Sähköpostihaun suorittaminen on tärkeä taito, kun yritetään löytää tietty tieto. Sähköpostisovelluksesta riippumatta sähköpostihaku tai "etsi" koostuu todennäköisesti seuraavista vaiheista:
- Aktivoi hakuvaihtoehto ja määritä, mistä etsiä. Useimmissa tapauksissa haku / etsi-vaihtoehto löytyy työkaluriviltä kohdasta "muokkaa". Joissakin tapauksissa on myös "haku" tai "etsi" -painike. Kun olet ottanut työkalun käyttöön, sinun on määritettävä, mistä sähköpostia haetaan. Tämä voi olla postilaatikko tai mikä tahansa luomasi alikansio. Voit korostaa haettavan kansion ja ottaa sitten hakutyökalun käyttöön tai voit käyttää hakutyökalun "selaa" -vaihtoehtoa osoittamaan oikeaan sijaintiin. Useimmat sähköpostin hakutyökalut tarjoavat myös mahdollisuuden etsiä postilaatikkoa ja kaikkia alikansioita. Käytä tätä vaihtoehtoa vain, jos et pysty tunnistamaan puuttuvan sähköpostin sijaintia, koska etsiminen kaikista kansioista pidentää huomattavasti hakuasi.
- Määritä etsimäsi. Kun olet määrittänyt oikean sijainnin, sinun on kirjoitettava hakusanat. Pienennä hakuprosessia kirjoittamalla hakusanasi sopivaan kohtaan. Voit esimerkiksi valita haun viestin aiheen tai jonkin sisällön perusteella. Joidenkin hakutyökalujen avulla voit myös määrittää, etsitkö jotain erityistä Vastaanottaja- tai Lähettäjä-kentistä. Kuten minkä tahansa haun kohdalla, mitä tarkemmat kriteerit syötät, sitä tarkemmat hakutulokset ovat. On viisaampaa käyttää enemmän ainutlaatuisia avainsanoja. Jos esimerkiksi etsit marraskuusta peräisin olevia myyntituloksia, on todennäköistä, että avainsana "marraskuu" tuottaisi kapeammia tuloksia kuin avainsana "myynti".
- Tarkenna hakua lisätietojen avulla. Hakutyökalustasi riippuen voit myös rajata hakua toimittamalla lisäehtoja. Voit esimerkiksi hakea tietyn ajanjakson perusteella. Tai voit etsiä sähköposteja, jotka on luotu ennen tiettyä päivämäärää tai sen jälkeen. Voit myös hakea muita ehtoja, kuten etsiä vain liitteitä sisältäviä sähköposteja tai erikseen merkittyjä sähköposteja.
Sähköpostisi hakutekniikan parantaminen antaa sinulle mahdollisuuden löytää nopeasti kyseinen vaikea tieto ja jatkaa työtään.
