Kuinka oppia sihteerityöhön vaadittavat ammattitaidot?

Päästäksesi eteenpäin missä tahansa urassa, sinulla on oltava tarvittavat taidot, jotka ovat välttämättömiä tietyn työn suorittamiseksi. Mahdollisuutesi saada työpaikka riippuu lähinnä siitä, mitä tiedät ja kuinka hyvin voit suorittaa tarvittavat tehtävät. Sihteerityötä varten ihanteellisella ehdokkaalla on oltava hyvät ihmissuhdetaidot ja hyvä organisaatio. Hänen tulee olla tietokonetaitoinen, pystyä hallitsemaan tehtäviä ja suorittamaan ne tehokkaasti. Tärkeintä on, että sihteerin tai joskus kutsutaan hallinnolliseksi avustajaksi on voitava olla hyvä aikataulujen ja määräaikojen suhteen.

Ihmisillä, jotka haluavat aloittaa sihteerin uran, voi olla joitain näistä taidoista, ja heidän on opittava loput. Tässä on muutama vinkki.

• Hanki lukiotutkinto ja siirry sitten kursseille. Toimistotyössä on usein kaksivuotisia ammatillisia kursseja.
• Liity luokkiin tietokoneopetusta varten, koska se on nykyisin sihteerityön tärkein piirre. Sinun on oltava asiantuntija tiedostojen, asiakirjojen, sähköpostiviestien ja muun asiakirjatyön hallinnassa.
• Sinun on opittava kirjoittamaan nopeasti ilman virheitä, joten luokkien ottaminen ei riitä yksin. Sinun on myös työskenneltävä kirjoittamisen taitojen suhteen myös kotona nopeuden ja tarkkuuden parantamiseksi.
• Voit osallistua online-luokkiin, mikä auttaa sinua parantamaan kielioppiasi, oikeinkirjoitustasi ja välimerkkejä. Sihteerityöhön sisältyy joskus oikoluku ja kaksinkertainen tarkistus virheiden varalta.
• Sinun on myös opittava työskentelemään itsenäisesti ja oltava järjestäytynyt. Voit tehdä sen tekemällä työsi ajallaan tai ennen sitä. Sihteerin tulisi pystyä hallitsemaan aikaa tehokkaasti. Usein olet myös vastuussa pomosi aikataulun suunnittelusta varmistaen, ettei ristiriitoja ole.
• Kun olet palkattu, se ei tarkoita, että oppimisenne on ohi. Sinun tulisi jatkaa oppimista. Voit osallistua asiaankuuluviin koulutuksiin ja seminaareihin. Myös muiden kollegoiden kokemuksista oppiminen on hyvä idea. Voit hyödyntää kokeneempaa ja oppia heiltä työpaikan dynamiikkaa.
• Sinun tulisi myös oppia kuuntelemaan muita kärsivällisesti ja olemaan luottavainen. Sihteerin on yleensä otettava ohjeet esimiehiltä, joten yritä ymmärtää ne yhdellä kertaa.
• Sinun tulisi myös oppia pukeutumaan hyvin sekä esimiehillesi että asiakkaillesi tai vieraille, jotka saattavat käydä toimistossasi.

Yksilö oppii perusasenteita

Jos olet vasta valmistunut, sinun on oltava varovainen ja opittava mikä tahansa omalla tavallasi. Tässä iässä haluat ansaita enemmän ja enemmän, ja avain ansaitsemiseen on oppia arvokkaita taitoja, jotka auttavat sinua pitkällä aikavälillä. Esimerkiksi sihteerityö voi olla askel suurempaan uraan. Opiskelija voi oppia taitoja kesälomalla tai harjoittelijana. Tässä vaiheessa ihminen oppii perusasenteita, jotka pääsevät eteenpäin työpaikalla, kuten täsmällisyys ja vastuullisuus.

Kun tarkastellaan hänen uravalintojaan, sihteerinä oleminen on vähiten suositeltavaa, koska se on usein lähtötason tehtävä. Tämä voi kuitenkin olla askel korkeammalle palkkatasolle, varsinkin jos se avaa sinut koulutusohjelmille ja liikekontakteille. Näiden taitojen oppiminen auttaa sinua parantamaan arvoa työmarkkinoilla, ja kun olet parantanut taitojasi, voit vaatia korkeampaa palkkaa. Sihteerillä on erittäin tärkeä tehtävä organisaation pitämisessä yhdessä, joten valmistaudu itse tänä päivänä haastavimpiin tehtäviin.