Otsapaperia käytetään enimmäkseen henkilökohtaisten kirjeiden lähettämiseen. Kun sitä käytetään yrityksissä, se tunnetaan kirjelomakkeina, ja otsikkoon tulisi sisällyttää useita yksityiskohtia. Tiedot voivat sisältää yrityksen nimen, henkilön nimen, yrityksen logon, yrityksen osoitteen sekä yhteys- ja sähköpostiosoitteet. On olemassa erilaisia yrityksiä, joista voit tilata otsapaperia, mutta tämä voi olla kallista. Jos haluat säästää rahaa, voit tehdä oman.
Näin voit tehdä oman otsapaperin:
- Microsoft Word. Voit luoda oman otsikkopaperin Microsoft Wordilla. On olemassa erityyppisiä ilmaisia kirjelomakemalleja, joita voit käyttää luomaan henkilökohtaisia muistikortteja, ammattilaisia kirjelomakkeita, verkkopaperia, vaihtopaperia ja myös kirjekuoria. Voit valita monista eri malleista.
- Valitse kirjelomakemalli tai malli. Ensinnäkin sinun on avattava uusi asiakirja. Voit sitten valita käytettävissä olevista malleista, olipa kyseessä suunnittelu tai jotain yksinkertaisempaa.
- Mukauta malli. Jotkut tärkeät tiedot, jotka näkyvät yrityksen kirjelomakkeilla, ovat yrityksen nimi, nimesi, yrityksen logo, yrityksen osoite, puhelinnumero, faksinumero ja sähköpostiosoite. Yritysten mallit eroavat henkilökohtaisista kirjelomakkeista. Henkilökohtaisille kirjeille nimesi riittää. Voit lisätä nämä tiedot sivun yläosaan tai sivun alaosaan. Katso erilaisia mallimalleja verkossa saadaksesi ideoita.
- Ilman mallia. Voit myös luoda yksinkertaisen otsapaperin käyttämättä mallia. Avaa uudessa asiakirjassa Näytä-valikko ja napsauta vaihtoehtoa Tulosta asettelu. Valitse vaihtoehdoista Otsikko ja alatunniste. Näet ääriviivat sivun ylä- ja alatunnisteessa. Voit sitten syöttää tiedot, jotka haluat sisällyttää näihin tiloihin.
- Tulosta. Kun olet valmis pääpaperi, voit tulostaa värilliselle tai laadukkaalle, paksulle paperille. Kun olet tulostanut, olet valmis lähettämään muistioita, kirjeitä ja ilmoituksia.
Nämä ovat vaiheet siitä, miten voit tehdä oman paperin, joka voidaan tehdä myös online-ohjelmistolla. Tarkista ennen tulostamista, että kaikki tiedot ovat oikein. Tämä estää sinua tuhlaamasta paperia ja tulostimen mustetta, jos teet virheen. Voit tulostaa useita kopioita tai voit tallentaa otsapaperin tietokoneellesi, jotta voit käyttää sitä joka kerta, kun haluat lähettää kirjeen.
