Kuinka luoda työntekijöiden aikataulut Microsoft Wordissa?

Jos toimistoasi ei ole automatisoitu elektronisella aikakortilla tai jos työntekijäsi ovat pohjimmiltaan tien päällä olevia tai mobiililaitteita, sinulla on todennäköisesti vaikeaa seurata kuinka he käyttävät yrityksen aikaa. Teknisesti haluat aina tietää, mihin työntekijät viettävät aikaa töissä ollessaan varmistaakseen, että maksamasi palkat sopivat heidän tarjoamaansa työn laatuun. Tässä tuntilomakkeesta tulee tehokas työkalu. Annat sen työntekijällesi ja pyydät häntä täyttämään sen päivittäin tai viikoittain. Tämä antaa sinulle perustan arvioinnille ja ottaa huomioon jokaisen työntekijän tekemät työtunnit.
Aikataulun luominen työntekijöillesi on nyt nopeaa ja helppoa, koska se voidaan tehdä käyttämällä Microsoft Wordia. Näin se tehdään:

• Aloita mallilla. Miksi edes aloittaa tyhjästä, kun voit vain muokata olemassa olevaa tuntilomakemallia? Microsoft Officen hieno asia on, että ne tarjoavat malleja melkein mihin tahansa asiakirjaan tai projektiin, oli kyseessä sitten kutsujen tai syntymäpäiväkortien luominen. Heillä on kaikki ja työntekijän tuntilomakkeet ovat yksi käytettävissä olevista malleista. Hanki malli kirjautumalla osoitteeseen office.microsoft.com ja etsimällä käytettävissä olevia MS Word -malleja. Voit ladata mallin ilmaiseksi ja muokata sitä yksinkertaisesti.
• Muokkaa ja muokkaa. Kun olet ladannut mallin, avaa se MS Wordilla. Normaalisti näet vakiolomakkeen ja taulukon. Se alkaa päivämäärällä, työntekijän nimellä, osastolla, nimityksellä ja sen jälkeen taulukolla. Muokkaa kaikkia näitä mielesi mukaan. Jos malli on viikkolomakkeelle ja etsit päivittäistä taulukkoa, muokkaa sitä yksinkertaisesti muuttamalla päivät tunteiksi päivän sisällä. Tietysti haluat mukauttaa tuntilomakkeen vastaamaan sitä virallisena asiakirjana. Voit tehdä tämän lisäämällä vain yrityksen nimen ja logon otsikkoon. Varmista taulukon alaosassa, että tarvittaessa on kentät työntekijän, hänen suoran esimiehensä ja henkilöstöhallinnon allekirjoitukselle. Tallenna tiedosto ja tulosta sitten niin monta kopiota kuin haluat tai lähetä se työntekijöillesi sähköpostitse.

  

• Luo se tyhjästä. Aikataulun luominen ilman mallia toimimaan on myös melko helppoa. Piirrä vain tuntilomakkeessa tarvittavat tiedot. Yrityksen nimi, logo, työntekijän nimi, päivämäärä jne. Lisää taulukko taulukkoa varten. Sarakkeiden ja rivien määrä määräytyy haluamasi seurantatyypin mukaan. Luo taulukon alaosaan kentät työntekijän, suoran esimiehen ja muiden yrityksesi asiaankuuluvien henkilöiden allekirjoituksille. Tallenna tiedosto ja tulosta tai lähetä se sähköpostilla.

Kun olet luonut tuntilomakemallin, lähetä se työntekijöillesi ja ota käyttöön sääntö "ei tuntilomaketta, ei palkkaa". Kaikki työntekijäsi pakotetaan täyttämään nämä vaaditun taajuuden ja lähetysmääräaikojen perusteella saadakseen ansaitsemansa palkat. Tämä saa kaikki työskentelemään ahkerammin ja tehokkaammin.