Kuinka luoda sähköpostin automaattinen allekirjoitus?

Aivan kuten tosielämässä, ihmiset haluavat allekirjoittaa sähköpostiviestinsä virtuaalisilla allekirjoituksilla. Useimmissa postinkäsittelysovelluksissa on oikeastaan vaihtoehtoja, joiden avulla voit automatisoida allekirjoituksesi siten, että jokaisessa vastaanottamassasi tai vastaamassasi viestissä on automaattisesti allekirjoituksesi. Sähköpostin automaattinen allekirjoitus on hyvä tapa voit esitellä persoonallisuuttasi tai tehdä sähköposteja näyttävät ammattimaisilta käyttämällä liiketoiminnassa allekirjoituksia. Näin.

1. Etsi automaattinen allekirjoitus. Etsi automaattinen allekirjoitus toiminto sähköpostin hallinta-ohjelma jota käytät. Jos esimerkiksi käytät Microsoft Outlookia, Automaattinen allekirjoitus -toiminto löytyy Sähköpostin asetukset -välilehdeltä. välilehdessä näet osion nimeltä Mail Format. Valitse muoto niin, että voit valita Allekirjoitusvaihtoehdot. Jos käytät muita postisovelluksia, voit tarkistaa valmistajan verkkosivuston. Tarkista Usein kysytyt kysymykset -sivulta, mistä sovelluksesi automaattinen allekirjoitus -toiminto löytyy.
2. Uuden allekirjoituksen tekeminen. Vuonna automaattinen allekirjoitus välilehti, valitse "Uusi" -painiketta, jotta voit luoda uuden allekirjoituksen. Allekirjoituksessa voit muokata allekirjoituksen visuaalista ulkonäköä, kuten fontteja, joita voit käyttää allekirjoituksessa, fontin kokoa, allekirjoituksen väriä ja muita muotoilutietoja.

   

3. Allekirjoituksen muotoilu. Kuinka esität allekirjoituksesi, riippuu siitä, miten käytät sitä. Sillä tavallista henkilökohtainen sähköpostit, voit luoda rento allekirjoituksen, joka automaattisesti liitetään sähköpostiviestit. Voit jopa lisätä lyhyen muistiinpanon, kuten "Ole varovainen" tai "Terveisin". Toisaalta yritysviestejä varten sinun on luotava uusi allekirjoitus, joka käyttää tyylikkäempiä ja hienostuneempia fontteja ja joka sisältää yrityksesi nimen, yhteystiedot, yrityksen osoitteen ja jopa yrityksen logon, jos ohjelma käyttö sallii sen.
4. Allekirjoituksen käytön valitseminen. Valitse seuraavaksi, kuinka haluat allekirjoituksen käyttämisen. On joitain ohjelmia, jotka liittävät allekirjoituksen automaattisesti, mutta voit myös määrittää tapaukset, jolloin haluat ohjelman liittävän allekirjoitukset. Voit esimerkiksi valita allekirjoitukset, jotka liitetään vain itse kirjoittamiisi sähköpostiviesteihin tai vastaamiisi sähköposteihin. Voit myös ottaa käyttöön vaihtoehdon, joka kysyy, minkä tyyppistä allekirjoitusta haluat käyttää, jos sinulla on useita allekirjoitusmalleja.

Varmista, että rajoitat allekirjoituksessasi olevia tietoja. Esimerkiksi henkilökohtaista osoitettasi ja yhteystietojasi ei pitäisi sisällyttää sähköpostiosoitteeseen, varsinkin jos lähetät sähköposteja suurelle postituslistalle ihmisistä, joita et välttämättä tunne omakohtaisesti. Varmista myös, että tarkistat allekirjoituksesi uudelleen ennen mallin tallentamista. Viimeinen haluamasi asia on ymmärtää, että nimesi kirjoitettiin väärin jokaisessa tekemäsi sähköpostissa mukana olevassa automaattisessa allekirjoituksessa.