Jos sinulla on täysi sideaine, sido päivitetyt asiakirjat toisella ja säilytä koko sidosaine arkistohuoneessa.
Running pienyritys tulisi olla systemaattista. Omistajana sinun on aina oltava tärkein asia ostamalla tuotteitasi, palkkaamalla ja maksamalla työntekijöillesi, maksamalla valtionmaksuja ja pitämällä asiakkaat tyytyväisinä. Jokaisessa yrityksessäsi kauppaa varten kirjanpidon pitäminen on välttämätöntä. Suurten sideaineiden ja tietueiden laatikoiden tallentaminen voi olla ylivoimaista, joten sinun pitäisi tietää, kuinka tallentaa ne oikein. Nämä tietueet sisältävät yrityksesi päätelaitteen. Näin pidät yritystiedot:
Valitse hyvät tukevat sideaineet. Hanki tukevat sideaineet, jotka pystyvät käsittelemään vähintään 8 senttimetriä paperia. Varmista, että renkaat on valmistettu ruostumattomasta teräksestä, jotta ne eivät ruostu pitkään varastoituna. Kääri sideaineet muovilla, jotta ne olisivat suojattu kosteudelta tai vedeltä.
Valitse hyvä kuiva paikka levyjen tallentamiseksi. Valitse huone kaupan tiloissa ja merkitse se "tietueeksi". Se voi olla huone tai pieni paikka, jossa on lukittava holvi. Levytilan tulisi olla poissa putkistojen tai ruokakomeroiden kohdalta, jos on olemassa vaara, että levyt saastuvat vedellä tai kosteudella.
Lajittele tietueesi. Kysymykset, jotka sinun tulee kysyä itseltäsi, kun pidät tärkeysjärjestyksessä kirjanpitoa, ovat:
Kuinka hyödyllisiä nämä tiedot ovat yritykselleni?
Kuinka vakavia seuraukset olisivat, jos en pidä niitä kiinni?
Kuinka usein valtio kehottaa yritystä tuottamaan nämä tietueet?
Tarvitseeko yritys näitä tietoja, jotta ne voivat tallentaa kaikki valtion edellyttämät raportit?
Voivatko nämä tiedot auttaa minua, jos liikekumppaneiden tai työntekijöiden kanssa on kiistoja?
Suurten sideaineiden ja tietueiden laatikoiden tallentaminen voi olla ylivoimaista, joten sinun pitäisi tietää, kuinka tallentaa ne oikein.
Kun olet vastannut näihin kysymyksiin, sinun on tiedettävä, mitä tietoja pidetään pysyvästi tai tietyn ajan. Pysyvästi säilytettävät tiedot ovat seuraavat:
Tarkastuskertomukset
Peruutetut liikekumppaneiden sekit
Käteiskirjat
Pääomalainarekisterit ja varastotiedot
Pehmeä kopio tai tietokonekopio tietueista (tallennetaan levyihin)
Merkitse sideaineet ja laatikot. On tärkeää merkitä sideaineet, jotta et eksy yrittäessäsi löytää tarvitsemasi tietueen kasasta. Tulosta pienet tarrat ja kiinnitä ne oikein jokaisen sideaineen muovin alle. Jos käytät asiakirjalaatikoita, merkitse ne myös niihin. Aseta kukin sideaine tai laatikko aakkosjärjestyksessä järjestettäville metallitelineille tai hyllyille.
Pidä tietueesi ajan tasalla. Varmista, että tietueesi on päivitetty. Jos sinulla on täysi sideaine, sido päivitetyt asiakirjat toisella ja säilytä koko sidosaine arkistohuoneessa. Avain päivitettyjen tietuetiedostojen saamiseen on arkistoida asiakirjat jokaisen sulkemisajan lopussa, jotta et unohda niitä.
Pidä sähköiset tiedostot kahtena tiedostona. On viisas ajatus tallentaa sähköinen tiedosto yrityksesi asiakirjoista sekä paperiversiona. Tämä varmistaa, että sinulla on asiakirjat kirjattuna, vaikka paperikopiot vahingossa katoavat tai vahingoittuvat.
Järjestetty asiakirjarekisterijärjestelmä
Järjestetyn asiakirjarekisterijärjestelmän pitäminen pienyrityksellesi auttaa pitämään sinut ajan tasalla. Ennen kuin puhdistat vanhat tietueet, muista tarkistaa asianajajalta ja kirjanpitäjältä.
