Jos kirjoitat yrityskirjaa kutsua varten tai lähetät onnittelut, voit kirjoittaa vähemmän muodollisella ja onnellisemmalla äänellä.
Olitpa myynnin, markkinoinnin, suunnittelun tai muun liiketoiminnan alalla, yrityskirjeen kirjoittaminen on väistämättä osa työsi jossain vaiheessa. Tämä pätee erityisesti, jos sinulla on oma yritys tai käynnistys. Sinun on otettava yhteyttä potentiaalisiin asiakkaisiin, toimittajiin, myyjiin ja muihin yrityksiin, jotka ovat tekemisissä jatkuvan kanssasi.
Alempi hinta
Joissakin tapauksissa huomaat, että sinun on suostuteltava kirjeen vastaanottaja johonkin toimintaan. Saatat esimerkiksi myydä tuotetta tai haluat ostaa jotain heiltä, mutta neuvottelet halvemmasta hinnasta.
Joissakin tapauksissa huomaat, että sinun on suostuteltava kirjeen vastaanottaja johonkin toimintaan.
Joissakin tapauksissa yrityskirjeet ovat yrityksesi sisäisiä. Saatat kirjoittaa jonkun toisesta osastosta ja pyytää tietoja tai toimia. Joko niin, tässä on muutama asia, joka sinun on muistettava laatiessasi vakuuttavaa yrityskirjeä.
Mitä tarvitset:
Tekstinkäsittelyohjelma
Tulostin tai sähköpostipalvelu
Kuinka tehdä se:
Ensinnäkin, sinun täytyy tietää oikea formaatti kirjoittamiseen liikekirjeet. Tämän pitäisi alkaa päivämäärästä, sitten vastaanottajan nimestä, nimestä ja osoitteesta. Tarvitset sitten tervehdyksen, vartalon ja sitten sulkemisen. Lopussa tulee olla nimesi ja allekirjoituksesi. Huomaa, että jos kirjoitat kirjeen jonkun muun allekirjoittamista varten, hänen nimensä tulisi olla kirjeessä.
Varmista, että jokaisella lauseella on tarkoitus. Älä käytä epämääräistä kieltä, kuten ehkä, jonkinlaista tai sellaista, joka näyttää epäviralliselta. Käytä aktiivista ääntä passiivisen äänen sijaan.
Olla kohtelias. Jos kirjoitat hylkäyskirjettä, valitusta tai peruutusta, sinun ei tarvitse olla epäkohtelias kielellesi. Sinun pitäisi kuitenkin olla molemmat kohteliaita, mutta lujia. Käytä sanoja, jotka ovat yksiselitteisiä ja joita ei voida tulkita väärin eri valossa.
Jos kirjoitat yrityskirjaa kutsua varten tai lähetät onnittelut, voit kirjoittaa vähemmän muodollisella ja onnellisemmalla äänellä. Älä silti liioittele sitä, koska se saattaa tuntua epäviralliselta.
Käytä yrityksen tai osaston kirjelomakkeita, jos kirje sitä vaatii. Jos kirjoitat omasta aloitteestasi liikemiehenä, konsulttina, freelancerina tai ehkä jopa työnhakijana, käytä sitten puhdasta, raikasta paperia, jonka paino on vähintään 85 GSM.
Korjaa kirjeesi ennen tulostamista tai lähettämistä. Varmista myös, että pidät omat kopiot viitteenä.
Nopeat vinkit:
Joillakin toimialoilla on hyväksyttävää kirjoittaa vähemmän muodollisella äänellä, jos kirje on osoitettu henkilökohtaiselle tuttavalle ja ystävälle. Jos esimerkiksi laadit kirjeen, jonka yrityksesi toimitusjohtaja lähettää toisen yrityksen toimitusjohtajalle, ja nämä kaksi tuntevat toisensa, voit sisällyttää joitain henkilökohtaisia lausuntoja, jotka ilmentävät kyseistä henkilökohtaista yhteyttä. Tämä luo ihmisten välisen luottamuksen. Voit esimerkiksi sanoa "Oli ilo tavata sinut viime viikonloppuna yrityksen vetäytymisen aikana" tai jotain vastaavaa.
Jos yritykselläsi on malleja kirjeen kirjoittamiseen, käytä niitä. Täytä vain oikeat tiedot, mukaan lukien vastaanottajan tiedot.
