Kuinka ymmärtää sähköpostietiketti?

Jos olet uusi Internet-käyttäjä, saatat olla valmis nauttimaan joistakin käytettävissä olevista yksinkertaisimmista nautinnoista. Yksi näistä yksinkertaisimmista nautinnoista ja helpoimmin käytettävissä on sähköposti.

Etikettikysymykset

"Sinulla on posti" -merkin kuuleminen tai numeron näkeminen postilaatikkosi vieressä ja tieto siitä, että sinulla on sähköpostia ystäviltä, perheenjäseniltä tai liikekumppaneilta, voi olla alusta asti varsin jännittävää. Jos kuitenkin olet utelias etikettikysymyksistä, saatat tuntea menetystä.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka hyvät sähköpostietiketit ovat käytettävissä muutamassa helpossa vaiheessa.

1. Harkitse henkilöä, jolle lähetät sähköpostia, ennen kuin aloitat kirjoittamisen. Internet-kielilukko on erittäin helppo pudota. Asiat, kuten LOL, LMAO, BTW, IMO, BRB ja muut lyhenteet, tulevat yleisiksi osiksi chat-lingoasi. Näitä ehtoja ei kuitenkaan arvosteta jokaisessa lähettämässäsi sähköpostissa.

   Ajatus siitä, kenelle lähetät sähköpostia ja mitä aiot sanoa, muistuttaa sinua pitämään ammattimaisen sävyn tarvittaessa. Sen avulla voit myös kuvata ystävällisen ja henkilökohtaisen sävyn kirjeelle riippumatta siitä, lähetätkö sähköpostia liikekumppanille ja osoitatko heille nimeä tai perheenjäsentä, jolle soitat lempinimellä, jonka annoit heille vuosia aiemmin.

2. Pidä sähköposti yksinkertainen ja täsmällinen. Jos lähetät sähköpostia jollekulle, käsittele sitä samalla tavalla kuin jos puhuisit hänen kanssaan puhelimessa. Sano mitä sinun on sanottava heille, tarkista kielioppi- ja kirjoitusvirheet ja lähetä sitten sähköposti.

   Jos vastaat sähköpostiin, sano mitä tarvitset, vastaa kaikkiin kysymyksiin ja yritä pysyä mahdollisimman lähellä aihetta. Lyhyt sähköposti tulee olemaan helposti luettavissa. Jos vastausta tarvitaan, vastaanottajalla ei pitäisi olla vaikeuksia vastata kaikkiin kysymyksiisi tai kommentteihisi.

   Muista, että nämä sähköpostit edustavat sinua edelleen aivan kuten perinteisesti postitettu kirje tai puhelinsoitto edustaisivat sinua. Vain koska kukaan ei voi nähdä sinua, ei tarkoita, että ne eivät voi muodostaa käsityksen älykkyyttä ja tervettä järkeä perustuva sähköpostiisi.

3. Tarkista aina oikeinkirjoitus ja välimerkit ennen lähettämistä. Mikään ei ole vaikeampi lukea kuin viesti, jota ei ole kirjoitettu selkeästi tai tarkistettu perusteellisesti kielioppi- ja kirjoitusvirheiden varalta.

   Miltä sinusta tuntuisi, jos saisit sähköpostin, jossa olisi paljon väärin kirjoitettuja sanoja eikä pisteitä käytettäisi koko sähköpostin ajan? Et todennäköisesti pidä siitä. Jos näin on, muista, että lähettämällä tällaisen kirjeen saat itsesi näyttämään huolimattomalta ja kouluttamattomalta. Lisäksi suurin osa sähköpostiohjelmat tänään mukana oikeinkirjoituksen niihin. Sinun pitäisi pystyä tarkistamaan oikeinkirjoitus ongelmitta.

   Jos tarvitset apua kieliopillasi, voit liittää tekstisi helposti Microsoft Wordiin tai muuhun tekstinkäsittelyohjelmaan, jotta voit tarkistaa kieliopisi myös ennen sähköpostin lähettämistä.

4. Jos vastaat sähköpostiin, vastaa kohtuullisessa ajassa. Tämä on tavallista kohteliaisuutta enemmän kuin mitään. Jos lähetit sähköpostia jollekulle ja pyysit heiltä jotain, toivottaisit saada sähköpostia takaisin kohtuullisessa ajassa.

   Muista, että kun saat sähköpostin, siihen on vastattava mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti. Suurimmalle osalle sähköposteista vastaaminen kestää vain hetken, joten ei ole mitään syytä antaa sähköpostin istua postilaatikossa päiviä ennen sen saapumista.

   Hyvä käytäntö on tarkistaa ja vastata odottaviin sähköposteihisi heti, kun pääset Internetiin ja heti, kun poistat siitä. Jos haluat tarkistaa sen useita kertoja ollessasi online-tilassa, se on hieno, mutta ota aina käytäntöön ainakin tarkistaa se, kun kirjaudut sisään ja kun kirjaudut ulos.

5. Älä välitä vitsejä ja ketjukirjeitä. Niin houkuttelevalta kuin tämä sinulle saattaa tuntua, se on hyvin ärsyttävää muille. Ei ole väliä mitä ketjukirje sanoo, voit olettaa, että se ei ole totta.

   Kukaan ei saada ilmaisen matkan kohteeseen Disney World, joka on ilmainen tietokone, tai on elämän tallentaa, koska olet lähettänyt sähköpostin. Paitsi että nämä ketjukirjeet valehtelevat, ne ovat myös ärsyttäviä ihmisille ympäri maailmaa. Älä lisää ärsytystä jatkamalla ketjua.

   Jos sinusta tuntuu tarvetta lähettää vitsejä, kysy ihmisiltä ennen kuin lähetät heille tällaista materiaalia. Jotkut ihmiset pitävät vitseistä postilaatikoissa ja toiset eivät. On aina kohteliasta löytää henkilön mieltymykset, ennen kuin teet päätöksen heistä.

6. Lue aina kirjeesi ennen lähettämistä. Tämän pitäisi kestää vain muutama minuutti, ja se voi säästää lopulta paljon pahenemista. Lukemalla kirjeen viimeisen kerran ennen lähettämistä voit tarkistaa kirjoitusvirheet manuaalisesti. Sinulla on myös mahdollisuus mitata sähköpostisi sävy.

   Valitettavasti, koska et näe kenelle kirjoitat, et voi luottaa kehon kieleen puhuessasi. Monet ihmiset lukevat asioita ja voivat saada väärän käsityksen. Lukemalla sähköpostisi sinulla on mahdollisuus saada puolueeton mielipide siitä, mitä sen lukija ajattelee tarkoittavan, vaikka et ehkä olisi tarkoittanut näitä asioita.

   Jos näet jotain, joka voi aiheuttaa mahdollisia ongelmia, voit korjata ne ennen lähettämistä tai poistaa ne, jos luulet niiden olevan tärkeitä.