Jokainen osavaltio ja tietyt liittovaltion virastot vaativat asianmukaisesti täytettyjen yrityslomakkeiden jättämistä oikeaan aikaan. Tarkkojen lomakkeiden toimittamatta jättäminen ajoissa johtaa huomattaviin sakkoihin ja joissakin tapauksissa yrityksen purkamiseen.
Kun alkuperäiset organisaatiolomakkeet on jätetty asianomaiselle valtion virastolle, joka vastaa yritysten sääntelystä, on myös tehtävä vuosittaiset tai puolivuosittaiset päivitykset. Lisäksi, kun yritysjohdossa tai rakenteessa tapahtuu merkittäviä muutoksia, näistä muutoksista on tehtävä ilmoitukset.
Yhtenäinen kaupallinen koodi
Voi olla haastavaa määrittää, mitä on jätettävä ja milloin sen pitäisi olla. Jokainen valtio on säätänyt omat sääntönsä tälle prosessille. Monet ovat ottaneet käyttöön muunnelmia yhtenäisestä kaupallisesta koodista. Missä määrin valtiot ovat hyväksyneet tämän koodin, vaihtelee koodin ohittamisesta koko osien sanatarkkoon hyväksymiseen. Yritysvirkailijoiden olisi hyvä tutustua siihen, mitä heidän osavaltioidensa ja liittovaltion virastot, erityisesti Securities and Exchange Commission, vaativat ja milloin nämä ilmoitukset erääntyvät.
Kukin osavaltio ja Securities and Exchange Commission toimittavat postitse tai verkossa saatavissa olevat luettelot vaadituista hakemuksista yrityksen tyypin perusteella. Näiden asiakirjapakettien mukana tulee arkistointiohjeet. Joissakin osavaltioissa on jopa ladattavia tai täytettäviä lomakkeita verkossa ja ne mahdollistavat sähköisen lähettämisen. Huomaa kuitenkin, että tietyt valtioiden hyväksymät yhtenäisen kaupallisen koodin lomakkeet eivät ole saatavilla verkossa. Näitä voi ostaa aihioina lakimiehen kiinteässä tai toimistotarvikekaupassa.
Arkistointiyritykset, joita mainostetaan verkossa
Lisäksi on verkossa ilmoitettuja hakemistoyrityksiä, jotka myyvät täytettävien lomakkeiden tai aihioiden paketteja. Jotkut tarjoavat lisämaksuja varten arkistointipalvelun yritysasiakirjojen arkistoimiseksi liike-elämän puolesta valtion ja liittovaltion tasolla.
On hyvä yrityskäytäntö vierailla liittovaltion ja osavaltioiden virastojen verkkosivustoilla, jotka valvovat yritysten arkistoja. Pidä silmällä eri sivustossa lueteltujen lomakkeiden linkkejä. Jos kuulostaa siltä, että se voi olla välttämätön arkistointi, napsauta sitä. Kysy kysymyksiä. Pyrkimys rakentaa viestintää sääntelyviranomaisten kanssa maksaa osinkoja jossain vaiheessa tulevaisuudessa. Nämä sivustot tarjoavat arvokkaita työkaluja ja oppimateriaalia, jotka ovat lukemisen arvoisia.
Tarkista neljännesvuosittain, onko yritysilmoitus erääntynyt. Jos virkamiesten tai avainhenkilöiden kokoonpanossa on tapahtunut merkittäviä muutoksia, todennäköisesti vaaditaan arkistointi. Suuret muutokset pääomarakenteessa edellyttävät myös hakemuksia.
