Kun haluat kirjoittaa ammattimaisen sähköpostin, on tärkeää aloittaa ensin hyvällä aiherivillä.
Sähköposti on kätevä tapa kommunikoida ihmisten kanssa. Mutta jos lähetät sähköpostia työstä, muista, että sähköpostisi sävy ja laatu ovat molemmat erittäin tärkeitä. Tämä opas auttaa sinua kirjoittamaan ammattimaisen sähköpostin.
Vaihe 1
Sisällytä informatiivinen aihe. Kun haluat kirjoittaa ammattimaisen sähköpostin, on tärkeää aloittaa ensin hyvällä aiherivillä. Ajattele lyhyt lause, joka auttaa lukijaasi nopeasti ymmärtämään, mistä sähköpostissa on kyse. Tämä auttaa heitä arvioimaan sähköpostisi kiireellisyyden ja kertoo kuinka lajitella sähköposti myöhemmin. Jotain "Muista ostaa henkilökunnan grilliliput" on paljon ammattimaisempi aihe kuin "juhlat". Yritä selvittää sähköpostisi ytimessä ytimekäs aihe.
Vaihe 2
Mennä asiaan. Kun aloitat ammattisähköpostisi kirjoittamisen, ensimmäisellä rivillä tulisi ilmoittaa sähköpostin pää syy. Työtovereillasi ei ole aikaa seuloa chitter-chatteriäsi. He ovat töissä ja haluavat vain tärkeitä juttuja. Joten mene sähköpostiisi niin pian kuin mahdollista, ole lyhyt ja lue sähköpostisi uudelleen varmistaaksesi, että et ole sisällyttänyt tarpeetonta tietoa. Lyhyt ja suloinen on tapa edetä ammattimaisten sähköpostien kanssa.
Vaihe 3
Kirjoita ammatillinen sähköpostiosoitteesi nimelläsi ja otsikollasi ja lähetä se sitten aiotuille lukijoille.
Ole tarkka. Vaikka tiedät, että kaikki ovat tietoisia siitä, mitä tarkoitat sähköpostissasi, ammattimainen sähköposti käyttää edelleen yksityiskohtia. Lisää muutama lause muistuttamaan lukijasi aiemmista keskusteluistasi. Varmista, että kaikki ovat samalla pohjalla sähköpostisi tuloksena. Sisällytä lauseita, kuten "viime viikon kokouksemme mukaan, jossa sovimme tarjoamaan lippuja henkilökunnan grilliin hintaan 3,70€ / kpl...." ja niin edelleen. Tällä ei ole vain ammattimainen sävy, vaan se on informatiivinen ja hyödyllinen kaikille lukijoille.
Vaihe 4
Varmista, että sähköpostiosoitteesi näyttää ammattimaiselta. Liian usein ihmiset lähettävät nykyään sähköposteja, jotka ovat kieliopillisia junaonnettomuuksia. Käytä oikeinkirjoituksen tarkistusta ja omaa järkeäsi kirjoittaaksesi sähköpostia käyttäen oikeaa englannin kielioppia ja sanamuotoa. Älä käytä kaikkia isoja tai pieniä kirjaimia. (Et halua näyttää siltä kuin huutaisit, vai mitä?) Tee sen sijaan sähköpostiosoitteestasi ammattimainen käyttämällä oikeita isoja kirjaimia, pieniä kirjaimia ja välimerkkejä. Varmista, että lauseesi ovat oikeita ja järkeviä. Äläkä käytä lyhyitä lomakkeita. (OMG.. vihaan sitä, kun ppl tekee tämän!) Lyhyet muodot ja lyhenteet ovat epäammattimaista ja saattavat olla myös kreikkalaisia niille, jotka eivät ole mukana nykyisessä Internet-kielessä ja lyhenteet. Kirjoita vain sanat oikein ja säästä itsesi väärinkäsitysten tai myöhempien selitysten hämmennyksestä.
Älä unohda tapojasi. Äitisi oli jossakin asiassa, kun hän käski sinun käyttää tapojasi. Se on kunnioittava tapa olla vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa, erityisesti työympäristössä. Joten sen sijaan, että määrittäisit tilauksesi diktaattisesti sähköposteihisi, heitä muutama mielihyvä ja kiitos jne. Anna sähköpostisi sävyn osoittaa, että arvostat lukijoitasi ja ettet ole paha, pomo kollega.
Vaihe 6
Lue sähköpostisi uudelleen ennen kuin lähetät sen. Sähköpostisi tulee olla virheetön ennen sen lähettämistä. Anna sille uusi uudelleenluku ja paina sitten oikeinkirjoituksen tarkistuspainiketta vain tarkistaaksesi. Ammattimaiset sähköpostit luetaan helposti, koska ne eivät ole täynnä virheitä, lyhenteitä, Internet-kieliä, virheellistä kielioppia tai sanamuotoa tai tarpeetonta jaburintaa. Jos sähköpostissasi ei ole näitä ongelmia, olet kirjoittanut upean sähköpostin! Kirjoita ammatillinen sähköpostiosoitteesi nimelläsi ja otsikollasi ja lähetä se sitten aiotuille lukijoille.
