Jos järjestät konsertin, sinun on ensin varattava esiintyjät, ennen kuin etsit paikkaa.
Tapahtuman koordinointi on usein valtava yritys. Sinulla olisi oltava maaginen kosketus saada ihmiset toimimaan yhdessä synkronoituna ja synergiassa keskenään. Olitpa järjestämässä häät, pienen juhlan tai suuren konsertin, kaikki johtuu kyvystäsi suunnitella ihmisiä, palveluntarjoajia ja toimittajia mahdollisimman nopeasti ja halvimmalla hinnalla.
Tässä on muutama asia, joista sinun on pidettävä huolta koordinoidessasi tapahtumaa.
Aika ja päivämäärä. Ensinnäkin tulisi tietää mitä ja milloin. Millaista tapahtumaa aiot koordinoida? Onko se juhla? Onko se konferenssi? Etsi aika ja päivämäärä, jolloin mukana olevat ihmiset ovat vapaita ja käytettävissä.
Lahjakortti
Ihmiset. Tunne etukäteen tapahtumasi tärkeät ihmiset. Kuka kutsutaan? Kuinka he pääsevät sinne? Jos järjestät konsertin, sinun on ensin varattava esiintyjät, ennen kuin etsit paikkaa. Jos varaat konferenssin, pääpuhujien ja paneelien on oltava käytettävissä myös sinä aikana ja päivämääränä. Ammattilaiset perivät yleensä lahjakkuus- tai esiintymismaksun, joten ota tämä huomioon suunnitellessasi tapahtumaa.
Paikka. Sitten sinun on löydettävä paikka järjestää tapahtuma. Varmista, että se on ilmainen käytettäväksi sinä päivänä ja kellonaikana, jolloin tarvitset sitä. Paikasta riippuen joudut yleensä varaamaan tämän muutama viikko etukäteen (jotkut jopa vaativat varauksen kuukausia etukäteen, suosion vuoksi). Varatessasi paikkaa, sinua saatetaan pyytää maksamaan varausmaksu, joka on yleensä vähennyskelpoinen tai kulutettavissa paikan hinnasta.
Vaihe miehistö
Tärkeää on muistaa tapahtuman koordinoinnissa, että sen on oltava tiimityötä.
Toimittajat ja palveluntarjoajat. Riippumatta siitä, mitä tapahtumaa koordinoit, sinun on hankittava eri toimittajien ja toimittajien palvelut. Häät ja konferenssit vaativat tavallisesti ateriapalvelua tai ateriaa. Usein tämä on myös paikan, erityisesti hotellien, tarjoama palvelu. Muun tyyppiset tapahtumat tarvitsevat myös useita muita palveluntarjoajia. Esimerkiksi konsertti vaatii näyttämöryhmän ja jopa varajäsenet. Juhlat edellyttävät viihdettä, kuten taikuri tai muusikko.
Logistiikka. Itse tapahtuman aikana sinun on huolehdittava logistiikasta. Tähän sisältyy turvallisuus, sisäänkäynti ja majoitus ja vastaavat. Konferensseja varten tämä sisältää vastaanottoalueen, johon ihmiset kirjautuvat sisään, saavat neuvottelupakettinsa ja muita materiaaleja. Konsertteja varten logistiikkatiimin olisi voitava tarkistaa liput ja päästää kaikki sisään järjestyksessä.
Talousarvio. Suuri osa on koordinoida tapahtuman liittyy talousarvioon. Jos tapahtumasi on tarkoitus kerätä voittoa tai kerätä varoja, kuten konsertti tai konferenssi, voit pyytää sponsoreita laskuttamaan tapahtumasi vastineeksi markkinointimateriaalien näkyvälle näkyvyydelle. Jos kyseessä on juhla tai häät, isännillä tulisi olla ensinnäkin budjetti aterioihin, tapahtumapaikkaan, viihteeseen ja muihin tapahtuman osa-alueisiin. Rajoitettujen resurssien vuoksi sinun on käytettävä näitä viisaasti.
Tärkeää on muistaa tapahtuman koordinoinnissa, että sen on oltava tiimityötä. Älä yritä tehdä kaikkea itse. Siirrä pienet tehtävät osaaville ihmisille. Mikrohallinnan sijaan katso suurempaa kuvaa. Muista seurata eri tehtävien ja virstanpylväiden etenemistä varmistaaksesi, että kaikki on aikataulussa.
