Kuinka ylläpitää työntekijöiden henkilöstötiedostoja rikkomatta työ- ja työlainsäädäntöä?

Järjestettyjen henkilöstötiedostojen ylläpito on tärkeää jokaiselle yritykselle. Liittovaltion ja osavaltion lait eivät ainoastaan velvoita yrityksiä pitämään kirjaa tietyistä tiedoista, vaan asianmukainen tiedostojen pitäminen antaa yritykselle mahdollisuuden arvioida paremmin työntekijän suoritusta. Se voisi myös olla tekijä suojella työnantajan vastaan vastuun varten oikeusriitoja. Tässä on johdanto siitä, miten työnantajat voivat ylläpitää henkilöstötietoja työ- ja työlainsäädännön mukaisesti.

• Pidä kaksi asiakirjaa jokaiselle työntekijälle - henkilöstö- ja muut asiakirjat. Merkitse jokaisessa kansiossa työntekijän nimi (sukunimi, etunimi, keskikirjain). Laita henkilöstötietokansioon kaikki kyseisen työntekijän toimenkuvaan liittyvät asiakirjat, suorituksenarviointilomakkeet, työsuhde-etuussopimus, raportit kurinpitotoimista ja läsnäolotiedot. On hyödyllistä, jos käytät välilehtiä jokaiselle tietuetyypille. Sijoita kaikki työntekijöiden henkilökansiot turvalliseen paikkaan aakkosjärjestyksessä.
• Tee sairauskertomukset ja vakuutuslomakkeet erikseen. Sijoita sairaus- ja vakuutustietokansiot erillisiin säilytystiloihin, poissa henkilöstötiedostoista. Lääketieteellisiin asiakirjoihin on sisällyttävä lääkärintarkastuksen tulokset, lääkärin määräämät työrajoitukset, sairausloman aika, korvaushakemukset sekä huumeiden ja alkoholien testausta koskevat tiedot. ADA: lla tai vammaisilla eurooppalaisilla on tiukat säännöt tällaisten asiakirjojen pitämisestä luottamuksellisina. ADA: n piiriin kuuluvien työnantajien olisi tarjottava turvallinen ja rajoitettu pääsy varastointialueelle.

  

• Pidä kaikki i-9-lomakkeet yhdessä kansiossa ja valmiina tarkastusta varten. Täytä tämä työllisyyden kelpoisuustodistus kaikille työntekijöillesi, joille Euroopan kansalaisuus- ja maahanmuuttovirastot ovat myöntäneet luvan työskennellä Euroopassa. Koska hallitus voi pyytää näiden asiakirjojen tarkastamista, suojaa muiden tiedostojesi yksityisyyttä sijoittamalla kaikki I-9-lomakkeet erilliseen kansioon.
• Luo kirjallinen käytäntö asiakirjojen tietosuojaa koskevaa tallennusta, käyttöä ja tietojen levittämistä varten. Riitojen, sääntöjenvastaisuuksien välttämiseksi ja koulutuksen helpottamiseksi on kirjoitettava yrityksen menettelytavat kaikkien työntekijöiden kirjanpitoa varten. Siinä on ilmoitettava selvästi, kenellä on pääsy tiettyihin tiedostoihin. Sen olisi nimettävä osasto tai henkilö hoitamaan ja ylläpitämään kaikkia työsuhdetietoja. Varmista, että nimetty puolue on hyvin koulutettu osavaltioiden ja liittovaltion lait työntekijöiden tiedostojen hallintaan. Työnantajien, jotka toimittavat terveydenhoitosuunnitelmia, on myös noudatettava sairausvakuutuksen siirrettävyys- ja vastuuvelvollisuuslain rajoituksia. Sen lisäksi, että määrätään henkilöstö HIPAA valtuuttaa työnantajia hallitsemaan tietoja ja luomaan käytäntöjä näiden tietojen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi myös luomaan tapoja tiedottaa työntekijöilleen heidän yksityisyyden suojasta.

Kun olet perustanut hyvän arkistointijärjestelmän, työntekijöiden henkilöstötiedostojen ylläpito ei enää ole työläs tehtävä. On suositeltavaa tarkistaa ja tarkistaa nämä tietueet säännöllisin väliajoin poistaaksesi virheellisiä, epäolennaisia tai vanhentuneita tietoja. Koska lait vaihtelevat osavaltioittain, on kätevää pitää kopio tiedostojen säilyttämistä koskevista osavaltioiden laista sisällä, johon tallennat kaikki tietueesi.