Käyttämällä hotellivarauskirjeitä: Tee hotellivarauksia

Joskus meillä ei vain ole tarpeeksi aikaa istua alas ja kirjoittaa kirjettä tyhjästä. On hyvä, että Internetissä on vapaasti ladattavia näytekirjeitä. Voimme käyttää tällaisia näytteitä malleina. Heillä on jo oikea muoto ja ne sisältävät tavanomaiset lausunnot, meidän on vain muutettava ja täytettävä oikeat tilanteeseen liittyvät tiedot. Kirjeitä on jokaiseen tilanteeseen ja tarpeeseen. Jos sinun on kirjoitettava yksi hotellille varausta varten, sinun on pidettävä tämä mielessä, jotta voit muokata pitämääsi hotellivarauskirjeen näytettä oikein. Hotellivaraus on helppoa, jos tiedät mitä tehdä kirjeen muokkaamiseksi. Käytä näitä vinkkejä, kun kirjoitat varauskirjeitä hotelleille.

1. Ilmoita kuka olet ja varauksen pituus. Esittele itsesi alkukappaleessa. Jos teet varauksen organisaation puolesta, sinun tulee myös antaa organisaation nimi ja kenties ilmoittaa asema tai suhde siihen. Jos varaus liittyy tapahtumaan, kuten konferenssi tai kokous, olisi myös hyvä antaa tapahtuman nimi ja selittää lyhyesti, mistä on kyse. Sitten voit lopettaa alkukappaleen sisältävillä päivämäärillä ja kellonaikoilla.
2. Ilmoita odotettu ihmisten määrä. Seuraavassa kappaleessasi sinun on sanottava, kuinka monta ihmistä on majoitettava. Hotellin henkilökunnan olisi hyödyllistä ilmoittaa, kuuluvatko he kaikki tiettyyn ammattiin tai alaan, tiettyyn ikäryhmään tai sekaryhmään.
3. Ilmoita haluamasi huone- ja majoitusjärjestelyt. Ilmoita seuraavaksi hotellille, kuinka monta ja minkä tyyppistä huonetta on varattava ja mitkä ateriat on sisällytettävä. Olisi helpompaa, jos aiot käyttää yhtä hotellin varauspaketeista. Joka tapauksessa sinun on silti tunnettava hotellin huone- ja lautatarjoukset, jotta voit määrittää, mitä tarvitset.

   

4. Ilmoita muiden tilojen käyttö. Jos tarvitset yksinomaan konferenssihuoneiden, uima-altaan tai muun hotellin käytettävissä olevan tilan, sinun on ilmoitettava tämä pyyntö kirjeessä, jotta heidän henkilökuntansa voi varata ja valmistaa sen etukäteen. Tämä on erityisen tarpeen, jos suunnittelet tapahtumaa. Bannerit, telineet ja muut vakuudet asennetaan oikein, huonekalut järjestetään vastaavasti ja kaikki muut laitteet, kuten näytöt ja videoprojektorit tai yleisäänentoistojärjestelmä, ovat käyttövalmiita.
5. Ilmoita yhteystietosi. Viimeisessä kappaleessa on oltava joko matkapuhelinnumerosi, toimisto- tai kotinumerosi tai sähköpostiosoitteesi. Parempi, jos voit antaa kaikki neljä yhteystietoa. Tämä helpottaa koordinointia sinun ja hotellin välillä. He voivat tavoittaa sinut suoraan ja ilmoittaa sinulle varauksesi tilan, sen kustannukset ja ehkä pyytää sinulta lisätietoja, joita heidän on ehkä läpäistävä pyyntösi kanssa.

Nyt tiedät mitä tarvitaan, kun kirjoitat hotellille varauskirjeitä. Tämän kirjeen kokoamisen yhteydessä on tärkeää pitää mielessä hotellivarausten asiaankuuluvat yksityiskohdat ja järjestää ne erillisiin kappaleisiin, jotta tarpeesi voidaan selkeästi välittää. Tämä vie sinut ja hotellin henkilökunta samalle sivulle ja estää väärinkäsityksiä varauksen yhteydessä.