Kuinka siirtää paperinkäsittely mobiililaitteeseen?
Jarno Hepomäki
• 5 min lukea
• Säästät aikaa tallentamalla kaikki tiedot mobiililaitteisiin toimistotietokoneiden sijaan.
Älypuhelimet ja kämmentietokoneet ovat olleet valtava panos siihen, kuinka monta yritystä tänään harjoittaa liiketoimintaa, etenkin niitä, joilla on paljon liikkuvia työntekijöitä. Suurin etu, jonka nämä laitteet antavat, on se, että ne antavat liikkeellä olevan miehen tehdä oikean päätöksen oikeaan aikaan ilman viivytyksiä tai odottamatta syötteitä toimistolta tai edes odottamalla tietojen ja yksityiskohtien saapumista yksinkertaisesti sanottuna he antavat tehtäväkriittisen tiedon heidän käsiinsä juuri silloin, kun he sitä tarvitsevat, koska hänellä on pääsy kaikkiin tietoihin, joita hänen on toimittava välittömästi. Paperiprosessit ovat jo lähtemässä, ja niitä pidetään usein pelkkänä ajan, musteen ja paperin tuhlauksena ja tarpeen pitää kirjaa, joka saattaa kulua tai vahingoittua helposti.
Mobiililaitteet auttavat asettamaan työkalut työntekijöiden käsiin, joiden avulla he voivat tehdä sekunnin pituisia päätöksiä tietäen, että heillä on oikeat tiedot ja he voivat tehdä oikean päätöksen näiden tietojen perusteella. Näitä työkaluja käyttämällä työntekijöillesi on lukuisia etuja.
GPS-seuranta auttaa
Aikasäästö • Säästät aikaa tallentamalla kaikki tiedot mobiililaitteisiin toimistotietokoneiden sijaan. • Käyttämällä liikkuvia laitteita siirtää tietoja muihin tietokoneisiin avulla langattoman verkon • Tiedonkeruu tulee nopeammin sisäänrakennettu tai kiinnitetty viivakoodilukijoiden • tiedot voidaan merkitä alalla itse ja tarkistettu sekä ilman huolia siitä puuttuu tietoja jne • GPS-seuranta auttaa säästämään matka-aikaa
Kustannussäästöt • Auttaa vähentämään polttoainekuluja, koska toimistolta ei tarvitse ajaa edestakaisin. Langaton yhteys auttaa liikkuvaa työntekijää saamaan tilauksia taustatoimistosta, koordinoimaan toimintoja ja ilmoittamaan toteutetuista toimista. • Auttaa vähentämään työssäkäyvien ihmisten määrää, koska hallinnollista varmuuskopiota tai välittäjiä ei tarvita. Tehokkuutta parannetaan, kun useita töitä suoritetaan samanaikaisesti. • Kannettaviin tietokoneisiin ja muihin laitteisiin tuhlatut rahat voidaan pysäyttää. Kannettavat tietokoneet ovat pitkällä aikavälillä halvempia, koska ne ovat yksi korvike digitaalikameralle, GPS-laitteille, viivakoodilukijoille ja paperilomakkeille.
Yksi synkronoitu alusta
Useiden osastojen välinen koordinointi • Älypuhelimet ja kämmentietokoneet tarjoavat yhden synkronoidun alustan, joka voi automatisoida koko liiketoiminnan kokoamalla yhteen eri divisioonat. • Ne auttavat myös koordinoimaan kirjanpito-osiota nopeamman käteisvarojen maksamisen ja keräämisen helpottamiseksi. ja käyttö muissa osastoissa • Läpinäkyvyys kenttätyössä reaaliaikaisen hallinnan näkyvyyden avulla
• Syötettyjen tietojen tarkkuus on suurempi ja voidaan tarkistaa eri vaiheissa. • Laskenta ja data-analyysi voidaan tehdä itse kentällä
• Mobiililaitteiden käyttäminen tiedonsiirtoon muihin tietokoneisiin langattoman verkon avulla.
Helposti formulised liiketoimintaprosessit • Useita liiketoiminnan prosesseja voidaan aloittaa kannettavat tietokoneet ja älypuhelimet työmaalla itse • Parhaat käytännöt hyväksymän määrittämällä mobiiliohjelmistojen ratkaisuja ja niitä voidaan soveltaa kentällä sekä
Inhimillisten virheiden vähentäminen • Laskutusriidat minimoidaan, koska tilintarkastustiedot voidaan tarkistaa itse paikalla. • Inhimillisten virheiden ja kirjoitusvirheiden määrä on pienempi, koska liiketoimintaprosessit ovat automatisoituja ja useita tarkistuksia tehdään • Erityisesti lukukelvottomia käsinkirjoitettuja tietoja ei ole enää tarvita tietoa • Digitaaliset kuvat tehtävien aikaan poista mitään mahdollisuutta ratkaiseminen • erittäin tehokas koneita tyhjäksi mahdollisuus tietojen menetyksen ja varmuuskopiot ovat aina käytettävissä • on näyttöä kaikki toiminta, eikä työtä jää pimeiltä
Luotettava henkilöstö- ja tuoteseuranta • Työpaikan ajoitukset, nimittäin sisään- ja uloskirjautumisajat, tallennetaan tarkkaan työ- ja aika-arvioon. • Koulutus voi tapahtua paikan päällä ja laajentaa video- ja äänilaitteiden kautta liikkuville ihmisille • Digitaaliset allekirjoitukset Mobile Devicesin kaappaamat tiedot auttavat todistamaan työn ja toimituksen • Mobiilivarastoja voidaan hyödyntää pulan aikana ja siten välttää kriisi tai hätätilanne paitsi säästää polttoainetta, aikaa ja rahaa tuotteiden kiirehtimisessä päätoimipaikasta • Apua pitämisessä seurata varastotasoja ja toimitustilaa
Pidä etuna kilpailijoihisi nähden • Mobiiliteknologia, kuten älypuhelimet ja kämmentietokoneet, tarjoaa kilpailuedun välittömän työn näkyvyyden, tilin tilan, varastotason ja toimitustilan muodossa • Tarjoaa kilpailuetua asiakkaille ja etenkin niille, jotka haluavat välittömiä tuloksia ja enintään tietoja työn etenemisestä ja suorittamisesta • Työtä voidaan tarkistaa, ongelmat ratkaista ja muut riidat ratkaista pysymällä aina yhteydessä takatoimistoon
Kaikilla näillä eduilla yrityksen liikkuvuutta voidaan parantaa niin helposti ja se lisää tehokkuutta ja työskentelytahteja. Mobiililaitteet tarjoavat kilpailuedun kaikille yrityksille, ja yritys, joka ei käytä niitä, menettää pitkällä aikavälillä.
