Jos toimistossasi on kokoushuone tai kokoushuone, voit varata sen ja käyttää sitä liiketapaamiseen.
Yrityskokoukset ovat osa työelämää. Lopulta joudut aloittamaan omat yritystapaamisesi, varsinkin kun hankit hallinnollisia tehtäviä. Näin voit järjestää onnistuneen yrityskokouksen.
Sijainti. Määritä ensin sijainti. Paikan tulee olla kaikkien kokoukseen osallistuvien ihmisten ulottuvilla, ja sen tulee olla puhdas, hyvin valaistu, hiljainen ja suotuisa kokoukselle. Jotkut ihmiset haluavat tavata ravintoloissa, mutta nämä voivat olla melko meluisia. Jos toimistossasi on kokoushuone tai kokoushuone, voit varata sen ja käyttää sitä liiketapaamiseen. Varmista, että valmistaudut kaikkiin kokouksen tarvitsemiin materiaaleihin, kuten valkotaulu, tussit, monisteet ja jopa LCD-projektori, jos sinä tai joku osallistujista käyttää tätä.
Läsnäolo. Määritä seuraavaksi kuka osallistuu yrityskokoukseen. Varmista, että otat huomioon kaikki ihmiset, koska jotkut liikekumppanit saattavat tuntea loukkaantumistaan, jos heitä ei ole kutsuttu tärkeään liiketapaamiseen. Kysy myös kaikilta osallistuvilta ihmisiltä, jos heillä on erityisiä pyyntöjä, esimerkiksi tarvitsevatko he projektorit esitykseen. Jos tarjoat lounasta tai välipaloja tauon aikana, sinun tulee myös kysyä, onko heillä varauksia ruokaan. Joillakin ihmisillä on esimerkiksi allergioita, joista sinun on oltava tietoinen.
Aika. Muista aikatauluttaa kokouksen aika etukäteen. Hyvin kiireisille ihmisille sinun on ehkä tehtävä aikataulu jo useita kuukausia etukäteen. Yleensä kokoukset tulisi kuitenkin suunnitella vähintään yksi tai kaksi viikkoa etukäteen. Tämä antaa teille kaikille riittävästi aikaa valmistautua ja tarpeeksi aikaa tyhjentää kalenterit ja tehdä tilaa liiketapaamiselle. Sinun tulisi myös ilmoittaa tarkka aika, jona liiketapaaminen alkaa. Muista, että sinun ei pitäisi koskaan myöhästyä liiketapaamisista, varsinkin jos olet kokouksen isäntä.
Liikekokouksen jälkeen on hyvä idea tarjota illallinen liikekokouksen kumppaneille.
Helpottaa. Aikana varsinaista liiketoimintaa kokouksessa, sinun täytyy huolehtia ja helpottaa. Tee tämä asettamalla esityslista ja esittelemällä ihmisiä toisilleen, jos he eivät vielä tunne toisiaan. Ohjaajana esität kokouksen tarkoituksen ja johdat keskusteluja. Jos sinun on sanottava puhe, varmista, että puhut lyhyen ja ytimekkään, mutta mahdollisimman informatiivisen. Varmista myös, että joku tekee muistiinpanoja ja laatii kokouksen pöytäkirjan.
Illallinen. Liikekokouksen jälkeen on hyvä idea tarjota illallinen liikekokouksen kumppaneille. Päivällinen voi maksaa vähän, varsinkin kun ruokailla todennäköisesti hyvässä ravintolassa, mutta se on hieno tapa tutustua liikekumppaneihin läheisesti ja edistää erinomaisia siteitä sinun ja muiden liiketoiminnan välillä.
Näiden vaiheiden avulla sinun pitäisi pystyä isännöimään yrityskokoustasi onnistuneesti.
