Tiedä mitä sinun on lisättävä kirjeeseen, kenelle se on osoitettava ja minne se lähetetään.
Peruutuskirje on yksi kirjoista, joita on vaikea kirjoittaa. Siihen sisältyy valituksen ilmaiseminen ja kaikissa tapauksissa yrittää kommunikoida sopimuksen purkamisesta rikkomatta luottamusta ja suhteita, liiketoimintaa tai muuta. Mutta pidät siitä tai ei, sinun on tehtävä peruutuskirjeitä jossain vaiheessa elämääsi. Peruutuskirjeen tekeminen on lievästi sanottuna taidetta, koska se on kirjoitettava sulavasti. Jos tarvitset apua tämän kirjoittamisessa, tässä on ohje.
Tunne sen yrityksen peruutuskäytännöt, jonka kanssa olet sopinut. Olitpa peruuttamasi pankkitili, lehtitilaus tai laina, sinun on selvitettävä peruutusehdot ja noudatettava niitä. Tiedä mitä sinun on lisättävä kirjeeseen, kenelle se on osoitettava ja minne se lähetetään.
Varmista, että aloitat kirjeen oikein. Ensin sinun on kirjoitettava kirjeen päivämäärä. Lisää sitten yrityksen nimi ja kirjeen vastaanottaja. Ja varmista, että kirjoitat oikean tervehdyksen (Dear Mr./Ms.____:).
Ilmoita syysi. Sinun on keskusteltava lyhyesti siitä, miksi sinun on purettava sopimus, joko siksi, että et ole tyytyväinen palveluun tai tuotteeseen tai et näe mitään syytä jatkaa palvelua. Muista sanoa syy oikein ja kohteliaasti. Vaikka sinulla olisi valituksia, sinun ei tarvitse pilata yritystä. Yksinkertaisesti sanoa, että palvelu ei ollut jotain mitä odotit tai että tuote ei ollut mitään sellaista kuin yritys väitti. Muista, että peruutuskirje on yrityskirje, joten sen on kuuluttava ammattimaiselta.
Sisällytä tarvittavat tiedot. Jos olet peruuttamasi tili, kirjoita tilisi nimi ja numero kirjeeseen. Jos kyseessä on tilaus, kirjoita nimi, jolla tilaus tehdään. Jos kyseessä on jäsenyys, ilmoita nimesi ja jäsenesi numero. Sinun on myös ilmoitettava, että kaikki velvollisuutesi on täytetty onnistuneesti. Tarvittaessa sisällytä muut asiakirjat, joita saatat tarvita peruutukseen.
Peruutuskirjeen tekeminen on lievästi sanottuna taidetta, koska se on kirjoitettava sulavasti.
Kirjoita voimaantulopäivä. Osana peruutusehtoja peruutus tulee yleensä voimaan 30 päivän kuluttua. Vaikka yritys tietää sen, sinun on silti sisällytettävä voimaantulopäivä kirjeeseesi, jotta voit ehdottaa, että tiedät hyvin, milloin se pitäisi virallisesti peruuttaa. Kirjoita toimet, jotka aiot suorittaa, jos peruutus ei ole valmis voimaantulopäivästä.
Tarkista kielioppi. Koska kyseessä on liikekirje, peruutuskirjeesi tulisi olla kieliopillisesti järkevä. Lausekkeet kirjoitetaan johdonmukaisella tavalla. Välimerkit ovat oikeissa paikoissa. Sanat on kirjoitettu oikein. Ja itse ruumiilla on järkeä. Suorita kirjeesi läpi useita kertoja ja tarkista paikalla.
Tulosta kirjeesi. Käytä kirjeen tulostamiseen puhdasta yrityspaperia. Käytä mustaa mustetta. Älä unohda kiinnittää allekirjoitustasi painetun nimesi yläpuolelle.
Lähetä kirje varmennetulla postilla ja pyydä palautuspostia vahvistamaan, että yritys on vastaanottanut peruutuskirjeesi. Kirje on kirjallinen todiste viestinnän tapahtumisesta.
