Kirjoita valituskirje, koska sinulla on jotain valittamista, eikä siksi, että haluat vain puolustaa itseäsi ja todistaa arvosi asiakkaana.
Tulee aina aika, jolloin sinun on puolustettava oikeuksiasi kuluttajana tai asiakkaana. Kun saapuessasi kotiin huomasit, että ostamallasi juustolla on muotteja ja se on selvästi mädäntynyt, sinulla on oikeus valittaa, palauttaa tuote ja saada hyvitys tai korvata tavara hyvällä. Toivottavasti, kun huomaat huonoja ostoksia, elämälle tai omaisuudelle ei ole vielä aiheutunut vahinkoa. Aivan kuten vahingon sattuessa, valituksesi on osoitettava paitsi kauppiaalle tai palveluntarjoajalle, mutta myös oikeille tuomioistuimille, jotta vahingot voidaan korvata. Joka tapauksessa sinun on ensin kirjoitettava tehokas valituskirje asianomaiselle henkilölle tai yhteisölle, jotta saat oikeudenmukaisen kohtelun. Tässä on vinkkejä siitä, kuinka laatia valituskirje, joka voi järkyttää vastaanottajia istuimeltaan ja kiinnittää sinulle asianmukaista huomiota:
Katso osto- ja tapahtuman yksityiskohdat, erityisesti kuitit. Muistakaa sen työntekijän nimi, asema ja ulkonäkö, jonka kanssa olette tekemisissä.
Varmista, että valitukseen on syytä. Ennen kuin kirjoitat sen kirjeen, varmista, että valituksellesi on pätevä syy. Vaikka asiakas on aina oikeassa, älä käytä sitä väärin. Kirjoita valituskirje, koska sinulla on jotain valittamista, eikä siksi, että haluat vain puolustaa itseäsi ja todistaa arvosi asiakkaana. Joskus ihmisille, jotka usein valittavat mistä tahansa, annetaan kylmä olkapää. Monivuotinen valitus vähäpätöisistä asioista tekee kauppiaista "immuuneja" vetoomuksillesi ja he eivät ehkä enää kuuntele sinua.
Tee siitä suora ja selkeä kirje. Älä lyö pensaita sisällyttämällä yksityiskohtia, jotka eivät ole tosiasiallisesti yhteydessä käsiteltävään ongelmaan. Jos esimerkiksi valitat tavaratalosta ostamastasi viallisesta silitysraudasta, keskitä valituksesi itse tuotteeseen ja vältä mainitsemasta muita asioita, kuten hyllyjen järjestely, jonossa olevien asiakkaiden kiusaus ja niin edelleen. Sinun on kuitenkin annettava riittävästi tietoja ongelmasta, jotta valituksestasi tulisi kiinnittää huomiota.
Sisällytä kopiot kuiteista ja muista tapahtumista. Kirjeesi on tuettava asiakirjoilla tai ostotodistuksilla ja maksuilla, muuten se voi vain päätyä valvomattomien valitusten joukkoon.
Kerro mitä haluat myyjältä. Haluatko rahasi takaisin vai pidätkö mieluummin korvaavaa? Tee erityisiä pyyntöjä. Jos haluat puhua johdon kanssa, ilmoita se kirjeessä ja pyydä tapaamista. Sinun on kuitenkin ymmärrettävä, että vaikka olisitkin maksava asiakas, on muitakin kaltaisiasi, jotka saattavat etsiä korjaustoimenpiteitä valituksiinsa. Siksi sinun on oltava kärsivällinen odottaessasi vastausta.
Vaikka tunnet henkilökohtaisesti kirjoittamasi henkilön, tee valituskirjeestäsi kuulostava ja muodollinen.
Osoita kirjeesi asianmukaiselle viranomaiselle. Älä suuntaa kirjettäsi myyjälle, joka osallistui sinuun, koska hän ei pysty päättämään tapauksestasi. Kirjoita kaupan johto, esimies tai omistaja.
Kohtele kirjettä ammattitaidolla. Vaikka tunnet henkilökohtaisesti kirjoittamasi henkilön, tee valituskirjeestäsi kuulostava ja muodollinen.
Tee ääni sydämellisesti ja tahdikkaasti. Yritä keksiä kompromissi ja älä pelaa "vaikea saada" asettamalla kohtuuttomia ehtojasi.
Kun olet sanonut kaikki tärkeät kohdat valituskirjeessäsi, lopeta viesti ilmaisemalla kiitollisuutesi. Anna osoitteesi ja yhteystietosi, jotta he voivat ottaa sinuun yhteyttä milloin tahansa valituksesi suhteen.
