Toimistotarvikkeiden ylläpitämisen ei tarvitse olla työlästä, aikaa vievää tai vaikeaa. Toimistotarvikkeiden ja -laitteiden ylläpitoon voidaan ottaa useita vaiheita.
Tee ensin luettelo toimistotarvikkeista, joita sinä tai organisaatiosi käyttävät, ja tee sitten luettelo siitä, kuinka monta näistä tarvikkeista käytetään kuukaudessa. Tätä luetteloa on käytettävä varastoluettelona. Kun olet nähnyt paperivarastovaatimuksesi paperilla, voit sitten alkaa laskea realistisen kuukausibudjetin toimistotarvikkeita varten.
Toimistotarvike
Tätä luetteloa voidaan muuttaa tai se voi olla erillinen tarkistuslista, jossa voit seurata kaikkia toimistotarvikkeita. koska kutakin tuotetta käytetään, kohteet voidaan tarkistaa, jotta tiedät tarkalleen, kuinka paljon jokaisesta tuotteesta on jäljellä. Merkitseminen tähän luetteloon, kun tarvikkeita on tilattava, voi säästää vaivaa ja vaivaa menemisestä ilman.
Toiseksi luo tavallinen toimistotarvikeluettelo; luettelo, josta työntekijät voivat tilata tarvittaessa seuraamalla toimitusluettelon sisältöä. Näin autat pitämään toimituskulut alhaisina ja autat vähentämään monia kysyttäviä kysymyksiä siitä, minkä tyyppisiä tuotteita tilata, koska luettelo on vakio; tarvittavan objektin haun poistaminen.
Kolmanneksi määritä ja ylläpidä toimistotarvikepolitiikkaa kaikille työntekijöille - ja pidä heidät sitten vastuussa. Tämä auttaa ylläpitämään budjettiasi ja pitämään kaikki tuotteet järjestyksessä ja järjestyksessä. Määräämällä vain yksi henkilö vastuuseen kirjautumaan ulos tarvikkeista työntekijöille, budjetti voidaan ylläpitää. Vähemmän tilauksia pitämällä kustannukset alhaisina ja tehokkaampina ja hallittavampina.
Paikalliset toimistotarvikekaupat
Neljänneksi, tarkista toimistotarvikkeet noin kahden tai kolmen kuukauden välein ja tarkista sitten kulut. Katso tiettyjä tuotteita ja katso, onko olemassa muita tuotteita, jotka voivat säästää enemmän rahaa ja tarjoavat silti hyvän tuotteen. Pyydä työntekijää tekemään vertailuostoksia. Käytä Internet-lähteitä ja paikallisia toimistotarvikekauppoja parhaaseen hintaan. Jos mahdollista, osta irtotavarana ja tarkista mahdolliset alennukset.
Viidenneksi, jos yrityksesi tai organisaatiosi on suuri tai laajenee, voi olla hyödyllistä kysyä kustakin osastosta yksityiskohtainen luettelo erityisistä tarvikkeista, kuten työntekijöiden henkilöstötiedostot ja tarkistusrekisterit.
Kuudenneksi, muista säilyttää kaikki kuitit, jotta voit vähentää toimistotarvikkeet. Vähennykset on lueteltava kiinteänä summana IRS-lomakkeella 8829. Varmista, että kaikista kuluista tehdään tarkat tiedot, sillä tämä auttaa veroaikana.
