Johdonmukaisuus on elintärkeää ammattimaisen tekstin muokkauksessa, joten pidä tyylitaulukkoa varmistaaksesi, että noudatat samoja sääntöjä kaikkialla.
Jos tuot ammattiasiakirjoja - olitpa sitten copywriter, PR, pienyrityksen omistaja, markkinointipäällikkö, lehdistövirkailija tai muu mediaammattilainen - sinun on kopioitava muokattava teksti kirjoittamalla ennen lähettämistä asiakkaille tai potentiaalisille asiakkaille. Kopioiden muokkaus parantaa kirjoittamisen laatua, vakuuttaa asiakkaille, että olet kykenevä liiketoiminnan asiantuntija, ja lisää kirjoittamallesi uskottavuutta ja vaikutusta.
Mutta hyvä kopioiden muokkaus osoittaa, että olet älykäs liike-elämän ammattilainen, jolla on jotain tärkeää sanottavaa.
Tässä on yhdeksän liikekirjoittajien muokkaussääntöä:
Lue hitaasti. Ajan ottaminen on todella avain kopioiden muokkaamiseen. Kun luova työ on tehty, on helppo tuntea, että työ on ohi. Mutta se ei ole. Osoita aika kopioinnin muokkaamiseen - mieluiten vähintään 30 minuuttia tuhatta sanaa kohden. Lue HIDASTI, lukemalla ääneen tarvittaessa edistyksen estämiseksi. Huomaat virheet olemalla hitaita ja pedanttisia, ei skannaamalla asiakirjoja nopeasti. Lue asiakirjat vähintään kaksi kertaa, ja yli 10000 sanan kohdalla sinun tulisi pyrkiä kolmeen lukemiseen. Yritä pitää tauko lukemien välillä, jotta vältät tekstin ulkoa muistamisen ja sen lukemisen, jonka odotat näkevän virheiden sijaan. Tutki jokainen sana ja välimerkki, ja jos et ole varma mistä tahansa, tarkista se uudelleen.
Lisää substantiiveja (nimet, paikat jne.) Sanasi sanakirjaan. Eikö tekniikka ole ihmeellistä? On sanomattakin selvää, että Microsoft Wordin on tarkistettava ammattimaisen tekstin oikeinkirjoitus ennen lähettämistä asiakkaille. Mutta kun kopioit muokkausta, sinun on myös tarkistettava kaikki oikeat substantiivit, joita Microsoft Word-oikeinkirjoituksen tarkistaja ei tunnista. Tarkista oikeinkirjoitus sanakirjassa tai verkossa ja lisää oikeinkirjoitettu ja isoilla kirjaimilla kirjoitettu sana Microsoft Word- sanakirjaasi - käyttämällä Lisää-painiketta Oikeinkirjoitus ja kielioppi -ponnahdusikkunassa. Tämä puolittaa kopioinnin muokkausaikasi tulevaisuudessa ja auttaa poistamaan oikeinimien kirjoitusvirheet.
Luo virheloki. Kiinnitä tarkkaan huomiota useimpiin tekemiesi virheiden tyyppiin, joita oikeinkirjoituksen tai kieliopin tarkistaja ei poimi. Minulla on tapana unohtaa yhdistää sanat, kuten "to" ja "an". Minun on myös tiedetty kirjoittavan ajoittain "erikoisuus" "erikoisuuden" sijaan. Kirjaa virheesi ja varo ehdottomasti varoen niistä.
Ole tyylikäs. Tyylin käsikirja on kopioeditorin salainen paras ystävä ja kertoo kaiken, mitä sanakirjassa ei ole. Pitäisikö sinun esimerkiksi käyttää isoja kirjaimia? Kuinka sinun tulisi alustaa kappaleen otsikko? Mitkä sanat tulisi kirjoittaa isolla kappaleen otsikossa, jos sellaisia on? Mihin sinun pitäisi laittaa pilkut? Sanomalehdillä on yleensä oma 'talotyyli' ja vastaava hakuteos, mutta jos työskentelet freelancessa tai mainostoimistossa, paras vaihtoehto on ostaa Oxford Style Manual ja noudattaa sitä uskonnollisesti. Voit myös kysyä asiakkailtasi, onko heillä 'talotyyli', ennen kuin aloitat kirjoittamisen (vaikka useimmilla heistä ei ole aavistustakaan siitä, mistä puhut).
Katso se. Jos et ole varma jostakin, olipa kyseessä sitten substantiivin oikeinkirjoitus tai oletko sijoittanut puolipisteen oikein, etsi se. Siinä ei ole häpeää. Englannin kieli on laaja, monimutkainen asia, ja jopa kokeneimmat kirjailijat tarkistavat usein käyttävänsä sitä oikein. Käytä tyylikäsikirjaasi, sanakirjaasi ja Googlea tarkistaaksesi kirjoituskyselyt, ja kannattaa tarkistaa myös Google-luvut, päivämäärät ja tosiasiat. Älä luota itseesi - on hälyttävän helppo unohtaa miljoona kertaa käyttämäsi sääntö, varsinkin jos etsit useita sääntöjä päivässä. Juuri eilen jouduin tarkistamaan, tarvitsiko 'kesä' isoa kirjainta, vaikka opin tämän nimenomaisen konventin nuoremmasta koulusta!
Pidä tyylityötä. Johdonmukaisuus on elintärkeää ammattimaisen tekstin muokkauksessa, joten pidä tyylitaulukkoa varmistaaksesi, että noudatat samoja sääntöjä kaikkialla. Kyllä, käytä tyylikäsikirjaa, mutta joskus tietyllä asiakkaalla on vain vähän outoja piirteitä, ja sinun on varmistettava, että kirjaat nämä samalla tavalla koko asiakirjassa - ja ehkä myös tulevissa asiakirjoissa. Jos esimerkiksi sinä tai asiakkaasi päätät, että kaikkien tärkeimpien otsikoiden on oltava erittäin hyvä syy pienillä kirjaimilla, kirjoita tämä muistiin. Jos et pidä kirjaa, on helppo päästä asiakirjan puoliväliin ja ajatella: 'Tyhmä minä! Olen kirjoittanut kolme ensimmäistä otsikkoa pienillä kirjaimilla. Parannan sen paremmin... ''
Tulosta teksti. Oman silmän vuorovaikutuksessa eri tekstiä ruudulla. Meillä on tapana katsoa sen taakse ja jättää huomiotta keskeiset virheet. Joten tulosta teksti, kun muokkaat - olet tarkempi.
Asiakas on aina oikeassa. Jos kirjoitat asiakkaalle, voit neuvoa englannin oikeaa käyttöä, mutta kun kaikki on sanottu ja tehty, heidän sanomansa menee. Sinun tehtäväsi on varmistaa, että noudatat sääntöjä johdonmukaisesti, ja ehdottaa kohteliaasti tarvittaessa vaihtoehtoja. Mutta jos asiakkaasi haluaa, että sana Afrikka alkaa pienillä a-kirjaimilla, oletetaan, että heillä on siihen hyvä syy ja noudata sitä, mitä sinulta pyydetään.
Ja lopuksi...
Kukaan ei ole täydellinen. Virheitä tapahtuu, eikä kukaan voi odottaa sinun olevan 100% täydellinen, 100% ajasta. Satunnaisia epätarkkuuksia tapahtuu parhaimmillemme. Mitä enemmän kokemusta sinulla on, sitä vähemmän virheitä teet, joten ole helppo itsellesi, jos olet uusi tässä kaikessa. Muista: luovuus on kirjoituksen tärkein osa. Mutta hyvä kopioiden muokkaus osoittaa, että olet älykäs liike-elämän ammattilainen, jolla on jotain tärkeää sanottavaa.
