vaihtoehtoja saatat huomata, että ilmainen sovellus olisi loppujen lopuksi hyvä valinta. Esimerkiksi pienimuotoinen yritys, jolla on mutkaton palkkarakenne, voi tietokoneistaa palkanlaskentamenetelmänsä joutumatta investoimaan maksettuihin palkanlaskentaohjelmistoihin. Tässä on joitain asioita, joita sinun on etsittävä ja analysoitava ilmaisessa palkanlaskentaohjelmistossa.

1. Arvioi sovelluksen syöttökentät ja valikkovaihtoehdot. Ohjelmassa tulisi olla syöttökentät ja valikkovaihtoehdot, jotka sisältävät erilaisia näkökohtia palkkatuloista, kuten säännölliset palkatunnit, ylityötunnit, projektipohjaiset työtunnit, palkatut lomalomat ja sairauslomat. Sen pitäisi pystyä luetteloimaan kertyneet lehdet ja antamaan juokseva saldo jokaiselle palkkakaudelle. Jos yritykselläsi on erilaiset palkkatyypit eri työntekijäryhmille - tunneittain, viikoittain, joka toinen viikko, palkkioihin perustuvat jne., Niin sen pitäisi pystyä hoitamaan myös nämä.
2. Arvioi sen laskentamahdollisuudet. Palkanlaskennassa on paljon laskelmia, joista vähäisimmät ovat vähennykset. Ohjelmiston tulisi pystyä hallitsemaan sairaus- ja hammashoitovakuutuksia, sosiaaliturvaa ja työntekijälainoja. Sen pitäisi erityisesti pystyä seuraamaan liittovaltion ja osavaltion tuloveroa.
3. Etsi automatisoituja menettelyjä. Elektronisesti verojen, arkistointi veroilmoitusten ja suorat talletukset ja työntekijöiden pankkitileille ovat joitakin automaattisen maksamisen ja arkistointi toimintoja maksanut palkanlaskennan ohjelmisto pystyvät. Se ei ole niin kaukainen mahdollisuus, että tällaisia ominaisuuksia löytyy myös ilmaisesta palkanlaskentaohjelmistosta. Jopa vain yhden näistä toiminnoista käyttäminen olisi jo merkittävä askel palkanlaskentatehtävien automatisoinnissa.

   

4. Tarkista, tukeeko ohjelmisto asiaankuuluvia lomakkeita ja voiko luoda raportteja. Liittovaltion W-4, I-9. Työnantajarekisteröinti, uusien työntekijöiden rekisteröinti - nämä ovat vain joitain lomakkeita, jotka liittyvät palkanlaskuun. Hyödyllisen palkanlaskentaohjelmiston tulisi pystyä tarjoamaan ainakin sähköisiä tai tulostaa kopioita tällaisista lomakkeista. Sen pitäisi myös pystyä luomaan asianmukaiset raportit, jotta prosessi dokumentoidaan hyvin.
5. Arvioi ohjelmiston turvallisuus. Ilmainen tai maksettu palkanlaskentaohjelmisto käsittelee välttämättä paljon työntekijän henkilökohtaisia tietoja. Riippumatta siitä, mitä muita ominaisuuksia sovelluksella voi olla, turvallisuuden tulisi olla tärkein asia. Ainakin ilmaisen palkanlaskentaohjelmiston tulisi kyetä varmuuskopioimaan tiedot, käyttämään jonkinlaista käyttäjien kulunvalvontaa ja niillä tulisi olla verkon suojausominaisuudet.

Joissakin palkanlaskentaohjelmistoissa on ilmaisia tai kokeiluja, joiden kokeilujaksot kestävät yleensä 30 päivää. Tämän avulla asiakkaat voivat arvioida sovellusta ja auttaa heitä tekemään paremman sijoituspäätöksen.