Kuinka suunnitella toimiston uudelleensijoittamista?

Muuttamisen ilot ja matkat ovat moninaisia! Toimistojen muutto on myös suuri logistiikan painajainen. Asiaan osallistuu niin paljon enemmän ihmisiä, ja niin monet muut henkilöt - asiakkaita, työntekijöitä, myyjiä jne. - Sujuvan siirtämisen varmistaminen on tärkeä tehtävä. Jopa suunnittelussa voi olla asioita, jotka menevät pieleen viime hetkellä.

Normaalit laatutasot

Koska uudelleensijoittaminen vaikuttaa niin moniin ihmisiin ja myös aineettomiin esineisiin, kuten yrityksen maine, kun palvelut ovat häiriintyneitä tai alle normaalin laatutason, se vaatii paljon suunnittelua ja koordinointia.

Mitä suunnitteluun tulisi sisältyä?

• Pyydä yhtä henkilöä organisaatiossasi kokoamaan yksi henkilöstön jäsen kustakin yritysryhmästä tiimiksi, joka on vastuussa muutoksesta.
• Anna joukkueen saada tarvittavat tiedot ja palata takaisin.
• Valmista pääsuunnitelma liikkeelle. Tämä osoittaa vaatimukset, aikataulut, vastuut ja arvioinnin. Tämä suunnitelma on aktiivinen asiakirja, sitä päivitetään jatkuvasti, ja se on kaikkien siirtoryhmän jäsenten saatavilla.
• Nyt tiimillä on oltava säännöllinen tapaaminen vaatimuksista, kiinteistä aikatauluista, saavutusten mittaamisesta näihin ja lopullisesta valmiudesta.
• Päätä tilavaatimuksista tiimin nykyisen voiman, toimistolaitteiden ja arvioidun kasvun mukaan.
• Lisää vaatimuksiin yhteiset tilat, kuten kokoushuoneet, vastaanottoalue, ruokakomero tai lounastila, apuohjelmat jne.
• Luettele kaikki organisaation toimistolaitteita koskevat vaatimukset saamalla jokainen tiimi budjetoimaan ja yhdistämällä sitten raportit. Tämän luettelon tulisi sisältää vaatimukset tietokoneille, kannettaville tietokoneille, johdotuksille, puhelinlinjoille, pistorasioille, Internet-kaapeloinnille, neuvottelutiloille, valaistustarpeille, mahdollisille erityislaitteille jne.
• Valmista budjetti uudelleensijoittamista varten ja jaa budjettirivit kullekin tiimille.
• Tunnista sijainti; neuvotella kustannuksista talousarvion sisällä.
• Hanki kopio uuden sijainnin suunnitelmasta, jossa näkyvät kaikki työaseman pisteet, merkinnät ja poistumiset, pysyvät osiot jne.
• Jos varusteita ei ole vielä paikallaan, hanki arkkitehti tai suunnittelija suunnittelemaan toimistoa.
• Kun suunnitelma on laadittu, keskusteltu ja viimeistelty, istu ja tilaa tilat eri tiimeille ja täytä muut vaatimukset.
• Arvioi nykyisessä toimistossa olevat laitteet ja huonekalut ja katso, mitä niistä voidaan käyttää tai kierrättää / kunnostaa ja käyttää. Muille on suunniteltava - joko myyt käytettyjen esineiden jälleenmyyjille tai romuksi.
• Arkkitehti ja tiimi voivat aloittaa uuden tilan sovittamisen tunnistettujen ja kommunikoitujen tarpeiden mukaan.
• Toimiston tiimit voivat alkaa pitää esineensä valmiina liikkumaan.
• Kun toimistotila on valmis, vie tiimipäälliköt katsomaan paikkaa.
• Piirrä suunnitelma, jossa kuvataan yksityiskohtaisesti henkilöstön liikkuminen, laitteiden kuljetus, ajoitus jne. Ja tehdään kuivajuoksu luustolaitteilla ja luurankotiimillä.
• Varmista, että laitteiden ja muiden esineiden siirtämiseen palkataan ammattilaisia ja että kaikki turvallisuusmääräykset täyttyvät muuton aikana.
• Kaikki kuivakäynnin aikana kohdatut kysymykset on keskusteltava ja korjattava. Jos tarvitaan toinen kokeilu, joka voi olla joillekin erikoislaitteille tai kriittiselle toiminnalle, suorita se.
• Jos kaikki on positiivista malliharjoituksen jälkeen, suunnittele lopullinen ja täydellinen siirto koko toimiston kanssa.
• Ilmoita asiasta hyvissä ajoin kaikille sidosryhmille, joihin muutto vaikuttaa - asiakkaille, myyjille, yhteistyökumppaneille, vuokranantajille, postiviranomaisille, sääntelyviranomaisille, palvelujen tarjoajille jne.
• Varmista, että uudet tiedot sisältyvät paperitavaroihin, verkkosivustoon ja muihin kohteisiin tai paikkoihin, joissa yhteystiedot ja osoite näytetään.
• Päätä muuton päivä - yritä viimeistellä päivä, joka aiheuttaa vähiten häiriöitä palveluissa. Pidä luurankoyksikkö kriittisten päivittäisten asioiden käsittelyä varten.

Kaiken tämän valmistelun myötä toimiston uudelleensijoittamisen pitäisi olla nautinnollinen ja tyydyttävä kokemus.