Kuinka käsitellä yrityspuheluja nopeasti ja tehokkaasti?

Puhelin on erittäin tehokas työkalu yrityksille. Se on viestintäväline, joka voi tehdä tai rikkoa liiketarjouksia riippumatta siitä, missä sinä ja asiakkaasi olet. Jokainen menestyvä liikemies kertoo sinulle, että kaikenlaisten yrityspuheluiden asianmukainen ja kohtelias käsittely tehokkaalla tavalla on ensimmäinen askel yrityksesi saavuttamiseksi sinne, missä se haluaa olla. Joissakin tapauksissa asiakkaat tai liikekumppanit soittavat sinulle pahimmalla mahdollisella hetkellä. Tämä voi olla silloin, kun tärkeä kokous on suunniteltu tai tämä voi olla aika, jolloin olet menossa vessaan helpottamaan itseäsi. Tilanteesta riippumatta tietämys näiden puheluiden vastaanottamisesta ja nopeasta purkamisesta on erittäin kriittinen osa liiketoiminnan menestys. Tässä on joitain vinkkejä liiketoiminnan nopeaan ja tehokkaaseen käsittelyyn.

1. Suunnittele aikataulusi. Erinomainen tapa välttää yrityspuheluiden saaminen pahimpina aikoina on suunnitella päivittäinen aikataulusi etukäteen ja harkita tärkeiden kokousten, tehtävien ja henkilökohtaisten tapahtumien siirtämistä siihen vuorokauden aikaan, jolloin puhelin ei soi niin paljon. Tämä voi vähentää huomattavasti tiettyjen yrityspuheluiden huonoa ajoitusta.
2. Soita puhelu kokouksen aikana. Tapauksissa, joissa se on elintärkeää voit vastata tärkeä liiketoiminnan puhelun aikana yhtä tärkeä liiketoiminnan kokouksessa, puolustella itseäsi kokouksesta kunnioittavasti ennen kuin menee ulos vara puhelun. Kun palaat kokoukseen puhelun jälkeen, muista pyytää anteeksi keskeytystä.
3. Ole kohtelias, mutta suoraviivainen. Kun vastaat puheluun, ilmoita nimesi helposti. Se on nopein tapa antaa toisen linjan henkilölle tietää, ovatko he tavanneet oikean henkilön. Jos et vielä tiedä kuka toisen linjan henkilö on, muista kysyä heiltä myös ystävällisesti.
4. Pidä aina kynä ja tyyny valmiina. On aina käytännöllistä, että sinulla on kynä ja tyyny tai paperi valmiina aina, kun soitat puhelun. Näin voit kirjoittaa muistiin tärkeät muistiinpanot keskustelusta. Tämän harjoittaminen helpottaa sinua joutumasta kävelemään puhelun aikana jotain, johon kirjoittaa ja johon kirjoittaa. Muista ilmoittaa toisella rivillä olevalle henkilölle kuuntelustasi tuottamalla jonkinlainen vastaus, kuten "kyllä", "uh huh" ja "minä näen", kun kirjoitat muistiinpanoja.

   

5. Hallitse keskustelun pituutta. Yleensä kestää minuutti, ennen kuin soittaja ilmoittaa nimensä, edustamansa yrityksen ja puhelun tarkoituksen. Joskus hän voi törmätä asioihin, jotka eivät liity sinulle tai yrityksellesi. Jos hän vie liian kauan, harkitse kysyä suoraan mitä hän haluaa tai mitä voit tehdä hänelle. Tämä olisi tehtävä tiukasti, mutta kohteliaasti. Jos puhelu vastaanotetaan tärkeän kokouksen tai tehtävän aikana ja luulet, että kestää jonkin aikaa, ennen kuin henkilö pääsee suoraan asiaan, harkitse kertoa hänelle, että soitat hänelle takaisin käsittelemään hänen tarpeitaan. Aseta tietty aika soitolle ja tarkista, onko hän käytettävissä. Älä unohda poistaa hänen yhteystietonsa, jos päätät tehdä tämän.
6. Ole kohtelias, kun henkilö pidätetään. Jos joudut pitämään henkilön odotustilassa, pyydä ensin lupa ennen kuin teet niin. Muilla ihmisillä ei ehkä ole aikaa pitää kiinni ja he järjestävät sen sijaan soittopyynnön.
7. Tee järjestelyjä, jos olet poissa toimistosta tai et ole käytettävissä. Jos joskus olet poissa toimistosta tai et ole käytettävissä, varmista, että järjestät jonkun tai jotain puheluiden hoitamiseksi. Voit valita toisen henkilön olevan toimistokannessa, kun olet poissa, ottamalla sinulle tarkoitetut puhelut tai voit käyttää puhelinvastaajaa, jotta kuka tahansa soittaja voi vain tallentaa viestin puolestasi. Tämä antaa soittajalle kuvan, että olet ammattilainen ja välität asiakkaistasi tai liikekumppaneistasi.

Yrityspuheluita kohdellaan samalla ammattitaidolla, joka on ominaista henkilökohtaiselle yrityskokoukselle. Sinun pitäisi pystyä vastaamaan puhelimeesi nopeasti ja tehokkaasti haluamasi menestystason saavuttamiseksi. Tämä on todellisen asiakaspalvelun koko filosofia.