Jokaisen, joka työskentelee freelance-kirjoittajien kanssa, on voitava kirjoittaa vahva, mutta ystävällinen hylkäämiskirje. Kaikki lähettämäsi tiedot eivät sovi julkaisuusi tai verkkosivustoosi. Jotkut voivat olla laadukkaita kappaleita, mutta eivät sovi markkinoillesi tai kopioi jotain, jonka olet äskettäin julkaissut.
Hylkäkirje
Ammattimaisen - ja ystävällisen - hylkäyskirjeen kirjoittaminen on tärkeää, kun et pysty käyttämään kirjoittajan työtä. Vain koska et voi ostaa kyseistä teosta, et halua estää kirjailijaa koskaan ottamasta sinuun yhteyttä uudelleen. Kirjoittajat puhuvat myös, etkä halua saada mainetta vaikeaksi tai ilkeäksi.
Kun kirjoitat ammattimaisen, mutta vahvan hylkäämiskirjeen, ota huomioon seuraavat seikat:
- Ole ammattilainen. Kun kirjoitat hylkäyskirjettä, käytä virallista yrityskirjeiden tyyliä, jossa on tervehdys, teksti ja loppu. Kirjoita kirje yrityksesi kirjelomakkeelle ja allekirjoita se käsin; älä koskaan kirjoita hylkäyskirjaa käsin. Kiitä varmasti henkilöä työn lähettämisestä ja säilytä kirjeessä ystävällinen sävy.
- Etsi jotain positiivista sanottavaa työstä. Muista sanoa jotain mukavaa lähetysilmoituksesta. Vaikka et voi käyttää sitä, se voi olla erinomaista työtä. Jos kaikki muu epäonnistuu, ylistä kirjoittajan innostusta.
- Ole ytimekäs. Kukaan ei nauti siitä, että hän saa hylkäyskirjeen. Älä käsittele prosessia jatkamalla sitä, miksi et voi käyttää lähetystä. Yksinkertaisesti kerro tosiasiat.
- Ilmoita miksi hylkäät työn, jos mahdollista. Jos voit, kerro henkilölle, miksi et voi käyttää hänen lähetystään. Ehkä se on jotain, jonka olet juuri käsitellyt edellisessä numerossa. Ehkä se ei ole aivan verkkosivustosi tai lehden aihe. Ehkä sen on oltava pidempi (tai lyhyempi) tai tarkempi (tai yleisempi). Liitä julkaisun kirjoittajan ohjeet tarvittaessa.
- Jätä mahdollisuus tulevaan työhön, jos mahdollista. Kaikilla julkaisuilla tai verkkosivustoilla, jotka riippuvat freelance-kirjoittajista täyttääkseen tyhjät sivunsa tai tilansa, ei ole varaa vieraantua kirjoittajia. Kutsu kirjailija lähettämään teoksensa uudelleen. Jos on järkevää ja jos sinulla on aikaa, anna ehdotuksia siitä, mitä ja milloin toimittaa tulevaisuudessa.
Hylkäkirjeen kirjoittaminen on välttämätön osa verkkosivuston tai lehden ylläpitämistä. Tärkeää on kommunikoida, ettet voi hyväksyä teosta hylkäämättä sitä kirjoittanutta.
