Kuinka lisätä tuottavuuttasi?

Suurin osa ihmisistä viettää noin 150 tuntia vuodessa asioiden etsimiseen. Miksi?

1. Tietojen luokittelu, arkistointi ja noutaminen ei ole pieni yritys, kuten seuraava skenaario osoittaa. Löydät autonvuokrasopimuksen ja kohtaat heti joukon kysymyksiä. Onko olemassa olemassa olevaa vuokra-autoja koskevaa tiedostoa? Jos on, niin missä se on? Jos ei, pitäisikö uudessa tiedostossa olla merkintä "auto" tai "ajoneuvo" tai "leasing" tai auton merkin ensimmäinen kirjain...? Pitäisikö kaikki tämän auton asiakirjat sijoittaa yhteen tiedostoon vai pitäisikö erillisiä tiedostoja vuokralle, vakuutuksille, huollolle jne.? Entä jos muiden on haettava tiedosto? Kuinka he etsivät sitä?

   Kun olet miettinyt näitä kysymyksiä, olet paitsi uupunut, myös täysin hämmentynyt ja epävarma siitä, mitä tehdä seuraavaksi. Et halua käyttää aikaa etiketin valmistelemiseen (tai pyytää avustajaasi tekemään sen) tietäen, että käsillä on monia muita tärkeitä tehtäviä, mutta tiedät, että se on tehtävä. Joten teet sen, vaikkakin paheksuttavasti. Kun etiketti on kädessä, siirryt arkistokaappiin ja huomaat, että sille ei ole tarpeeksi tilaa siirtämättä koko laatikon sisältöä. Kun olet tehnyt sen, laitat sen vihdoin paikalleen. Kun lopetat arvonnan, kysyt itseltäsi vielä muutaman kysymyksen: "Kun tarvitsen tätä vuokrasopimusta viikossa, kuukaudessa tai vuodessa, tarkastelenko kohtaa" l "tai" c "tai" v "vai....? Kuinka kumppanini etsii sitä? "Väsynyt prosessista, siirryt mielellään seuraavaan tehtävään riippumatta siitä, mitä se voi olla, kunhan se ei ole arkistointi.

2. Kuvittele nyt täysin erilainen ja vaivaton paradigma. Noutat samat asiakirjat ja kirjoitat "auto" ja "vuokra" tietokoneen näytön ikkunaan. Jos toinen tiedostonimi sisältää nämä sanat, ohjelma ilmoittaa siitä sinulle. Koska mikään ei näy, tiedät, että järjestelmässäsi ei ole autovuokraustiedostoa. Nimeät sitten tiedoston. Oletetaan, että kutsut sitä "autonvuokraukseksi". Sitten siirryt avainsanaosioon ja kirjoitat sanan, jonka sinä tai muut saatat liittää tähän tiedostoon, kuten "ajoneuvo", "auto", "vuokra", "Volkswagen". Lopetat kirjoittamisen sekunneissa ja pudotat asiakirjat riippuvaan tiedostoon 28; näytöllä näkyvä numero.

   Kaksi kuukautta myöhemmin tarvitset autovuokraamon, joten etsit sanaa "auto" tai "Volkswagen" tai "ajoneuvo" tai "vuokra" tai mikä tahansa näiden sanojen yhdistelmä. Tietokoneesi kertoo heti, että se on tiedostossa 28. Sekuntia myöhemmin tiedosto on käsissäsi. Vielä parempi, olet poissa toimistosta ja sinun on tarkistettava vuokrasopimus. Avustaja tekee saman haun, etsii tiedoston välittömästi ja antaa sinulle tarvitsemasi tiedot.

   Tämän kaltaisella numeerisella arkistointijärjestelmällä ei ole tilaa tulkinnalle. 1 seuraa 2 seuraa 3 jaksoa. Tämä yhdistettynä avainsanahakutoiminnon voimaan muuttaa arkistoinnin tyhmäksi järjestelmäksi, joka toimii yhtä hyvin kaikenlaisille ajattelijoille ja arkistoijille. Arkistointi- ja hakuprosessissa säästetty aika voidaan käyttää muihin tehtäviin. Pahentuminen on kadonnut. Tuottavuus paranee.

   

3. Työkalut
   • Jos haluat muuntaa numeeriseksi järjestelmäksi, tarvitset runsaasti riippuvia tiedostokansioita. Varmistaaksesi, että pysyt arkistoinnin päällä, pidä aina enemmän ripustettavia tiedostoja laatikossa kuin oletat tarvitsevasi.
   • Paperitiikeri ohjelma on suunniteltu numeeristen arkistointia. Niille, jotka eivät pysty tekemään paradigman muutosta heti, samaa järjestelmää voidaan käyttää tiedostojen järjestämiseen aakkosjärjestyksessä. Totta puhuen, kokenut lukujen voiman, useimmat lopulta muuttuvat numeeriseksi järjestelmäksi.
   • Toinen vaihtoehto on käyttää Microsoft Excel -ohjelmaa. Vaikka se on vähemmän käyttäjäystävällinen, se on maksuton vaihtoehto Paper Tiger -ohjelmiston ostamiselle.

Standardoitu, helppokäyttöinen arkistointijärjestelmä saattaa tuntua jalankulkijalta. Kaukana siitä. Se on tehokkuuden ja tuottavuuden perusta yrityksille ja yksityishenkilöille. Arvioi omasi, ja jos huomaat usein joutuneensiirto- ja noutosummien tarttumiseen, on todennäköisesti muutoksen aika.