Yrityssähköposti on vain sähköinen versio Internetin kautta lähetetystä yrityskirjeestä.
Yrityksen sähköposti on vain sähköinen versio liikekirje lähetetään Internetin. Yrityssähköpostit toimivat myös sisäisenä ja ulkoisena viestintämateriaalina. Pohjimmiltaan formatointia liiketoiminta sähköposti on hyvin samankaltainen, miten alustat muistioita. Ergo, muodon samankaltaisuus lukuun ottamatta joitain pieniä ominaisuuksia, joita esiintyy sähköposteissa, joita ei ole painettuina kirjeinä. Oikein muotoillun yrityssähköpostin muodostavat osat ovat seuraavat:
1. Otsikko. Yritysviestin otsikko koostuu kuudesta osasta, jotka sijaitsevat tyhjän kirjoitussivun yläosassa aina, kun valitset Kirjoita, Vastaa tai Lähetä edelleen. Tämä ominaisuus on käytettävissä vain sähköpostin yhteydessä, toisin kuin tavallisilla painetuilla kirjeillä. Nämä kuusi osaa ovat:
TO
Alkaen
CC
BCC
PÄIVÄMÄÄRÄ
Aihe
LIITETTY
BCC tarkoittaa sokeaa kopiota
Nämä kuusi kenttää eivät välttämättä ole aina näkyvissä automaattisesti. Sinulla on mahdollisuus aktivoida ATTACHED ja BCC tarvittaessa. FROM- ja DATE-tiedot eivät myöskään ole näkyvissä lähettäjän sivulla. LIITETTY aktivoituu, kun sinun on lisättävä muita tiedostoja kirjoitetun kirjeen lisäksi. CC tarkoittaa hiilikopiota, ja käytät tätä, jos sinun tarvitsee vain toimittaa kopio muille ihmisille ilman, että todella tarvitset vastausta heiltä. CC: tä käytetään, jos vastaanottaja ja CC-kentässä luetellut henkilöt tuntevat toisensa. Toisaalta BCC tarkoittaa sokeaa kopiota. Tällä on sama tarkoitus kuin CC: llä, mutta sitä käytetään, kun vastaanottaja ja henkilöt, joiden haluat lähettää kopioita, eivät tunne toisiaan. Tämä on oikea tapa lähettää useita kopioita yrityksesi sähköpostiviestistä, etenkin isännöitystä sähköpostista. Sähköpostin jakelun, riippumatta siitä, onko kyseessä henkilökohtainen sähköposti tai yrityksen sähköposti, tulisi ainakin noudattaa etikettiä. Etiketti on termi, jota he käyttävät viittaamaan etikettiin Internetissä.
2. Runko. Tämä on yksinkertaisesti yrityssähköpostin sisältö. Yleensä kappaleet ovat täydessä lauseessa. Lauseet ovat yhden välimatkan päässä. Ja vaikka sinulla on valintoja fontista, fontin väristä ja koosta, olisi muodollisempaa, jos pidät kiinni vakiofontista, joka olisi helppo lukijan silmissä, kirjasinkoko 12 ja kirjasimen väri musta.
Yrityksen yhteystiedot
Yrityssähköpostin tekeminen on yhtä helppoa kuin normaalin yrityskirjeen muotoilu.
3. Allekirjoituslohko. Tämä on viimeinen osa yrityssähköposteja. Tämä koostuu lähettäjän täydestä nimestä ja yrityksen yhteystiedoista. Sarja voi sisältää, mutta ei rajoitu, nimen, yrityksen sijainnin, yrityksen nimen, yrityksen osoitteen ja yhteyshenkilöiden numerot. Yleisemmin runko ja allekirjoituslohko erotetaan lyhyellä näppäimistörivillä alla olevan esimerkin mukaisesti:
*************************** Peter Connor Tapahtumapäällikkö kulissien takana Anytown , NY 12345 Ääni: 980576,5XXX Faksi: 980576,5XXX Sähköposti: peter.connor @ gmail.com
4. Tervehdykset ja ilmainen sulkeminen. Kirjoittaessasi sähköpostia sinun on erotettava, onko asianmukaista käyttää näitä vai ei. Kun puhut tuntemattomille ihmisille, rakas rouva Winterbourne ja kunnioittavasti omasi ovat muodollisia ilmaisuja, joita voisit käyttää. Muussa tapauksessa, jos yrityssähköposti toimii muistiona, sekä tervehdys että ilmainen sulkeminen hylätään.
Yrityssähköpostin tekeminen on yhtä helppoa kuin normaalin yrityskirjeen muotoilu. Ainoa merkittävä ero on, että sähköpostin kanssa sinulla on valmis käyttöliittymä.
