Kuinka kirjoittaa valituskirje: Kuluttajavalitus?

Nyt kun asiakaspalvelu on vain muistia, valituskirje toimii suorana linjana raportoimaan ongelmista valloille. Asiakkaan valituskirjeitä voidaan kirjoittaa epäkohteliasta henkilökunnasta, puutteellisista tavaroista tai palveluista tai yleisistä käytännöistä, jotka vaikeuttavat asioita. On kuitenkin oikea ja väärä tapa lähestyä tällaista kirjettä. Oikea kirje kiinnittää huomiota ongelmaan. Väärä kirje heitetään roskakoriin.

Näin voit varmistaa, että kirjeesi pysyy pöydällä:

1. Rauhoitu. Kun henkilö on tarpeeksi vihainen käsittelemään valituskirjeen, kirje voi olla pikemminkin keino päästää viha ja turhautuminen kuin kertoa ylimmälle henkilölle laillisesta ongelmasta. Tästä syystä voi olla hyvä idea odottaa päivä tai kaksi ennen kuin alat istua. Tunteet tulisi jättää pois kaikista kirjeistäsi, jotta ne olisivat tehokkaita.
2. Ilmoita ongelma. Esittele ongelma yksityiskohtaisesti, ilman koristelua eikä pitkää ja mutkikasta introa. Sivu yksityiskohtia, jotka johtavat ongelmaan, menettävät kiinnostuksensa henkilöön, jolle yrität ilmoittaa. Ilmoita ongelma selvästi ja objektiivisesti, jos mahdollista. Jos ongelma johtui ostoksesta, ilmoita tuotteen ostopäivä ja kaikki muut ostoon liittyvät merkitykselliset tiedot, ennen kuin kuvaat, mikä meni pieleen.
3. Kerro ongelman vaikutuksista. Kun olet tunnistanut ongelman, voit jatkaa kuvaamaan vaikutuksia, jotka ovat olleet sekä lyhyen että pitkän aikavälin. Jos ongelma on rahallinen, kuvaile ongelman yhteydessä aiheutuneita kustannuksia.
4. Keksi ratkaisu. Jos ongelma katsotaan järkeväksi ja oikeutetuksi, se vaatii selkeän ratkaisun, joka voidaan saavuttaa sillä, jolle lähetät kirjeen. Ratkaisu voi olla töykeän henkilökunnan jäsenen erottaminen, myymälän käytävien puhdistaminen, palautuskäytännön muuttaminen tai mikä tahansa, jonka uskot olevan hyväksyttävä ratkaisu, jotta voit todistaa sinut valituksen tekijänä ja estää tilanteen toistumisen. Erilaisten mahdollisten ratkaisujen tarjoaminen ongelmaan on tapa antaa vastaanottajalle jonkin verran hallintaa lopputuloksesta samalla, kun se toimii edelleen ratkaistakseen esitetyn ongelman. Jos vastaanottaja ymmärtää, mitkä ratkaisut mielestäsi ratkaisevat ongelman parhaiten, hän voi räätälöidä ratkaisun paremmin vastaamaan odotuksiasi.
5. Anna yhteystiedot. Jos kirjeesi ei ole tarkoituksellisesti anonyymi, ilmoita selkeät yhteystiedot, kuten puhelinnumero, jotta kirjeen vastaanottajalla on mahdollisuus vastata.

Muista, että olet asiakas, joten älä tunne pahaa mielipiteesi ilmaisemisesta - se on tavallaan vastuullasi, jos palvelu on heikkoa.
Asiakas kirjeestäsi kirjoitetaan liikekirje muodossa yhtiön yhteystiedot ylhäällä vasemmalla. Tätä seuraa tervehdys, jossa käytetään vastaanottajan nimeä, jos sellainen on käytettävissä. Kirjaimen rungon tulee olla lyhyt ja täsmällinen, jota seuraa sulkeminen ja nimesi. Jätä kolme tai neljä välilyöntiä sulkemisen ja nimesi painamisen väliin. Kirjoita nimesi näiden kahden kohteen väliin. Koko kirjeen tulee olla enintään sivu, jotta vastaanottaja kiinnittää huomiota.