Kun kirjoitat hylkäyskirjettä, on tärkeää, että käytät yrityksesi tai laitoksen virallista kirjelomaketta.
Jos olet joskus hakenut korkeakouluun tai yliopistoon tai työpaikkaan, tiedät, miltä tuntuu saada hylkäyshermoja. Ja jos et läpäise tai et hyväksy, on tämä pelon tunne, kun saat hylkäyskirjeen. Vaikka se onkin muotoiltu objektiivisesti ja mahdollisimman kohteliaasti, tiedät, että se ei ole hyvä uutinen.
On myös tärkeää, että yrityksen tai laitoksen toimivaltainen viranomainen allekirjoittaa hylkäyskirjeen.
Hylkäkirjeen kirjoittaminen ei ole aina miellyttävin tehtävä, varsinkin kun tiedetään, että vastaanottaja ei ehkä ota sitä hyvin, joten on tärkeää olla mahdollisimman tosiasiallinen ja esittää syyt hylkäämiseen. Jos olet lähettämässä tämän tyyppistä kirjettä, tässä on joitain ehdotuksia vastaanottajan iskujen vähentämiseksi.
Käytä virallisia kirjelomakkeita ja asiakirjoja. Kun kirjoitat hylkäyskirjettä, on tärkeää, että käytät yrityksesi tai laitoksen virallista kirjelomaketta. Tämä antaa vaikutelman, että vaikka hylkäät jonkun työstä tai hakemuksesta, annat silti riittävän kunnioituksen myöntää hänelle tämä muodollisuus. Älä anna käsinkirjoitettuja hylkäysilmoituksia.
On myös tärkeää, että yrityksen tai laitoksen toimivaltainen viranomainen allekirjoittaa hylkäyskirjeen. Jos vuokrauspäällikkö tai jopa omistaja on allekirjoittanut kirjeen, hakija arvostaa yritystä paremmin.
Kiitä hakijaa hänen ajastaan ja vaivastaan. Avoimet työpaikat hakevat yleensä paljon vaivaa valmistautuessaan. On kirjallisia testejä, jatka lähetystä ja jopa henkilökohtaisia haastatteluja. He saattavat tuntea tuhlanneensa aikaa, jos et ilmaise arvostustasi heidän ponnisteluistaan.
Kirjoita ehdokkaan ominaisuuksista. Liitä kirjeeseesi myös arvio hakijan pätevyydestä, ominaisuuksista ja kokemuksesta. Jaa kirjallisten kokeiden, haastattelujen ja muun merkityksellisen tiedon tulokset, joista voi olla apua hänen työnhaunsa edistämisessä.
Anna hylkäämisen syy. Anna rehellinen lausunto siitä, miksi hylkäsit ehdokkaan. On selvää, että hylkääminen ei välttämättä johdu siitä, että hänen pätevyytensä eivät täytä vaatimuksiasi, vaan että olet löytänyt muita hakijoita, jotka soveltuvat paremmin työhön ja joilla voi olla enemmän kokemusta alalta.
Jos hakijan on todellakin kerättävä enemmän kokemusta tai jos hän tarvitsee tietyn koulutustason tai sertifikaatin, ole myös tässä suoraviivainen. Esimerkiksi jotkut työpaikat, kuten lääketieteen, opettajan tehtävät ja tietotekniikka, edellyttävät yleensä lisenssejä ja todistuksia, ennen kuin joku voi olla kelpoinen. Voit antaa tätä koskevia suosituksiasi, esimerkiksi ehdottaa, että hakija suorittaa lisenssitarkastuksensa ennen kuin palaa hakemaan uudelleen.
Pidä ehdokkaan tiedot tallessa. Jos se on yrityksen menettelytapa, selitä ehdokkaalle, että pidät hänen asiakirjaansa kirjattuna ja otat yhteyttä häneen, jos löydät hänen pätevyydelleen sopivan työpaikan.
Henkilöstöpäällikkö
Hyvän hylkäyskirjeen kirjoittamisen avain on olla rehellinen ja suoraviivainen välttämättä esittämällä hylkäystä liian ankarasti. Yrityksen henkilöstöpäällikkönä on sinun vastuullasi varmistaa, että palkkaat oikeat henkilöt, joilla on oikea pätevyys. Hakijan on kuitenkin parempi, jos hylkäämiskirje on rakentava eikä kriittinen.
