Asiantuntijat ovat jo pitkään ilmoittaneet paperittoman toimiston lähestyvästä saapumisesta, varsinkin kun otetaan huomioon viime vuosikymmenien viimeaikainen teknologinen kehitys, mukaan lukien Internet. Yhteiskuntana kuitenkin painamme, käytämme ja tuhlaamme paperia enemmän kuin koskaan ennen kaikkea yritysympäristössä. Yritykset ympäri maata ovat yrittäneet tehdä toimistoistaan paperittomia pyrkiessään vähentämään paperiin liittyviä kustannuksia ja soveltamaan ympäristöystävällisiä käytäntöjä. Opi tehokkaita ja tehokkaita tapoja vähentää paperidokumenttien määrää huomattavasti toimistossasi ja saavuttaa paperiton toimisto.
- Asiakirjanhallintaohjelmisto - Vaikka saattaa olla joitain asiakirjoja ja asiakirjoja, joita ei voida pitää digitaalisessa muodossa (esim. Työntekijöiden tietueet jne.), Asiakirjahallintaohjelmisto voi vähentää merkittävästi toimistossa luotujen ja hallinnoitavien paperidokumenttien määrää. Lisäksi paperiton toimistojärjestelmä voi myös minimoida paperikopioihin liittyvät tyypilliset kulut, kuten tulostustarvikkeet ja varastointikustannukset.
- Ajattele ennen tulostamista - Todellinen paperiton toimisto voidaan saavuttaa vain, jos kaikki toimistossa olevat ovat aluksella. Kannusta työntekijöitä ajattelemaan ennen tulostamista yhdessä asiakirjanhallintaohjelmiston kanssa. Jos heillä on sähköinen kopio asiakirjasta, tarvitsevatko he todella myös painetun? Voiko yrityksen kokouspöytäkirjoja, ilmoituksia ja muistioita jakaa sähköpostitse? Kannusta työntekijöitä tulostamaan vain, kun se on ehdottoman välttämätöntä, ja suosittele kaksipuolisia asiakirjoja.
- Hyödyntämään tulostuksen esikatselu - keskimääräinen toimisto tuottaa tuhansia on hukkaan tulostaa vuosittain yksinkertaisesti koska työntekijät eivät esikatsella mitä he tulostettaessa. Valitse "Tulostuksen esikatselu" -vaihtoehto nähdäksesi tarkalleen, kuinka asiakirja tulostetaan.
- PDF-tiedostot - PDF, joka viittaa kannettavaan asiakirjamuotoon, on yksinkertaisesti tapa lähettää sähköisesti muotoiltuja asiakirjoja, ja vastaanottaja voi avata ja tarkastella niitä tietokoneellaan.
- Tarjota paperiton laskutus - Jos lähetät laskuja säännöllisesti asiakkaille, anna heille mahdollisuus suorittaa paperiton laskutus. Voit joko lähettää heille PDF-laskut sähköpostitse tai tarjota mahdollisuuksien mukaan verkkolaskutusta.
- Varmuuskopioi sähköiset kopiot - työntekijät tulostavat usein kopion sähköisestä asiakirjasta varmuuskopiointimenetelmänä, jos sähköinen kopio poistetaan tai tuhotaan. Käytä online-varmuuskopiointiratkaisua varmistaaksesi, että sähköiset asiakirjat voidaan palauttaa nopeasti, jos ne on koskaan poistettu, tuhottu tai vahingoittunut.
