Kuinka järjestää tapahtumia opiskelijaorganisaatiossa?

Odotamme yleensä innolla opiskelijaklubien tai -järjestöjen järjestämiä tapahtumia. Nämä projektit ovat yleensä johtajien ja ylioppilaskunnan jäsenten odotetuimmat tehtävät. Ei ole väliä onko mainittu tehtävä iso vai pieni projekti niin kauan kuin opiskelijat voivat osallistua.

Seuraava näyttää vaiheittaisen oppaan oppilaiden asioiden järjestämisestä.

1. Aikataulu kokoukseen organisaation toimeenpanevan komitean kanssa. Nämä ovat järjestöjen johtajia tai virkamiehiä. Tyypillisesti johtaja on jäsenyydelle, rahoitukselle, ulkoasioille, tutkijoille ja muille organisaatiosi tavoitteista riippuen.
2. Kokousten aikana tiedä suunnitellun tapahtuman tarkoitus. Aiotko kerätä varoja, lisätä tietoisuutta, mainostaa klubiasi mm.?
3. Päätä kriittisistä yksityiskohdista. Tämä sisältää tapahtuman tyypin, päivämäärän ja paikan. Esimerkkejä näistä tapahtumista ovat konsertit, urheilujuhlat tai jopa yksinkertainen yleiskokous. Päivämäärän kannalta on tärkeää miettiä, onko tulevia tutkimuksia ja vapaapäiviä. Paikan on oltava luonnollisesti kaikkien opiskelijoiden käytettävissä. Jos ei, kuljetus on järjestettävä.
4. Delegoi yksityiskohtaiset ja tarkat tehtävät. Nämä ovat logistiikasta, ruoasta, rekisteröinnistä, mainonnasta, työvoimasta, ohjelmasta, kutsuista, isännästä, rahakkeista ja monista muista vastaavat henkilöt.
5. Tee kaavio, joka osoittaa seuraavat tiedot:

• Mitä - tehtävän nimi (esimerkki: Paikan koristelu)
• Kuka - vastuuhenkilö tai vastuullinen toteuttaja, lisää myös mukana olevat tiimin jäsenet (esimerkki: taiteellinen johtaja ja komitean jäsenet)
• Missä - sijainti (esimerkki: yliopiston sali)
• Milloin - aika ja päivämäärä (esimerkki: 11. joulukuuta 2009, klo 8)
• Kuinka - toimintatapa sisältää menettelyt (esimerkki: Pojat ovat vastuussa näyttämön perustamisesta, kun tytöt koristavat sisäänkäynnin. Kaiken on oltava kunnossa klo 11 mennessä)
• Tarvittavat materiaalit - rekvisiitta jne. (Esimerkki: kreppipaperi, pressu jne.)

1. Esitä aikataulu ja äänestä, jos tavoitteet ovat saavutettavissa. Varmista, että annat korvauksen, jotta jos jotain menee pieleen, koko asia ei vaikuta siihen.
2. Ennen kokouksen hylkäämistä vaaditaan määräaika lopulliseen esitykseen. Ilmoita valiokunnalle tilapäivitysten päivämäärät, jotta he voivat pitää sinut ajan tasalla.
3. Sitten johtajat tapaavat komitean jäsenet. Heidän on myös työskenneltävä käyttäen # 5 esitettyä kaaviota.
4. Tiiminvetäjänä sinun on oltava käytettävissä aina, kun on kysyttävää.
5. Aikana tilapäivitystä kokous, johtajat on esitettävä kaikki vaihtoehdot ja haasteita, jotka saattavat tapahtua. Älä anna kokouksen päättyä saavuttamatta tavoitteita ja viimeistelemättä kaikkia yksityiskohtia.
6. Valmista ennen viimeistä kokousta tarkistuslista huolenaiheista ja kysymyksistä, joihin tulisi vastata. Anna varautumissuunnitelma vain siinä tapauksessa, että odottamattomia ongelmia ilmenee.
7. Viimeinen kokous: Ole positiivinen ja energinen, jotta koko joukkueella on korkea mieliala.
8. Päivä ennen tapahtumaa: Tapaa tiimisi ja tarkastele tehtävät nopeasti.
9. Pidä hauskaa itse tapahtuman aikana! Jos on pieniä virheitä, päästäkää irti ja ottakaa vain huomioon sen jälkeen tehdyt oppitunnit.
10. Tapahtuman jälkeen kiitos kaikkia hänen parhaansa tekemisestä.