Organisaation parantamiseksi tässä on muutama vaihe, jonka voit tehdä arkistokaappien etiketöimiseksi.
Uuden tekniikan syntymän ja kokonaisen toimiston verran papereita, jotka on koottu yhdeksi pieneksi siruksi, useimmat ihmiset eivät edes tiedä, mikä arkistokaappi on. Voidaan kuitenkin koskaan aliarvioida yksinkertaisten laitteiden ja paperikopioiden hyödyllisyyttä ja merkitystä. Jopa tänä päivänä arkistokaapit ovat edelleen välttämättömiä työkaluja työpaikkamme ja kotimme järjestäytyessä.
Tarra-arkistot
Esimerkiksi laskut eivät ole ainoat asiat, jotka voimme sijoittaa arkistokaappiin.
Arkistokaappi on paras paikka säilyttää tärkeät asiakirjat. Se voi tallentaa paljon tiedostoja ja pitää ne järjestyksessä. Mikään sähkökatko ei voi vaikuttaa heidän luotettaviin osastoihinsa. Mutta tietysti meidän on osattava käyttää niitä. Yksi tärkeimmistä asioista, jotka meidän on tiedettävä arkistokaappeistamme, on niiden merkitseminen. Organisaation parantamiseksi tässä on muutama vaihe, jonka voit tehdä arkistokaappien etiketöimiseksi.
Selvitä, mitä sinun on laitettava kaappiin. Arkistokaappia voidaan käyttää useisiin kohteisiin. Sinun on kuitenkin otettava huomioon, mitä sinulla on, ja erottele ne vastaavasti. Arkistokaappi koostuu yleensä useammasta osastosta, joten on parasta käyttää yhtä lokeroa yhden tyyppiselle esineelle. Esimerkiksi laskut eivät ole ainoat asiat, jotka voimme sijoittaa arkistokaappiin. Innokkaiden aikakauslehtien, aikakauslehtien ja muiden aikakauslehtien tilaajat voivat käyttää arkistokaappia kokoelmiensa säilyttämiseen. Voit erottaa eri laatikot tai kaapit tarvitsemasi asiakirjatyypin mukaan.
Järjestä ja luokittele. Jotta asiat olisivat helpompia tulevaa käyttöä varten, sinun on päätettävä, miten haluat järjestää tiedostosi kaappiin. Voit myös luokitella ne sen mukaan, minkä tyyppisiä tiedostoja ne ovat. Voit erottaa tiliotteet luottokorttilaskuista, erilliset puhelinlaskut sähkölaskuista ja kiinnelainasta. Aikakauslehtiä varten voit luokitella ne julkaisun tai niiden määrän mukaan.
Päätä, miten haluat nimetä tiedostosi. Tarpeiden mukaan tiedostoja voi merkitä monella tapaa. Jos aiot sijoittaa laskuja ja muita tärkeitä asiakirjoja arkistokaappiin, kannattaa ehkä sijoittaa yleisnimet, kuten "PANKKI", "Vakuutus", "Asuntolaina" tai "PUHELINLASKUT". Jos sinulla on kuitenkin useita pankkeja tai luottokortteja, voit käyttää vain pankin nimeä. Jos olet asettanut aikakauslehtiä arkistokaappiin, voit joko merkitä arkistokaapin aakkosjärjestyksessä tai voit myös merkitä ne päivämäärän mukaan. Jos sinulla on erityyppisiä päiväkirjoja, voit harkita lehden nimen käyttöä tunnisteena. Muista, että yksinkertaisempi tarra, sitä parempi.
Käytä jakajia. Jos haluat pitää tiedostosi järjestäytyneemminä, tulisi käyttää jakajia tai kansioita. Aivan kuten yksittäiset kaapit, myös välilevyt tai kansiot tulisi merkitä. Näiden jakajien tunnisteet voivat olla päivämääriä, kuten asiakirjojen kannalta merkityksellinen vuosi tai kuukausi, tai jokin muu otsikko, joka helpottaa käyttäjien erottamista tiedostoista.
Priorisoi tärkeät tiedostot. Sijoita tiedostot, joita saatat käyttää useammin, ylälokeroihin tai alueelle, joka on sinulle parhaiten käytettävissä. Jos tarvitset harvoin tarvitsemiasi tiedostoja, voit sijoittaa ne vain kaapin alaosaan.
Arkistokaapin merkitseminen ei ole raketitiede. Tässä on järjestäytyneempi elämäntapa sinulle!
