Kuinka ottaa kokouspöytäkirjat ohjelmiston avulla?

Jokainen kokous on tärkeä. Mutta tärkeintä on kokouksen tulos - sovitut päätöslauselmat ja ratkaistut kysymykset. Kukaan näistä ei kuitenkaan ole virallinen ilman kokouspöytäkirjaa. Siksi jotkut pomot turhautuvat nähdessään puutteelliset minuutit. Pöytäkirjoissa tulisi mahdollisimman paljon kuvata, miten kokous tapahtui, mitä ihmiset sanoivat ja ehdottivat ja miten kokous päättyi.

Epätäydellisten kokouspöytäkirjojen tekeminen

Koska ihmiset ovat taipuvaisia tekemään virheitä, voit sanoa, että sinulla on siistin tekosyy epätäydellisten kokouspöytäkirjojen tekemiseen. Näin ei pitäisi olla, jos vain pyysit apua - ei toiselta, vaan ohjelmistolta.

Jos olet vain yrittänyt olla luova, ajattelet monia ohjelmistoja, jotka auttavat sinua pitämään kokouspöytäkirjat tarkasti. Alla on joitain ohjelmistoja, joita voit yrittää käyttää seuraavassa kokouksessa. Näiden avulla kokouspöytäkirjojen pitämisen tulisi olla sujuvaa ja helppoa.

• Tekstinkäsittelyohjelma. Voit käyttää puhtaan tekstin ohjelmia, kuten Muistio, korvaamaan tämän. Microsoft Wordin kaltaiset tekstinkäsittelyohjelmat voivat auttaa sinua pitämään kokouspöytäkirjoja. Sinun pitäisi kuitenkin kirjoittaa nopeasti tällä näppäimistöllä. Tämän ohjelmiston avulla sinun ei tarvitse huolehtia niin paljon oikeinkirjoituksesta sen oikeinkirjoituksen vuoksi. Jopa alustaminen on helppoa, joten kokouspöytäkirjojen lähettäminen osallistujille on helppoa.
• Äänen tallennin. Tarvitset laitteen, joka voi tallentaa ääntä tämän käyttämiseksi. Sisäinen mikrofoni asennettu kannettavan tietokoneen tulee sakko. Mutta käyttämällä mikrofonia erityisesti tehty varten tallennus ääniä poimii parempilaatuisia audiona. Tarkista ohjelmistosta, onko tietokoneessa esiasennettu äänensieppausohjelma. Useimmilla alustoilla on nykyään se. Jos ei, voit hankkia ilmaisia äänitallentimia verkosta.

Tallennettujen äänien avulla voit helposti kuunnella kokousta uudelleen tarkistaaksesi jääneet kohdat tai tarkistaa kirjoittamasi pöytäkirjat.

• Videonauhuri. Yksinkertainen tietokone webbikamera, Digikamera, videokamera tai videokamera voivat avustaa kaapata videoita kokouksen aikana. Voit käyttää kaapattua videota kokouksen lisätietona.
• Kokous minuutin ohjelmisto. On kaupallisesti saatavilla olevia ohjelmistoja, jotka voivat auttaa kokouspöytäkirjojen ottamisessa. Eri tuotteilla on erilaisia ominaisuuksia. On parasta kokeilla ohjelmistoa ennen ostamista. Nämä sovellukset ovat melko kalliita, hintalappu on noin 150€. On viisasta, että kokeilet ohjelmaa ensin, ennen kuin investoit siihen.

Erityiset ohjelmistokappaleet

Näiden erityisten ohjelmistokappaleiden hyödylliseksi tekee se, että voit tehdä kaiken tarvittavan muutamassa minuutissa. Se voi auttaa ottamaan minuutteja, äänittämään ääniä ja videoita, päivittämään minuutteja, arkistoimaan minuutteja ja jakamaan muistiinpanoja.

Tässä nopeassa teknologisessa kehityksessä on tärkeää, että osaat siirtyä nopeasti muutoksiin. Saatat tottua perinteiseen tapaan käyttää minuutteja. Mutta kuka tietää, saatat huomata, että ohjelmistojen käyttö on nopeampaa, helpompaa ja tehokkaampaa kuin tekemäsi prosessi.