Pyydä toista ohjelmaa varmuuskopiona, joka toimii tarkastuksena ja tasapainona valitsemasi pääkirjaohjelmiston kanssa.
Rahoitustapahtumat edellyttävät vastuullisuutta ja avoimuutta. Sinun on pystyttävä seuraamaan, kuinka paljon kulutat verrattuna ansaittuun. Ilman tätä pääkirjaa et voi selvittää, ansaitsetko voittoa vai ei. Tämä toimii yrityksen taloudellisen tilanteen perustana. Se seuraa voittoja, tappioita, varoja, velkoja ja kaikkia muita yrityksesi tekemiä rahoitustapahtumia. Vaikka tämä voidaan tehdä millä tahansa yksinkertaisella taulukkolaskentaohjelmalla, kuten MS Excel, on paljon ohjelmia, jotka voidaan ladata tai ostaa, jotka on luotu nimenomaan pääkirjaan.
Sinun on sijoitettava yritystietosi ohjelmistoon. Tämä varmistaa, että yritykselläsi on ainoa pääsy kyseiseen ohjelmistoon ja että kaikki sisällä olevat tiedot kohdistetaan yksinomaan yrityksellesi. Tämä on erityisen tärkeää, kun on tekemisissä pankkien tai muiden yritysten kanssa.
Sen jälkeen sinun on luotava kaavio, joka korostaa yrityksesi eri tilejä. Varmista tässä vaiheessa, että luokittelet kaiken asianmukaisesti. Sinun on määritettävä, mitkä ovat yrityksesi varat ja velat, erotettava tulolähteet kuluistasi ja määriteltävä yrityksesi voitot ja tappiot. Vaikka tämä saattaa tuntua alun perin pelottavalta tehtävältä, useimmissa ohjelmistoissa on näytetietoja, joiden avulla voit ymmärtää ohjelmistoa paremmin.
Jos haluat, että tietueet ovat yksityiskohtaisempia ja tarkempia, voit yleensä lisätä alatilejä pääkirjaan. Tämän avulla voit määrittää, mitä asioita voit edelleen parantaa. Esimerkiksi sen sijaan, että sinulla olisi vain yksi rivikohta "ajoneuvojen huolto", voit jakaa sen yksittäisiin osiin, kuten "polttoaine", "miehistön korvaus", "tiemaksut" jne. Tämä auttaa sinua taloudellisessa suunnittelussa. ja budjettikokoukset myöhemmin.
Sinun on pystyttävä seuraamaan, kuinka paljon kulutat verrattuna ansaittuun.
Pidä tiedot turvassa mukaan lisäämällä tilin koodeja. Yrityksesi pystyy seuraamaan tapahtumia pääsemällä näihin tilikoodeihin. Poista kaikki ennalta asetetut tilikoodit esiasennetusta ohjelmistosta: haluat, että asiat ovat mahdollisimman turvallisia tätä tehdessäsi.
Aloita syöttämällä tilikauden alkusaldo. Tämä on tärkeä askel, jota ei voida unohtaa. Tarvitset alkusaldosi ankkurina sen määrittämiseksi, onko yrityksesi tuottanut merkittävää voittoa, menettääkö rahaa vai vain tasoittavatko ne. Yritystäsi koskevien taloudellisten ennusteiden tarkkuus riippuu avaustaseestasi.
Pyydä toista ohjelmaa varmuuskopiona, joka toimii tarkastuksena ja tasapainona valitsemasi pääkirjaohjelmiston kanssa. On parasta noudattaa ensin manuaalista menetelmää (jos mahdollista), kun tarkistat ohjelmistoa. Kun olet tarkistanut sen tarkkuuden ja luotettavuuden ja antanut työntekijöille riittävästi aikaa tottua uuteen ohjelmistoon, haluat ottaa sen käyttöön mahdollisimman pian.
Kirjan ja kirjanpidon seuraaminen voi tuntua paljon tylsältä, mutta sinun on pidettävä siitä kiinni. Ilman tätä et voi mitenkään seurata yrityksesi voittomarginaaleja, etkä voi tehdä tarkkaa taloudellista analyysiä tai ennusteita yrityksesi tilasta.
