Kuinka pitää yrityksen kirjanpito turvassa?

Yritystietojen pitäminen turvallisena edellyttää ennakoivaa asennetta ja omistautumista työntekijöiden, asiakkaiden ja myyjien turvallisuuteen. Aloitettuaan yritysrekisterien säilytysjärjestelmä on helppo ylläpitää, ja siihen liittyy usein lisääntynyt organisaation ja rakenteen tunne, mikä voi hyvinkin lisätä yleistä tuottavuutta. Sarbanes-Oxley -asiakirja vuodelta 2002 määrittelee hyvin selvästi, mitä tietoja on pidettävä ja mihin ajanjaksoon. Lukijaa kannustetaan lukemaan tarkemmin, mitä tietoja on pidettävä yllä. Lisätietoja löytyy Wikipediasta.

1. Selvitä, onko yrityksen kirjanpito pidettävä. Ovatko ne välttämättömiä päivittäisessä liiketoiminnassasi? Vaaditaanko niitä Sarbanes-Oxleyn nojalla? Jos vastaus jompaankumpaan näistä kysymyksistä on "Ei", jatka sitten suoraan asiakirjojen tuhoamisen turvaamiseksi (vaihe 5). Jos "kyllä", jatka.
2. Yritystodistusten turvallisen säilyttämisen edellyttämät toimet jaetaan kahteen ensisijaiseen luokkaan: painettu media (vaihe 3) ja sähköinen tallennus (vaihe neljä). Jokainen tarjoaa omat haasteensa kohti turvallisuutta. Kenenkään silmät näkevät tiedot paperilla, mutta sähköisten tiedostojen siirrettävyys voi luoda turva-painajaisen, koska kaikki voidaan pudottaa flash-asemaan ja viedä pois tilasta.
3. Painetun median osalta voit pitää yrityksen kirjanpidon turvassa määrittämällä ensin, kuinka vaaralliset tiedot voivat olla. Sisältääkö se nimiä? Puhelinnumerot? Sosiaaliturvatunnukset? Pankkitilit? Onko tehtävä kriittinen? Haittaako yrityksesi, jos se luovutetaan kilpailijoille tai tiedotusvälineille? Jos vastaus on "kyllä", sinun on käytettävä "kaksoislukitus" -menetelmää, joka edellyttää, että näiden tietojen on oltava kahden lukkosarjan takana. Sijoittaminen toimiston lukittavan arkistokaapin sisään, joka pysyy lukittuna, kun henkilöstöä ei ole läsnä, on kaksoislukko. Niiden sijoittaminen lukitsemattomaan tai julkiseen arkistoon kabinetissa EI OLE turvallinen säilytysohjelma.

   Yritystietojen pitäminen turvassa, kun tiedot eivät ole vaarallisia tai kriittisiä, on yksinkertaista. Seuraa vain tavanomaista tallennus- ja arkistointijärjestelmääsi ja huomaa, että jos olosuhteet muuttuvat, sinun on ehkä suojattava tiedot, jos niistä tulee arvokkaita.

   

4. Sähköisen yritysrekisterin pitäminen turvallisena on paljon haastavampaa, mutta sitä on helpompi ylläpitää, kun järjestelmä on paikallaan. Salattujen säilötiedostojen, kuten Truecryptin kaltaisilla ohjelmilla luotujen, käyttäminen luo erittäin turvallisen, mahdotonta avata paikan arkaluontoisten tietojen säilyttämiselle. ÄLÄ jaa salasanoja, vaan anna jokaiselle työntekijälle oma suojattu säilö ja aseta se vastuuseen sen käytöstä. Lisäksi työnantajat voivat pitää yrityksen kirjanpitoa turvallisena hyödyntämällä suojattua, etäsijaintitiedostojen rinnakkaissijaintia, kuten dropboxin tarjoamia palveluita, joka peilaa kaikki tiedostot, jotka on sijoitettu tiettyyn hakemistoon. Salatut tiedostot voivat mennä sinne. Etäkäyttösovellus varmistaa, että voit pitää yrityksen kirjanpitoa turvallisena myös katastrofin tai laitteiden vikatilanteissa.

   Lisäksi lukijan tulisi harkita käytäntöjen laatimista henkilökohtaisten flash-asemien, mp3-soittimien, kannettavien tietokoneiden ja kuvapuhelimien käytöstä. Sekä ohjelmistoissa että laitteistoissa on ratkaisuja, jotka pitävät yrityksen kirjanpitoa turvallisena yrityksen tietokoneverkoissa. Ota yhteyttä paikalliseen IT-ammattilaiseen saadaksesi lisätietoja.

   Harkitse lopuksi paperitiedostojen skannaamista ja salaamista, sillä yksi kiintolevy mahtuu satoja tuhansia asiakirjoja turvallisesti säilyttäen Sarbanes-Oxley -yhteensopivuuden.

5. Turvallinen asiakirjojen tuhoaminen on sinänsä monen miljoonan dollarin teollisuus Euroopassa. Jos organisaatiosi tarvitsee tuhota yli noin yhden pankkiirilaatikon arvoisia papereita kuukaudessa, sinun kannattaa ottaa yhteyttä turvallisten asiakirjojen tuhoamiseen erikoistuneisiin yrityksiin ja tilata ne heidän palveluistaan. Hinnat vaihtelevat 3,70€-20€ / laatikko. Jos yritystietojesi pitäminen turvallisena edellyttää, että hävität vähemmän paperia, sinun on harkittava poikkileikkaavaa silppuria ja käytäntöä sen käytön valvomiseksi.

Yritystietojen pitäminen turvassa on yhtä paljon asennetta kuin käytäntö, ja kuten tietojen varmuuskopiointi, siihen on syytä keskittyä ennen kuin tarvitset sitä. Turvahousun estäminen on huomattavasti edullisempaa kuin sen puhdistaminen.