Muistio on kirjallinen asiakirja, johon voidaan tallentaa tietoja tai tallentaa tapahtuman ehdot. Kerroshenkilöt voivat käyttää muistioita tai muistioita vain kommunikoida toisen kanssa tai esityksen aikana. Tekniset henkilöt käyttävät muistioita pyyntöjen, ilmoitusten tekemiseen tai joskus raporttien välittämiseen.
Kun välität mitään, tulee olla varovainen käytettävän muodon suhteen. Muistioformaatit voivat vaihdella tallennettavien asiakirjojen tyypin mukaan. Kaikissa muistiomuodoissa on kuitenkin hyödyllistä saada johdanto, muistion sisältö tai pääaihe ja johtopäätös. Yksinkertaisin muistilomakemuoto sisältäisi nämä kolme elementtiä. Kaikki muut muistomuodot sisältävät muunnelmia tai laajennuksia tähän.
Johdanto
Muistomuodon esittely voi olla yksi lause tai koko kappale tai useita kappaleita. Sen tulisi sisältää mahdollisimman vähän sanoja, joita yrität välittää. Jos esittely on liian pitkä tai yksityiskohtainen, voit menettää lukijan tai henkilön, jolle muistio on osoitettu, huomion.
Aine
Muistiorakenteen sisällön tulisi täsmentää johdanto ja antaa looginen johtopäätös, tehtävät asiat, perustelut muistiosta ja / tai muut tekijät, jotka ovat sopimuksen kohteena. Aineen tulee olla tarkka, ytimekäs ja heijastaa tarkalleen mitä haluat, eikä enempää eikä vähempää.
Muistiorakenteen sisältö sisältäisi tapauksestasi myös mielipiteesi, kommenttisi, suosituksesi tai kritiikkisi.
Johtopäätös
Muistomuodon johtopäätöksessä tulisi tiivistää mahdollisimman vähän sanoja, jotka aiotte välittää, ja on varmistettava, että yhteenveto jättää pysyvän vaikutuksen muistion lukijaan tai vastaanottajaan.
Valmiit muistion muodot v / s räätälöidyt muistion muodot
Kaikki tekstinkäsittely-ohjelmisto nämä päivät tarjoavat malleja varten muistion muodossa. Nämä muistilomakkeet vaihtelevat kuitenkin aiheen mukaan ja ovat hyvin pukeutuneita, jotta se näyttää houkuttelevalta. Mutta kun sinulla on edessään muistion formaatteja että vaativat erityisiä ehdot ja edellytykset, ulkonäkö muistion muodossa kantavat vähän tai ei ollenkaan merkitystä. Esimerkiksi muistioformaatit, jotka tallentavat tapahtuman ehdot.
Jokainen voi kirjoittaa muistion ja tehdä muistion muodon. Mutta mikä erottaa hyvän muistion muodon huonosta, on johdonmukaisuus, jota noudatetaan kirjoitettaessa muistioformaattia, kieli, ulkoasu, syntakse, välimerkit, kielen yksinkertaisuus ja ymmärrettävyys, kielioppi ja tietysti muistion muoto.
