Kuinka lähettää skannattu asiakirja faksina?

Vaikka kaikentyyppisiä asiakirjoja on mahdollista lähettää faksilla, on joitain tapauksia, joissa jotkut asiakirjat eivät ole luettavissa tai tunnistettavissa faksitse lähetettäessä. Jos faksilaite pystyy lähettämään asiakirjoja vain mustavalkoisina, värilliset asiakirjat eivät välttämättä tule yhtä hyviksi kuin alkuperäinen. Jos aiot lähettää useita asiakirjoja, jotka saattavat aiheuttaa ongelmia vastaanottajalle, on parempi, jos skannaat asiakirjat ensin ennen niiden lähettämistä. Skannauksen avulla voit muokata asiakirjoja ennen faksaamista. Alla on joitain vinkkejä skannatun asiakirjan lähettämiseen faksina.

• Asiakirjat, jotka tulostetaan taaksepäin ohuemmalle paperille, kun ne lähetetään faksilla, saattavat näyttää tulostuksen toiselle puolelle, jolloin faksattu kopio on luettavissa. Tämä voidaan estää skannaamalla asiakirjat kopioiden tekemiseksi asiakirjan etu- ja takaosasta. Erota kaikki skannattavat asiakirjat. Tarkista asiakirjat, erityisesti asiakirjat, joissa on erittäin hienoja tai pieniä tulosteita. Erota ne yhteen tiedostoon. Värillisten pitäisi olla myös toisessa tiedostossa.
• Käynnistä skanneri ja aseta asiakirja kuvapuoli alaspäin. Skannaa asiakirja ja esikatsele tulosta. Aseta skanneri harmaasävyyn ja vähennä intensiteettiä, jos sivun takaosassa oleva tulos näkyy. Esikatsele kuvaa, kun teet tarvittavat säädöt skannerissa, jotta sinulla on selkeä kuva asiakirjasta. Tee asiakirjasta viimeinen skannaus ja tallenna se kuvana, jonka tiedostonimi on helposti tunnistettavissa.

  

• Jos joudut skannaamaan melko pienikokoisen kuvan, skannaamalla se ja tekemällä siitä suurempi kuva antaa vastaanottajalle mahdollisuuden tarkastella kuvan tekstiä ja yksityiskohtia paremmin. Jälleen skanneri tulisi asettaa harmaasävyiseksi ja suurentaa kokoa, kunnes voit lukea kaiken pienen tekstin.
• Värillinen kuva tulee yleensä lohkona tummien ja tunnistamattomien kuva, kun lähetetään faksina. Värillinen tausta ja värillinen paperi vaikeuttavat myös faksattujen asiakirjojen lukemista, koska värit sulautuvat ja tulevat esiin kaikki tummanharmaat tai mustat. Voit tarkistaa tämän asettamalla värillisen asiakirjan faksiin ja tekemällä kopion asiakirjasta. Useimmissa tapauksissa et pysty erottamaan kuvaa. Ongelman korjaamiseksi on parasta skannata ensin värillinen asiakirja ja vähentää harmaiden voimakkuutta, jotta kuva olisi tunnistettavissa. Jos on erittäin tärkeää, että vastaanottaja tietää kuvan alkuperäisen kopion värit, voit muokata kuvaa myöhemmin ja lisätä selitteen värioppaaksi.

Tulosta skannatut kuvat valkoiselle paperille. Ne voidaan sitten lähettää turvallisesti faksilla, koska olet jo varmistanut, että kuvat ovat selkeät ja luettavissa. Käytä grafiikka kuvankäsittelyohjelmalla parantaa skannatun kuvan ja muokata tekstiä tarvittaessa. Esikatsele skannatut asiakirjat ennen niiden tulostamista ja lähettämistä faksina.