Keynote-puhuminen on hankittu taito, ja sinun on varmistettava, että kutsut oikean pääpuhujan.
Konferensseja järjestäville on hyvin tiedossa, että puhujat voivat tehdä tapahtuman tai rikkoa sen. Suuri osa konferenssin tuloksista riippuu läsnä olevien puhujien tyypistä. Keskeisen puhujan määritelmä on sellainen, joka pitää puheen aiheesta, hänellä on laaja tietämys aiheesta ja on taitava puheiden pitämiseen. Keynote-puhuminen on hankittu taito, ja sinun on varmistettava, että kutsut oikean pääpuhujan.
Kutsu pääpuhuja puhumaan selvittämällä, miten häneen voi ottaa yhteyttä. Ota yhteyttä hänen sihteerinsä kanssa ja kysy häneltä, onko puhuja käytettävissä tapahtumasi päivänä. Se olisi tuhlaa vaivaa käydä läpi muut vaiheet, jos hän on jo varattu sinä päivänä.
Lähetä seuraavaksi virallinen kutsu puhujalle. Voisit lähettää hänelle kirjeen tai vierailla hänen toimistossaan ja antaa hänelle kirjeen. Esittele itsesi ja organisaatiosi. Anna lyhyt, mutta yksityiskohtainen kuvaus tapahtumasta ja miksi olet valinnut hänet puhujaksi. Jos olet kutsunut häntä aikaisemmin, ilmaise, kuinka paljon yleisösi arvosti häntä silloin ja että odotat innolla työskentelyä hänen kanssaan uudelleen.
Muista korostaa, milloin tapahtuma on ja milloin hänen on ilmoitettava sinulle, jos hän voi osallistua vai ei. Kutsu pääpuhuja kauan ennen seminaaria. Konferenssin puhujat tarvitsevat aikaa materiaaliensa valmisteluun, ja jos he kokevat, että valmisteluun ei ole tarpeeksi aikaa, he saattavat hylätä kutsusi.
Mainitse tapahtumasi julkisuus, joten pääpuhuja houkuttelee hyväksymään kutsusi. Olisi hyvä idea, jos tapahtumallasi olisi oma lehdistötiedote, jotta pääpuhujalla olisi enemmän kannustimia hyväksyä. Kerro hänelle, että tapahtuman julisteissa on hänen nimensä.
Kutsu pääpuhuja puhumaan selvittämällä, miten häneen voi ottaa yhteyttä.
Jätä yhteystieto, jotta puhuja voi ottaa sinuun yhteyttä. Varmista, että joku on aina lähellä vastaamaan puhelimeen. Ei vain tarvitse olla puhujan puhelu eikä ole ketään vastaamaan hänelle.
Älä myöskään unohda soittaa jatkokutsu. Se saa pääpuhujan tuntemaan, että olet todella kiinnostunut saamaan hänet tapahtumaan, ja mikä tärkeintä, se muistuttaa häntä tapahtumasta. Konferenssin puhujat ovat kiireisiä ihmisiä, joten et voi odottaa heidän muistavan kutakin kutsua.
Jos pääpuhuja hyväksyy kutsusi, kiitä häntä ja nimeä joku organisaatiossasi koordinoimaan hänen kanssaan. Anna hänelle lisätietoja tapahtumasta, kuten paikka, lennon aikataulu, jos hän lentää muualta, ja tapahtuman ohjelma.
Kysy häneltä kohteliaasti hänen palkkioistaan. Ammatilliset palkkiot ovat tahmea asia, joten muista keskustella niistä oikealla tavalla. Jos sinulla ei ole varaa hänen palkkioihinsa tai jos uskot niiden olevan liian korkeita, kysy häneltä hienosti, voiko hän alentaa niitä. Esitä muita kannustimia, jotka voisivat kompensoida hänen tarjoamiensa palkkioiden ja tarjoamasi eron. Kerro hänelle, että hän voisi mainostaa kirjaansa tapahtuman aikana, tai hän voi kytkeä ohjelman, johon hän kuuluu. Ole innovatiivinen.
Seuraa vain näitä vaiheita, ja haluamasi pääpuhujan kutsuminen tapahtumaan on helppoa.
