Tulet yllättymään siitä, mitä tarpeettomia papereita olet vielä onnistunut viilentämään.
Muistioiden, laskujen, ilmoitusten ja lehtisten määrä ei koskaan näytä loppuvan. Tuntematta miksi, huomaat pian olevan vuori paperia ja nyt et edes tiedä mistä aloittaa.
Älä paniikkia. Paperipinoistasi on tie. Järjestäminen on helpompaa joillekin kuin toisille, mutta sinun on tehtävä se hallitsemaan pinottujen paperipinoiden määrää. Lue alla olevat vaiheet ja käytä sitä työpöydällesi, keittiön tiskille, hyllyille, laatikoille tai mihin tahansa muuhun paikkaan.
Lue tiedot, tee mikä on tarpeellista, heitä ne sitten tai arkistoi ne oikein.
Näin voit valloittaa paperipinot.
Älä viivyttele! Osoita kasaasi tänään, muuten se vain lumipalloa jättimäiseksi paperivyöryksi. Tee nykyiselle paperin sotkulle kolme paalua: Tarvitsee huomiota; Säilytä arkistointia varten; Roskakori. Ensimmäinen kasa olisi erille, kuten erääntyvät laskut, luettavat muistiot, lähetettävät laskut tai mikä tahansa muu, joka vaatii jonkin verran huomiota. Toinen kasa on kohteille, joihin olet jo osoittanut, mutta saatat odottaa vastausta tai oikeudellisesti tärkeitä asiakirjoja. Viimeisen kasan tulisi olla suurin, koska juuri tämä muodostaa sotkusi. Heitä pois vanhat kuitit, joita et tarvitse veroilmoituksiin, lehtisiä, lukemasi toimistoilmoitukset, maksetut laskut ja kaikki muu, mikä ei enää vaadi huomiota.
Toimi tarpeisiisi kiinnittyvän kasan kanssa heti. Lue tiedot, tee mikä on tarpeellista, heitä ne sitten tai arkistoi ne oikein. Jos jätät jotain, varmista, että et vain pakkaa kaikkea yhteen kirjekuoreen. Hanki useita tiedostokansioita ja merkitse ne oikein. Laita sitten jokainen paperi vastaavan kansion alle. Tiedät, että sinulla on hyvä arkistointijärjestelmä, jos toinen henkilö voi tulla sisään (kuten avustaja tai puoliso) ja hakea tietoja tiedostoistasi.
Avaa uusi sähköposti heti ja selvitä, onko se tarpeen. Laskujen kohdalla voit korostaa eräpäivän ja eräpäivän ja alkaa sitten pitää niissä kansiota tai lokeroitua harmonikkakuorta. Voit myös rekisteröityä automaattiseen laskutusjärjestelmään. Vähennä paperin käyttöä maksamalla laskuja verkossa tai puhelimitse. Heti kun se on maksettu, heitä lasku pois. Pidä sitä korkeintaan, kunnes saat seuraavan kuukauden lausunnon.
Pysäytä tarpeettoman paperin sisäänvirtaus. Automaattisesti heittää roskapostin, valikko lehtisiä ja tiedotteita heti saat ne. Älä huijaa itseäsi uskomaan, että saatat tarvita siinä jonkin aikaa tietoa tulevaisuudessa. Jos sitä ei ole tapahtunut viimeisten kolmen kuukauden aikana, et koskaan tarvitse sitä. Älä huoli. Saat enemmän postitse!
Siirrä tärkeimmät tiedot vain päätiedostoon ja heitä loput pois. Jos sinulla on pino toimitusvalikkoja, kopioi vain nimi ja puhelinnumero päätiedostoon. Voit aina soittaa kysyäksesi, mitä he tarjoavat. Älä säilytä vanhojen aikakauslehtien kokonaisia numeroita. Kopioi vain haluamasi sivu ja heitä loput. Anna käyntikorttien tiedot kämmentietokoneellesi tai tee Excel-tiedosto sähköistä käyttöä varten.
Yritä olla paperiton. Lue sähköpostisi tulostamisen sijaan. Lähetä tietoja sähköisesti niin paljon kuin mahdollista.
Tyhjennä tiedostosi vähintään kolmen kuukauden välein. Tulet yllättymään siitä, mitä tarpeettomia papereita olet vielä onnistunut viilentämään.
Kun olet järjestäytynyt, dokumenttien löytäminen on helpompaa. On mahdollista valloittaa paperipino, joten aloita jo tänään!
