Virtuaalisten messujen ja virtuaalisuunnittelun avulla kustannukset vähenevät - tarvitset vain Internet-yhteyden ja online-virtuaalitapahtumien tarjoajan.
Verkko muuttaa yhä enemmän tapaa, jolla ihmiset hoitavat päivittäisiä asioita. Yksi Internetin mukana tulevista innovaatioista on virtuaalitapahtuma, jonka avulla ihmiset ympäri maailmaa voivat kommunikoida, olla vuorovaikutuksessa ja tarkastella toistensa virtuaalista valikoimaa tuotteita, salkkuja, profiileja ja esityksiä verkon kautta. Kautta virtuaalinen messujen ja virtuaalinen suunnittelu, kustannukset vähenevät - kaikki mitä tarvitset on internet-yhteys ja online virtuaalinen tapahtuma tarjoaja. Näin.
Yhteistyö palveluntarjoajan kanssa. Verkossa on useita virtuaalisia jopa palveluntarjoajia, kuten FETC ja Unisfair. Valitsemastasi palveluntarjoajasta riippuen palvelu voidaan tarjota ilmaiseksi tai pienellä maksulla. Palveluntarjoaja tarjoaa sinulle online-työkalun, jota ihmiset voivat käyttää kaikkialta maailmasta. Tavallisesti palveluntarjoajan mukana tulee virtuaalisia html-parannettuja sivustoja, jotka ovat visuaalisesti miellyttäviä ja erittäin interaktiivisia. Flash-ohjelmia käytetään myös laadukkaan grafiikan avulla luomaan virtuaalisia konferenssisaleja, joihin on helppo navigoida.
Rekisteröinti. Kun tapahtuma on ajoitettu ja puhujille on ilmoitettu asettavan esitykset, lataamaan ne palveluntarjoajan sivustolle ja kirjautumaan sisään tiettynä ajankohtana, vierailijat voivat alkaa osallistua tapahtumaan. Vieraille sivuston osoite tulee lähettää sähköpostitse vastaanottajille, mukaan lukien eri ohjelmien päivämäärät ja kellonajat. Rekisteröitymistä varten palveluntarjoaja asettaa rekisteröintisivun. Vieraat kirjautuvat sisään ja ohjataan kotisivulle, jolla esitykset, chat-huoneet ja tapahtumakoordinaattorit ovat tavoitettavissa.
Aikataulutetut keskustelut. Yksi virtuaalitapahtumassa pidettävä chat on ajoitetut keskustelut. Ajoitetut keskustelut ovat samanlaisia kuin kohderyhmäkeskustelut, joissa valvoja tai koordinaattori on läsnä. Koordinaattori helpottaa keskustelua läsnä olevien jäsenten välillä. Aikataulutettuja keskusteluja käytetään yleensä suunnittelussa ja arvioinneissa, ja kun tarvitaan asiantuntija-avustajia käsittelemään arkaluontoisia asioita tapahtuman asialistalla.
Rekisteröitymistä varten palveluntarjoaja asettaa rekisteröintisivun.
Ryhmäkeskustelut. Ajoitettujen keskustelujen lisäksi vieraat voivat myös olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa säännöllisten ryhmäkeskustelujen kanssa. On olemassa "oleskelutiloja", joissa vieraat voivat viettää aikaa jokaisen puhujan päätyttyä esityksen kanssa. Ne on suunniteltu edistämään ystävyyssuhteita ja mahdollistamaan kontaktien luominen vieraiden keskuudessa, vaikka tapahtuma on virtuaalinen ja tapahtuu kyberavaruudessa.
Esitykset. Virtuaalitapahtumassa voidaan käyttää erilaisia esityksiä. Vuodesta PowerPoint-esityksiä ja videoleikkeitä, useimmat palveluntarjoajat voivat järjestää näiden eri esitystapojen jotta puhujat tarkentaa pisteensä. Kaiuttimen reaaliaikaisia videosyötteitä voidaan käyttää myös, kunhan kaiuttimet on kytketty nopeaan Internet-yhteyteen ja käyttävät tietokoneita, joilla on verkkokameran käyttöoikeus.
