Otsikko sisältää osoitteesi ja kirjeen kirjoittamispäivämäärän.
Internetissä ja sähköpostissa vallitsevassa maailmassa näyttää siltä, että ihmiset ovat unohtaneet kirjoittaa kunnollisen yrityskirjeen. Olitpa hakemassa työpaikkaa, poistumassa työstäsi tai pyytämällä tietoja, monet yritykset arvostavat yrityskirjeen vastaanottamista.
Perinteinen liikekirje
Suljin sijaitsee kahdella rivillä rungon alapuolella ja sen tulee olla linjassa otsikon kanssa.
Hyvä, perinteinen yrityskirje voidaan kirjoittaa kuudessa helpossa vaiheessa.
Otsikko. Otsikko sisältää osoitteesi ja kirjeen kirjoittamispäivämäärän. Jos käytät yrityksen kirjelomakkeita, voit sijoittaa päivämäärän tasan vasemmalle tai oikealle marginaalille tai keskelle kirjelomakkeen alle. (Jos kirjoitat lohkotyyliin, aseta päivämäärä tasan vasempaan marginaaliin.)
Sisäosoite. Sisäosoitteen tulisi olla 2–6 rivin päässä otsikon alapuolelta, ja siihen tulisi sisältyä nimi ja täydellinen osoite, jolle kirje on kirjoitettu.
Tervehdys. Tervehdys on tervehdys. Sen tulisi sijaita kaksi välilyöntiä sisäosoitteen alapuolella ja tasainen vasen marginaali. Sen pitäisi alkaa tervehdyksellä "Rakas" ja sen henkilön nimellä, jolle kirjoitat. Jos tiedät koko nimen, käytä sitä, mutta jos et tiedä, sukunimi toimii. Jos vastaanottaja on nainen, käytä Ms., ellet tiedä, että hän mieluummin rouva tai neiti. Jos kirjoitat organisaatiolle etkä tiedä kirjeesi vastaanottajan nimeä, voit käyttää yrityksen nimi tai jätä tervehdys kokonaan pois. Yrityskirjeen tervehdys päättyy aina kaksoispisteeseen.
Vartalo. Keho on paikka, jossa ilmoitat syyn kirjeen kirjoittamiseen. Ole lyhyt ja täsmällinen käyttäessäsi asianmukaista kielioppia. Runko on kirjoitettu kappalemuodossa ja kappaleiden tulee olla erillään toisistaan ja niiden välillä on kaksinkertainen väli. Jos kirjoitat kirjeen lohkomuodossa, älä sisennä kappaleidesi alkua.
Lopetus. Suljin sijaitsee kahdella rivillä rungon alapuolella ja sen tulee olla linjassa otsikon kanssa. Voit sulkea otsikkosi muodollisesti (erittäin todella tai vilpittömästi sinun) tai vähemmän muodollisella tyylillä (vilpittömästi tai sydämellisesti). Kirjoittamasi nimi menee neljä riviä sulkemisen alapuolelle. Useimmat ihmiset haluavat allekirjoittaa nimensä sulkemisen ja kirjoitetun nimen välillä. Jos sinulla on otsikko, kuten "omistaja" tai "varapuheenjohtaja", aseta se suoraan kirjoitetun nimesi alapuolelle.
Mahdolliset merkinnät. Merkinnät sijaitsevat kaksi riviä otsikon alapuolella ja ovat samalla tasolla vasemmalla marginaalilla. Näihin sisältyvät liitetiedostot, liitteet, muiden kirjeen saaneiden nimet sekä konekirjoittajan ja lähettäjän nimikirjaimet.
Muista tarkistaa yritykseltäsi, onko niillä erityisiä ohjeita, jotka poikkeavat perinteisestä yrityskirjeestä. Koskaan ei ole haittaa pyytää jotakuta muuta katsomaan yrityskirjeesi, jos et ole varma, oletko tehnyt sen oikein. Yhden tai useamman liiketoimintakoodin verkkokurssin suorittaminen voi myös olla hyödyllistä.
