Kuinka valmistaa päivittäinen tapaamiskalenteri?

On turhauttavaa ja kiusallista jättää tapaaminen, olla myöhässä tai jopa unohtaa kokous tai jättää ratkaisematon raportti. Olet ehkä sanonut itsellesi järjestäytyvän lukemattomia kertoja. Mutta miten?

Sinun on tiedettävä 3 asiaa:

1. Ymmärtää organisaation kysymykset ja tavoitteet.
2. Organisaatiotyökalujen käyttäminen.
3. Päivittäisten tehtävien hallinta.

Ensisijaiset vastuut nopeammin

Käytitpä henkilökohtaista järjestäjääsi, tietokoneen ajastinta, paperia ja kynää, muistilappuja tai kämmentietokonetta, vie jonkin aikaa suunnitellessasi päiväsi joka aamu. Onko sinulla selkeä käsitys, missä vietät suurimman osan työpäivästäsi ja missä haluat viettää aikaa. Luettele kaikki ensisijaiset työvelvollisuutesi, kuinka paljon aikaa vietät näiden tekemiseen, kuinka paljon aikaa sinun pitäisi käyttää ensisijaisten velvollisuuksien tosiasialliseen suorittamiseen ja tunnista, mikä estää näiden ensisijaisten tehtävien suorittamisen nopeammin. Aloita sitten päivittäisen tapaamiskalenterisi parissa.

Priorisoi säännölliset päivittäiset työt. Tee aina tärkeimmät asiat ensin. Harkitse värikoodausta päivittäisissä toimistotehtävissä tärkeysjärjestyksessä.

Olitpa paperi- tai sähköinen, sinun täytyy nähdä se viisaasti käyttääksesi aikaa. Paras on kalenteri, jolla on koko kuukauden näkymä. Sinulla voi olla myös päivittäinen tapaamiskalenteri, joka on jaettu 30 minuutin aikalohkoihin.

1. Kirjoita kaikki tunnetut tapaamiset, kokoukset, määräajat, ilmoitukset ja muut asiaankuuluvat tiedot kuukausikalenteriin. Pidä tämä näkyvissä ja käytettävissä.
2. Käytä päivittäistä kalenteriasi muistiinpanojen kirjoittamiseen, kuten tarkat kokous- ja tapaamisajat. Hyvä käytäntö on luetella tapaamasi henkilön puhelinnumero. Tämä on päivittäistä käyttöä varten.
3. Kun suunnittelet tapaamisia, varaa sopiva aika asiakirjojen valmisteluun, matka-aika ja jonkin aikaa aikaa säveltämiseen.
4. Älä pakkaa päivittäistä aikataulustasi liikaa. Levitä tapaamiset tasaisesti koko työviikkosi ajan.
5. Harkitse itsellesi tauko jokaisen työpäivän aikana - rentoutumiseen, meditaatioon, liikuntaan tai jopa lyhyeen tehoautoon tasapainosi ja työskentelysi tehostamiseksi. Tekijä tämä on myös päivittäinen kalenteri.
6. Anna itsellesi varoitus etukäteen. Jos merkitsit muistiin, että raportti erääntyy tiettynä päivänä, sinulla tulisi olla edeltävä merkintä, jossa kerrotaan, kun sinun on kirjoitettava raportti.

Yrityksen yhteystiedot

Teknisesti taitavammille henkilötietojen hallinta on paperittomia versioita, jotka tarjoavat jopa parempia vaihtoehtoja kuin kynä- ja paperikalenterit. Henkilökohtaisten ja yritystietojen tietokantaan pääsee yhdestä paikasta ja ne voidaan synkronoida niin, että sinun tarvitsee syöttää tietoja vain kerran, ja se tekee aikataulun ja tietojen muutoksen järjestämisen puolestasi. Näissä laitteissa on jopa tapaamismuistutuksia, joko ääni tai ponnahdusviesti. Ja on olemassa malli, joka sopii henkilökohtaisiin mieltymyksiin ja budjettiin. Esimerkkejä ovat Entourage, GroupWise, LotusNotes, Outlook, Palm ja Daylight. Voit jopa käyttää yhtä ilmaisista GoogleAppsista - Google-kalenteria - yrityksen sisäiseen käyttöön.

Valitun vaihtoehdon, paperiversion tai paperittoman version, näiden yksinkertaisten vaiheiden noudattaminen auttaa sinua järjestymään ja pitämään välilehtiä päivittäisissä tapaamisissasi, muistuttamaan kokouksistasi ja lähetyksistäsi ja antamaan sinulle yleisen ja tarkan kuvan työaikataulustasi - päivällä, viikolla tai kuukaudella.