Kuinka päättää, milloin laskentataulukoita ja työkirjoja käytetään Excelissä?

Laskentataulukot ja työkirjat: näitä pidetään muumio-jargo-ammattikiellona jollekin, joka ei ole niin perehtynyt Microsoft Exceliin. Tehdäkseni selkeämpi asia teille kaikille, jotka pitävät näitä termejä hämmentävinä. Laskentataulukko on varsinainen laskentataulukko, joka löytyy yleensä useita laskentataulukoita sisältävästä työkirjasta. Tällä yksinkertaisella selityksellä voit jo päättää, miten sitä käytetään oikein? No, se on sekä oikein että väärin. Haluat oppia, kuinka ja milloin käyttää laskentataulukoita ja työkirjoja. Tässä on joitain asioita, jotka haluat tietää siitä.

• Taulukot. Kun avaat uuden laskentataulukon tai kun Excel käynnistyy, kun uusi laskentataulukko on näkyvissä, tämä on itse asiassa työkirja, koska työkirja sisältää laskentataulukoita, ja nämä laskentataulukot ovat mitä sinun tarvitsee luoda laskentataulukot, joita käytät kaikkeen mitä tarvitset tekemiseen. Oletetaan esimerkiksi, että haluat luoda laskentataulukon yrityksen kuukausibudjetista, ja voit tehdä sen yhdessä laskentataulukossa tietyn työkirjan alla. Totuuden selvittämiseksi sinun tarvitsee vain luoda uusi laskentataulukko ja tallentaa tiedosto. Jos käytät MS Excel 2007, klikkaa MS Office -merkkiä on vasemmassa yläkulmassa näytön ja valitse "Save as". Huomaat, että vaihtoehdot rajoittuvat laskentataulukon tallentamiseen työkirjana ja vain työkirjana.
• Taulukot runsaasti. Nyt kun tiedät, että laskentataulukot kuuluvat työkirjan piiriin, niiden käyttö useissa laskentataulukoissa on kokonaan uusi tarina. Pohjimmiltaan sinun on ymmärrettävä se tällä tavalla. Voit itse asiassa käyttää useita laskentataulukoita, tässä tapauksessa laskentataulukoita, työkirjan alla tietoja, jotka ovat merkityksellisiä jokaiselle työkirjan alla olevalle laskentataulukolle. Oletetaan esimerkiksi, että luot koko yrityksesi taloudelliset ennusteet. Yksi laskentataulukossa, sinulla voi olla kulut. Toinen laskentataulukko voi olla tulovirta. Kolmas voisi olla aktivointikustannukset. Seuraava laskentataulukko voi olla kokonaisprojektio, joka käyttää kolmen ensimmäisen laskentataulukon tietoja lopullisen laskentataulukon lukujen laskemiseksi. Näin voit käyttää useita laskentataulukoita. Toisaalta, jos luot useita laskentataulukoita, joilla ei ole merkitystä toisilleen, sinun tulisi käyttää erillistä työkirjaa jokaiselle laskentataulukolle sen sijaan, että sekoittaisit ne kaikki yhteen työkirjaan.

  

• Skenaariot. Tiedät kuinka jo käyttää useita laskentataulukoita yhden työkirjan alla, eikö? No, toinen asia, jonka sinun pitäisi tietää, on, että sinun ei koskaan pidä luoda skenaarioita laskentataulukoillesi yhden työkirjan alla. Oletetaan esimerkiksi, että luot taloudellisia ennusteita, mutta haluat sisällyttää erilaisia skenaarioita mahdollisten tulevaisuuden olosuhteiden perusteella, sinun ei pitäisi sijoittaa kaikkia skenaarioita yhteen työkirjaan. Sen sijaan erota kukin skenaario käyttämällä useita työkirjoja. Tämä tekee tietojen analysoinnista helpompaa ja vähemmän sekavaa.

Saatat silti olla hämmentynyt. Sinun tarvitsee vain lukea tämä artikkeli uudelleen ja aloittaa MS Excelin käyttö. Kun käydään läpi liikkeitä, ymmärrät paremmin koko artikkelin ja tässä mainitut ehdot.