Internetin käyttöönotto on tehnyt yritysviestinnästä helpompaa, nopeampaa ja tehokkaampaa. Sähköpostin väärinkäytön ja väärinkäytön mahdollisuus on kuitenkin runsas. Yritysten sähköisen viestinnän on sisällettävä tulostetun yrityskirjeen vakiokomponentit: tervehdys, runko ja sulkeminen.
Harkitse seuraavia sähköpostin etikettisääntöjä ennen ammattimaisen sähköpostin kirjoittamista.
Ole ammattilainen. Se, että kirjoitat sähköistä viestiä kirjoituskoneen sijaan, ei tarkoita, että viestinnän ei pitäisi olla yhtä ammattimaista. Vastusta halua olla liian rento. Jos et tiedä kirjeenvaihtajaasi, pyydä heitä herra tai rouva (tai tohtori). Käytä samaa kieltä, jota käyttäisit tavallisessa yrityskirjeessä. Käyttää oikea liike sähköpostin muodossa. Se voi olla samanlainen kuin liikekirjeissä käytettävät. Vältä slangia tai rennosti rakennettuja lauseita.
Ole ytimekäs. Muista, että lukijalla on todennäköisesti kymmeniä muita luettavia viestejä ja muita tehtäviä, jotka kilpailevat hänen huomionsa puolesta. Älä jatka. Suurin osa pisteistä voidaan käsitellä kolmesta viiteen kappaleeseen. Jos lukijasi huokaa viestin pituudelta, kun hän avaa sen, hän todennäköisesti poistaa sen lukemattomana.
Käytä aina aiheriviä. Sähköpostitse lähetettyjen roskapostin ja tietokonevirusten lisääntyminen on tehnyt yrityksistä varovaisia avaamaan tuntemattomien ihmisten sähköposteja. Kerro lukijalle, miksi kirjoitat sähköpostin otsikkoriville. Tällä tavoin hän vähemmän todennäköisesti erehtyy viestisi roskapostiksi. Tämä on osa ammattimaista sähköpostin etikettiä. Sopivan aiherivin on oltava vain muutama sana; liian monta sanaa katkaistaan, kun rivi ilmestyy vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen. Esimerkkejä hyvistä aiheriveistä ovat:
Aihe: Haastattelupyyntö
Aihe: Kysely: "Mahdollisen artikkelin nimi"
Aihe: Vastaus Writers World -mainokseen
Älä lähetä liitteitä, ellei niitä pyydetä. Liitteet voivat olla tietokonetta estävien virusten kantajia. Jotkut yritykset jopa estävät työntekijöitä avaamasta liitteitä yrityksen tietokoneisiin. Lisäksi liitteiden - erityisesti kuvatiedostojen - lataaminen vanhemmalta tietokoneelta tai puhelinverkkoyhteyden käyttäminen voi viedä kauan. Jos haluat lähettää tekstidokumentin (kuten sellaisen, joka on luotu Microsoft Wordilla), liitä se sähköpostin alaosaan sen sijaan, että liität sen.
Oikoluku viestisi. Tämän pitäisi olla itsestään selvää, mutta on erittäin helppoa painaa "Lähetä" -painiketta, ennen kuin olet todella valmis lähettämään viestisi. Käsittele kirjeenvaihtoa jälleen samalla tavalla kuin kirjoitettua kirjettä. Varmista, että siinä ei ole kirjoitus, kirjoitus- ja kieliopivirheitä, ennen kuin aloitat sen kyberavaruuteen. Muista: Monissa tapauksissa sähköpostiosoitteesi on ensimmäinen vaikutelma, jonka liikekumppanilla on sinusta. Tee siitä positiivinen.
Nyt osaat kirjoittaa ammattimaisen sähköpostin. Sähköpostin lähettäminen kirjoitetun kirjeen sijaan on nopeuden, helppouden ja joustavuuden etuna. Varmista, että käytät tätä tekniikkaa parhaalla mahdollisella tavalla olemalla ammattitaitoinen, ytimekäs ja huomaavainen; Jos haluat tietää enemmän siitä, miten sähköpostien asianmukainen käyttö voi auttaa yritystäsi, harkitse rekisteröitymistä muutamalle online-liiketoimintaluokalle.
Varoitus:
Älä lähetä liitteitä yrityssähköpostilla, ellei niitä pyydetä.
Muista olla yhtä ammattilainen sähköpostissasi kuin tavallisessa kirjeessä.
