Oppiminen luomaan tiivis ja ammattimainen peruutuskirje auttaa sinua menestymään tavoitteessasi.
Opi oikea yrityskirjeformaatti palvelun peruuttamiseksi
Tulee aika, jolloin sinun on peruutettava palvelu ja puhelinsoitto ei vain riitä. Matkapuhelimesi, aikakauslehtisi tai jokin yrityspalvelu saattaisi haluta dokumentoida pysäytyspalvelupyyntösi aiheuttamatta uusia ongelmia. Noudata näitä vaiheita ja voit oppia kirjoittamaan tehokkaan peruutuskirjeen.
Peruutuskirjeen kirjoittaminen on jotain, joka sinun on tehtävä jonkin aikaa.
Oppiminen luomaan tiivis ja ammattimainen peruutuskirje auttaa sinua menestymään tavoitteessasi.
Tarkista yrityksen tarvitsemat tiedot. Jos peruutat palvelun automaattisella maksulla tai jolla oli alun perin sopimus, aloita tarkistamalla kyseinen sopimus ja peruutusmenettelyt. Jotkut yritykset vaativat 60 päivän irtisanomisajan, toiset 30. Esimerkiksi matkapuhelimet voivat periä peruutusmaksun, jos teet peruutuksen ennen palvelusi päättymistä. Ota selvää, mitä yritys tarvitsee, jotta voit sisällyttää sen yhteen kirjeeseen.
Vahvista osoite ja yhteyshenkilö. Ennen kuin voit lähettää kirjeen, varmista, että sinulla on oikea osoite ja yhteystiedot. Kadonnut tai väärin osoitettu kirje ei ole tekosyy sille, että kirjettäsi ei koskaan vastaanoteta tai peruutus ei tule voimaan. Kirjeen kirjoittaminen palvelun lopettamiseksi sisältää paitsi arvokkaan sisällön myös sen, että kirje saavuttaa määränpäänsä.
Anna tilitiedot ja tarvittavat tiedot etukäteen. Jos on tilinumero, viitenumero tai erityiset sopimuksen viite, ettet joten kun kirjoittaa kirjeen. Tietosi menetetään tai viivästyvät ilman viitetietoja. Lisää se tekstin runkoon ja listaa se myös kirjeen loppuun, jotta vastaanottajan on helppo viitata tarvittaessa.
Ole rehellinen mutta lyhyt. On tärkeää osata kirjoittaa ammattikirje. Perustelkaa miksi pyydät palvelun peruuttamista. Tämä ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi laatia tarina tai yrittää saada yksityiskohtainen selitys. Sen sijaan yksinkertaisesti ilmoita, että et enää tarvitse palvelua tai et ole enää kiinnostunut jatkamaan tilannetta tai sopimusta. Edistyessä ongelman ratkaisemisessa tulee tietää, kuinka kirjoittaa tiivis kirje ja pitää se rehellisesti muuttamatta sitä pitkäksi muistiinpanoksi.
Ilmoita ilmoitus ja voimaantulopäivä. Vaikka sopimuksessa tai sopimuksessa ei olisikaan määrätty vaadittavaa irtisanomisaikaa, on aiheellista ilmoittaa peruutuksesta. Lisää kirjeeseen kappale, jossa ilmoitetaan, milloin peruutus tulee voimaan. Jos lopetat maksun sisältävän sopimuksen, sinun on annettava riittävästi aikaa maksun peruutuksen käsittelemiseen, tai sinun on maksettava vielä yksi maksu kirjeen lähettämisen jälkeen.
Muista olla kohtelias ja ammattimainen. Huolimatta siitä, miksi peruutat palvelun, sinun tulee silti kirjoittaa kohtelias, ammattimainen kirje. Saatat olla tyytymätön tuotteeseen tai asiakaspalveluun, mutta sen sijaan, että käyttäisit tätä kirjettä valituspaikkana, voit kohteliaasti mainita, että palvelu ei vastannut odotuksiasi, et ollut tyytymätön tai löysit sopivamman vaihtoehdon tarpeisiisi. Tällaiset lausunnot ilmoittavat heille, että olet ollut tyytymätön ilman liiallista kritiikkiä, joka saa vastaanottajan jättämään kirjeesi huomiotta. Jos käytät oikean liikekirje formaatti kirjoitettaessa liikekirjeen vastaanottaja tietävät heti, että yrität ratkaista ongelman ammattitaidolla. Saamasi vastauksen tulisi heijastaa sitä.
Peruutuskirjeen kirjoittaminen on jotain, joka sinun on tehtävä jonkin aikaa. Tee ilmoituksestasi kohtelias, ammattimainen ja kunnioittava, niin saat paremman vaikutelman.
