Yrityskutsu voi olla eri muodoissa: se voi olla kirje, kortti tai muistikortti. Se voi vaihdella muodollisesta epäviralliseen. Kuitenkin epävirallinen liiketoiminnan kutsun jotta vieras voisi nähdä yleisö sitä ei koskaan tarkoitettu; siksi on parempi noudattaa muodollisempaa lähestymistapaa. Yrityskutsun kirjoittaminen sähköpostin lähettämisen sijaan on paras tapa heijastaa ammattimainen kuva. Se asettaa myös tapahtuman sävyn.
- Mieti ensin yrityskutsun tarkoitusta. Minkä tyyppistä tapahtumaa järjestät? Kutsu, jonka lähetät puhumaan teollisuusasioista, eroaa hyvin toimistojen välisestä virstanpylväästä. Joten valitse muoto.
- Jos lähetät kirjeen pikemminkin kuin kortin, voit pitää kiinni tavallisesta yritystavarastostasi. Jos päätät löytää jotain erityistä, yritä olla mahdollisimman johdonmukainen suunnitteluvaihtoehtosi kanssa, esimerkiksi kun valitset paperitavaroita, pysy yrityksen väreissä. Paperitavaroissa tulee olla logo painettuna kirjeeseen ja kirjekuoreen. Paperin tulee olla raskasta. Värillisen paperin käyttö on helpompaa silmissä ja heijastaa muodollisempaa lähestymistapaa, mutta luovan tai epävirallisen teollisuuden yritys voi valita värejä ja fontteja, jotka heijastavat heidän imagoaan. Muista, että asiakirjan on oltava helposti luettavissa ja helppo poistaa ja taittaa kirjekuoreen.
- Jos tapahtumasi on juhla, löydät kaikenlaisia kutsuja kiinteästä kaupasta, mutta on aina mukavampaa saada jotain mittatilaustyötä. Kun valmistellaan mittatilaustyönä liiketoiminnan kutsut, suunnitella tapahtuma etukäteen, joten voit korjata tulostuksen virheitä liiketoiminnan kutsut aikaisin. Nyrkkisääntönä on valita päivän välein tapahtumien vaaleat värit ja iltaisin rohkeammat värit.
- Osoita yrityskirjeesi tai -korttisi henkilölle sen sijaan, että käytät yleisiä nimikkeitä, kuten: Sir tai Madam. Kun otat yhteyttä jonkun kanssa, jota et ole koskaan tavannut, älä unohda ensin esitellä itsesi ja yrityksesi lyhyesti.
- Anna vieraille kaikki tarvitsemansa tiedot: missä tapahtuma tapahtuu, milloin se tapahtuu ja miksi heidän edunsa olisi osallistua; taas kerran, ole ytimekäs.
- Lisää kartta tarvittaessa.
- Varmista, että olet lukenut kirjeen tai kortin. Hyvä kielioppi on tärkeää kaikessa yritysviestinnässä.
- Lopuksi, älä unohda antaa RSVP-tietoja yrityskutsuusi.
