Tämä voi olla niin yksinkertaista kuin vain sanoa nimesi ja sitten "osoitekirja" (esimerkiksi "Noelle-osoitekirja").
Toisten mielestä Excel on erittäin helppo tehdä (kuten ehkä he ovat olleet alttiina ohjelmalle työnsä luonteen vuoksi), mutta useimmilla ihmisillä on vaikeuksia optimoida Excelin käyttöä tehokkuustyökaluna - esimerkiksi organisoida ja antaa viite eri kontaktien pitämiseksi järjestyksessä sen osoitekirjatoiminnon avulla. Näin pääset alkuun:
Tuo kaikki yhteystietosi. Ennen kuin aloitat uuden tiedoston avaamisen, tuo esiin matkapuhelimesi, vanhat osoitekirjat, puhelukortit ja muut tietolähteet, jotka sinulla on tällä hetkellä mukanasi ja jotka ovat hyödyllisiä sinulle ja jotka haluat sisällyttää tiedostoon.
Aloita avaamalla ohjelma. Excel avautuu automaattisesti uuteen tiedostoon. Voit luoda uuden, mutta on parasta napsauttaa "Tallenna nimellä" aikaisin ja käyttää helposti tunnistettavaa tiedostonimeä. Tämä voi olla niin yksinkertaista kuin vain sanoa nimesi ja sitten "osoitekirja" (esimerkiksi " Noelle-osoitekirja ").
Määritä sarakkeet. Järjestä yhteystiedot sarakkeiksi ja ryhmittelyiksi. Esimerkiksi taulukon 1 sarakkeelle A kirjoita sarakeotsikkoon "NAME" ja kirjoita jokaiselle alla olevalle riville kaikki yhteystietosi ensin sukunimellä. Käytä saraketta B tunnistamaan "TYYPPI YHTEYSTIEDOT", jossa luot jokaiselle kontaktille tunnisteen, joka auttaa sinua suodattamaan ne myöhemmin. Helpoin ryhmittely on joko "henkilökohtainen" tai "yritys".
Määritä yhteystietosarakkeet.
Määritä yhteystietosarakkeet. Luomalla yhä enemmän ryhmiä sarakkeisiin siirryttäessä vasemmalta oikealle, aloita sijoittamaan pyydetyt tiedot tyypilliseen osoitekirjaan, kuten "kotiosoite", "yritysosoite", "kotipuhelinnumero", "yritysnumero", "matkapuhelin", "faksinumero", "sähköpostiosoite" ja niin edelleen. Tämän päivän yhteysvälineet edellyttävät, että pystyt tunnistamaan mahdollisimman monta yhteystietosaraketta. Voit jopa lisätä "osavaltio", "maa". Jne. Kaikki riippuu siitä, kuinka monta yhteystietoa sinulla on ja kuinka paljon haluat suodattaa tai ryhmittää yhteystietosi tulevaisuudessa.
Aloita täyttää arkit. Voit käyttää erilaisia excel-arkkia eri kirjaimille, perinteisen osoitekirjan samassa hengessä. Jokainen arkki voi vastata sukunimen ensimmäistä kirjainta. Tällä tavalla, riippumatta siitä kuinka monta kontaktia lisäät vuosien varrella, tietosi järjestetään aina.
Opi käyttämään suodatinkomentoja. Tämä auttaa sinua tekemään nopeita hakuja tai ryhmittelemään tarpeidesi mukaan. Voit esimerkiksi halutessasi järjestää tapaamisjuhlat vanhoille koulukavereille tulevassa kuussa. Koska sinulla on suodattimia, siitä tulee vain yksinkertainen asia napsauttaa oikeaa saraketta niin, että vain "koulutoveri" -välilehti näkyy, ja kaikki oikeat kontaktit vastaavat kyseistä ryhmitystä. Suodatusjärjestelmä on tehokas tapa ryhmitellä välittömästi henkilöt, joiden kanssa sinun on otettava yhteyttä tähän luetteloon.
Excelin ihmeitä voidaan tutkia tarkemmin ottamalla tätä varten esiin lyhyitä kursseja. Ehdottomasti tämän ohjelman potentiaali ryhmittelytyökaluksi on tehokkaampaa, kun jatkat sen tutkimista ja säännöllistä työskentelyä.
