Kun kirjoitat aiesopimusta, varmista, että ilmoitat selkeästi tavoitteet.
Aiesopimuksen kirjoittaminen johtuu tarpeesta esittää ehdotus toiselle ryhmälle tai henkilölle. Aiesopimukset kirjoitetaan yleensä yrityksiin liittyviin tarkoituksiin, koulutusehdotuksiin, avustuksiin ja muun tyyppisiin sopimuksiin. Aiesopimuksia kutsutaan myös yleensä muistioiksi tai kiinnostuskirjeiksi. Yksinkertaisesti, aiesopimus kirjoitetaan ilmaisemaan aikomuksesi jatkaa tiettyä hanketta tai ehdotusta. Aiesopimus on kirjoitettava hyvin, jotta osapuolet kiinnostuvat siitä. Jos aiot kirjoittaa aiesopimuksen, noudata alla olevia ohjeita.
Käytä muodollista asettelua. Aloita aiesopimus virallisella teemalla. Käytä mitä tahansa useiden tekstinkäsittelyohjelmien malleja. Lisää päivämäärä ja aseta se kirjeen vasempaan yläkulmaan.
Kirjoita osoite. Kolme välilyöntiä päivämäärän alapuolella, kirjoita vastaanottajan osoite samalla tavalla kuin kirjoitat sen kirjekuoreen. Varmista, että kohdistat kaikki viivat vasemmalle saadaksesi siistin ulkonäön. Kaksi alapuolisiin tiloihin osoitteeseen, kirjoita "Vs: aiesopimus" on tilaa. Tämä osoittaa kirjeen tarkoituksen ja aiheen. Tästä on hyötyä niille, jotka skannaavat paljon kirjeitä päivässä. Jos kirjoitat aiheen heti vastaanottajan nimen perään, lukija voi näin tietää heti, mistä kirjeessä on kyse, ja hän voi priorisoida sen vastaavasti.
Kirjoita kirjeen runko. Kunnioittavan tervehdyksen jälkeen voit nyt alkaa kirjoittaa todellisen kirjeen rungon. Tavoitteenasi on olla mahdollisimman selkeä ja ytimekäs. Tietysti sinun on ensin esiteltävä itsesi ja esitettävä yhteenveto aikomuksistasi tai kiinnostuksestasi. Sinun pitäisi pystyä toteuttamaan tämä muutamalla ensimmäisellä rivillä. Kun olet tehnyt vaaditut esittelyt, voit sitten puhua ehdotuksesta yksityiskohtaisesti, mainitsemalla suuntaviivat ja erilaiset näkökohdat ehdotuksessa tai projektissa. Jos sinulla on erityisiä ohjeita, jotka haluat antaa kirjeeseen vastaamiseksi, voit myös kirjoittaa sen tähän.
Jos aiot kirjoittaa aiesopimuksen, noudata alla olevia ohjeita.
Lopeta kunnioittavasti. Kun olet ilmoittanut kaikki yksityiskohdat, jotka haluat välittää, kirjeen tulee päättää kunnioittavasti. Ilmoita kiitollisuutesi vastaanottajan ajasta ja päätä sanalla "Ystävällisin terveisin" ja koko nimesi. Sinun tulisi myös lisätä yhteystietosi nimesi jälkeen, jotta he voivat tavoittaa sinut helposti, jos heidän on selvitettävä muutama kohta kirjeessäsi.
Tulosta kirje. Sinulla tulisi olla kirjelomake, joka edustaa yritystä tai ryhmää, jonka puolesta lähetät kirjettä. Ota painotettu paperiarkki, tulosta kirjeesi ja allekirjoita nimesi yläpuolelle. Varmista, että olet lukenut kirjeesi ennen kuin lähetät sen yhteyshenkilöillesi. Varmista, että kaikki nimet on kirjoitettu oikein.
Kun kirjoitat aiesopimusta, varmista, että ilmoitat selkeästi tavoitteet. Älä yritä kirjoittaa kukkivia sanoja ja adjektiiveja ajattelemalla, että se tekee vaikutuksen vastaanottajaan. Yksinkertaisesti ilmaise aikomuksesi tosiasiallisella tavalla, joten kaikki on selkeästi määritelty yleisöllesi.
