Kuinka löytää ohjelmisto paperittoman toimiston luomiseksi?

Nykyään markkinoilla on lukemattomia ohjelmistoratkaisuja paperittoman toimiston luomiseksi. Muista nyt, että toimistossa on paljon paperiasiakirjoja, ja ne arkistoidaan ja käytetään myös eri tavoin. Nykypäivän markkinoilla olevat paperittomat toimisto- ohjelmistoratkaisut voidaan luokitella niiden suorittamiin eri toimintoihin. Tässä on vain joitain niistä:

1. Asiakirjojen kuvantaminen. Asiakirjojen kuvankäsittelyohjelmisto ottaa periaatteessa kuvan dokumentista tallennettavaksi sähköisenä tiedostona. Saatat ajatella, että voit tehdä tämän vain käyttämällä skanneria yksin ja arkistoimalla sähköiset asiakirjat oman tyylisi mukaan. Asiakirjakuvantamisohjelmisto tekee kuitenkin paljon enemmän. Eri henkilöstön jäsenet tarvitsevat usein pääsyn sähköisiin asiakirjoihin. Asiakirjojen kuvankäsittelyohjelmisto tarjoaa helpomman pääsyn organisaation muille jäsenille. Jotkut ohjelmistot ovat itse asiassa selainpohjaisia, eli sähköiset asiakirjat ladataan verkossa. Siksi henkilöstön jäsenet, joilla on pääsy tiedostoon, voivat tarkastella sähköistä asiakirjaa missä tahansa, kunhan heillä on Internet-yhteys.
2. Asiakirjojen hallinta. Asiakirjanhallintaohjelmisto tekee muutakin kuin ottaa kuvan paperidokumentista ja tallentaa sen sähköisenä tiedostona. Tallennetut sähköiset asiakirjat ovat olemassa niin kauan kuin yritys on toiminnassa. Ilman asiakirjanhallintaohjelmistoa näiden tiedostojen oikea arkistointi ja indeksointi on mahdotonta. Tämä tarkoittaa vain suuria menetyksiä, jotka johtuvat sähköisten asiakirjojen etsimisessä käytetystä ajasta ja energiasta. Asiakirjanhallintaohjelmisto vastaa näihin ongelmiin.
3. Paperiton faksi. Muista, että faksit tuottavat myös paperia, joka usein vain päätyy roskakoriin. Paperiton faksiohjelmisto hallitsee saapuvia ja lähteviä fakseja. Ohjelmisto synkronoi toimiston faksilaitteen määritettyyn tietokoneeseen tai palvelimeen. Saapuvat viestit vastaanotetaan sähköisesti samalla tavalla kuin sähköpostin vastaanottaminen. Tällöin vastaanottajasta riippuu, onko viesti tulostettava vai ei.

OCR tarkoittaa optista merkintunnistusta

Pienille yrityksille paperittoman toimiston luominen voi edellyttää ohjelmiston skannaamista ja muuntamista tiedostoksi, joka voidaan lukea ja muokata tarvittaessa. Skannausohjelmisto toimitetaan yleensä mukana, kun ostat skannerin. Tarvitaan myös OCR-ohjelmisto skannattujen asiakirjojen muuntamiseksi. OCR tarkoittaa optista merkintunnistusta. OCR-ohjelmisto muuntaa kuvatiedoston koneella muokattavaksi tekstiksi. Suurin osa OCR-ohjelmistoista muuntaa kuvatiedostot käyttäjäystävällisiksi muodoiksi, kuten Microsoft Word ja PDF. Lataa nämä sähköiset asiakirjat toimistotietokoneesi kiintolevylle tallennusta ja hallintaa varten. Varmista, että sinulla on varmuuskopiotiedostoja, jos tietokone kaatuu. Voit myös yrittää ladata ne verkossa.

Paperitonta toimistoa pidetään tulevaisuuden toimistona. Ympäristönsuojelijat tukevat sitä, koska paperin käytön vähentäminen merkitsee enemmän puiden säästämistä. Yritysomistajat ostavat idean, koska se lopulta vähentää toimintakustannuksia. Uuden tekniikan myötä paperittoman toimiston saavuttaminen ei ole enää unelma.